Qual a importância de contar com um software de folha de pagamento?

Registrar rendimentos, benefícios e descontos é uma rotina mensal do departamento pessoal. Por bastante tempo, esse foi um trabalho manual, que tomava muitas horas dos profissionais do setor. Mas hoje, com o avanço da tecnologia, é possível contar com um software de folha de pagamento para ajudar na tarefa.

Essa plataforma possibilita ao DP economizar tempo, reduzir a ocorrência de erros e garantir mais segurança aos processos. Modernizar os métodos torna os cálculos mais ágeis e precisos, garantindo a lisura e a pontualidade no pagamento dos colaboradores.

Para explicar com mais detalhes as vantagens de usar um software de folha de pagamento, listaremos, a seguir, algumas das funcionalidades que se destacam nesse tipo de sistema. Interessou-se? Continue a leitura!

 

Funcionalidades do Software de Folha de Pagamento

Centralização de dados e documentos

Em um software de folha de pagamento, todos os dados financeiros sobre os funcionários ficam integrados em uma única plataforma. Dessa forma, a busca por informações sobre salários, 13º, férias e benefícios torna-se mais fácil.

Bastam um ou dois cliques para acessar todo o histórico de um colaborador, o que daria muito mais trabalho em processos analógicos. Outra vantagem é eliminar a necessidade de lidar com enormes pilhas de papel.

O sistema informatizado aperfeiçoa a organização, o armazenamento e a segurança de documentos importantes. Além de facilitar o trabalho do DP, isso também possibilita um uso mais inteligente do espaço físico da empresa.

Tal modelo de gestão de dados reforça uma tendência muito forte no mercado atual: quanto mais uma organização trabalha com arquivos na nuvem (ou seja: armazenamento online), mais eficientes se tornam os processos de trabalho.

 

Interface intuitiva

O maior objetivo de um sistema de folha de pagamento é simplificar a vida do departamento pessoal e de todos os outros setores da empresa. Por esse motivo, o software precisa ter uma interface intuitiva, que seja de fácil utilização para o usuário.

Apenas assim a tecnologia cumprirá seu papel de tornar o acesso à informação mais democrático. Os processos de admissão, por exemplo, se tornam muito mais rápidos com o uso de uma boa plataforma.

O próprio funcionário faz o upload de sua documentação no sistema, sem a necessidade de impressões e entregas presenciais. Dessa forma, todos os trâmites de sua inclusão na folha de pagamento são resolvidos sem burocracia, antes do primeiro dia de trabalho.

Fazer o desligamento de um colaborador também se torna mais simples. Basta informar o nome do profissional para obter informações sobre a situação do empregado e os riscos de sua demissão, além de versões digitais de todos os documentos necessários para o processo.

O mesmo ocorre com o controle de férias. As solicitações, as aprovações e os acompanhamentos são feitos pelo sistema. Dessa forma, o departamento pessoal consegue visualizar a escala de todos os colaboradores, podendo tomar decisões estratégicas e agendar reuniões importantes com antecedência, se for o caso.

 

Cálculos automáticos

Uma das funcionalidades mais interessantes do software de folha de pagamento é o cálculo automático de valores e prazos. Esse tipo de ferramenta minimiza a possibilidade de erro humano no pagamento dos salários, além de evitar atrasos nos depósitos e nas transferências bancárias.

Ou seja: as tarefas operacionais do DP são reduzidas, enquanto a precisão das entregas aumenta. O cálculo de férias, por exemplo, é todo feito pela plataforma. Por meio dela, é possível saber exatamente quando um funcionário deve tirar férias e a quantos dias de descanso ele tem direito.

Os valores são gerados automaticamente, restando ao departamento pessoal apenas conferir os dados e liberar o pagamento. No caso de salários, descontos e bonificações, o processo é o mesmo. As datas e os valores financeiros são calculados pelo software, sem a necessidade de operações individuais e inúmeras planilhas.

 

Distribuição de holerites

Se os cálculos são feitos pelo sistema, é natural que a distribuição dos holerites também ocorra automaticamente. A tecnologia permite que, com poucos passos, os demonstrativos de pagamento de todos os funcionários sejam gerados, separados e enviados com precisão.

Inclusive, muitos softwares notificam o colaborador sobre a chegada do documento via SMS ou aplicativo de smartphone.

 

Gestão de benefícios

Outra vantagem dos softwares de folha de pagamento é a possibilidade de modernizar a gestão de benefícios. Com o uso de uma plataforma integrada e funcional, o DP consegue fazer o cadastro de todos os benefícios em questão de minutos. E, caso seja necessário alterar algo no banco de dados, o processo também é fácil e rápido.

O controle sobre as informações é total. É possível saber quem recebe qual benefício e administrar os custos, avaliando o orçamento e as melhorias que podem ser feitas. Como os dados estão online, são acessíveis de onde o usuário estiver.

Em casos de desligamentos, não é necessário entrar em contato com cada operadora de benefícios para fazer o cancelamento. Um bom software permite a interrupção dos serviços com apenas alguns passos, o que agiliza o processo de demissão e facilita a rotina do departamento pessoal.

 

Controle de ausências

Usar a tecnologia para controlar faltas é de grande utilidade à gestão da folha de pagamento. O ideal é que o software tenha um mecanismo para que o funcionário informe a data e o motivo da ausência, podendo anexar atestados e deixar comentários. Com isso, o gestor consegue avaliar o caso e programar-se para aquela falta.

Já o DP tem acesso a um histórico de ausências, justificativas e aprovações. Caso sejam necessários descontos em folha de pagamento relacionados a essas faltas, o sistema faz uma busca no histórico e aplica o cálculo automaticamente no salário do colaborador.

 

Chegamos ao fim de nossas dicas sobre o uso de um software de folha de pagamento! Agora que você já entendeu os benefícios desse tipo de tecnologia, que tal avaliar sua implementação nas rotinas da empresa?

Faça uma análise das necessidades da organização e pesquise qual opção é mais compatível com sua realidade. Você perceberá os resultados na prática!

 

Gostou de conhecer as funcionalidades do software de folha de pagamento? Se quiser saber mais sobre esse tipo de tecnologia, fique à vontade para entrar em contato conosco. Será um prazer tirar suas dúvidas sobre o assunto!

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