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Holerite online: quais as vantagens do modelo digital?
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Holerite online: quais as vantagens do modelo digital?

Holerite é um documento emitido pelas empresas que comprova o pagamento dos vencimentos dos seus colaboradores pelos serviços prestados. Sua emissão pode facilitar o controle financeiro tanto por parte da empresa como pelo lado do colaborador.

 

Entre os modelos mais comuns de holerite – online e impresso – o holerite online se tornou o preferido das empresas por agilizar os processos e automatizar a emissão do documento.

É através do holerite que a empresa pode ter controle sobre suas rotinas.

Sendo possível, assim, minimizar os gastos desnecessários e se precaver de possíveis processos trabalhistas. Já que é necessário estar atento ao que descontar na folha de pagamento dos colaboradores.

Por outro lado, o holerite é fundamental para o colaborador como uma forma de comprovação de renda para financiamentos, abertura de contas, empréstimos e etc.

E com o holerite online tudo fica facilitado. O próprio colaborador terá acesso aos seus documentos no momento que precisar, sem tantas burocracias como no holerite impresso. Acompanhe o nosso post e entenda tudo sobre o holerite online!

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Os benefícios do holerite online

Com a evolução da tecnologia e a necessidade das empresas em otimizarem o tempo das suas burocracias, o holerite online aparece como solução.

Selecionamos algumas das principais vantagens que as empresas possuem ao adotarem a emissão do holerite online em seu dia a dia:

  • Economia de tempo;
  • Rapidez de acesso aos documentos;
  • Diminuição dos erros humanos;
  • Facilidade de armazenamento;
  • Agilidade no processos de busca;
  • Maior controle orçamentário.

 

Economia de tempo

Otimização do tempo dos profissionais é uma das principais funções do holerite online.

Um software de gerenciamento pode contribuir para que as burocracias do holerite sejam diminuídas. Dessa forma, se abrem novas possibilidades para que profissionais do departamento pessoal se dediquem a ações estratégicas e outras tarefas.

 

Rapidez de acesso aos documentos

O holerite online permite maior velocidade de acesso às documentações tanto por parte do departamento pessoal como dos profissionais.

Com um documento digital é possível ter na palma das mãos, por meio de um PC, tablet ou celular, todas as informações que há anos atrás só era possível em versão impressa.

Além disso, com o holerite online fica mais simples corrigir os erros e consequentemente acelerar os cálculos e automatizar os relatórios. Sistemas e softwares permitem apenas que os profissionais insiram alguns números e as contas são feitas automaticamente.

 

Diminuição dos erros humanos

Problemas jurídicos e multas trabalhistas, esses são os maiores cuidados que os profissionais de DP precisam prever na emissão dos holerites. O holerite online diminui o trabalho manual e minimiza as chances de erro humano.

Seus processos eletrônicos seguem um modelo base, onde a maioria das coisas funciona de forma automatizada, diminuindo a possibilidade de contas erradas, dados errados e etc.

 

Facilidade de armazenamento

Além de reduzir os custos, o holerite online permite o armazenamento digital do documento, oferecendo maior segurança às empresas.

A informatização do processo além de reduzir os custos de impressão, evita extravios e perdas dos documentos, contribuindo com a organização do departamento pessoal.

Os antigos papéis que geravam um grande acúmulo no setor de RH, e, que poderiam ser perdidos em algum momento, são guardados em um sistema online.

 

Agilidade nos processo de busca

Enquanto levantar dados de um profissional através de um holerite impresso pode levar horas e dias, com o holerite online o departamento pessoal pode acessá-lo rapidamente.

Em poucos minutos e a qualquer hora, através de um mecanismo de busca mais acessível, você encontra o que procura com rapidez e agilidade.

 

Maior controle orçamentário

Economizar e ter controle total sobre seu fluxo de caixa é fundamental para que a empresa consiga planejar seu orçamento.

O holerite online quando integrado a um sistema online, pode gerar relatórios financeiros de maneira facilitada para que o departamento de RH possa visualizar os gastos com clareza. Ajudando também no compartilhamento de informações entre os setores e o contador da empresa.

Conhecer com exatidão os gastos, custos e investimentos, dá o poder aos gestores para que tomem decisões de cortes, novas contratações e promoções.

 

O que diz a lei

A emissão do holerite não é obrigatória, apesar do Artigo 464 citar a entrega do comprovante de recibo do pagamento assinado. Contudo, no parágrafo seguinte é reiterado que o recibo de depósito em conta tira a obrigatoriedade de um documento assinado.

Sendo assim, o holerite online é permitido e sua distribuição digital é legal. Isso porque segue o parágrafo único do artigo 464, já que podemos levar em conta que a maioria dos pagamentos por CLT atualmente é feito via depósito pelas empresas. Confira a lei!

Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.

Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)

Art. 465. O pagamento dos salários será efetuado em dia útil e no local do trabalho, dentro do horário do serviço ou imediatamente após o encerramento deste.

 

Se você ainda tem dúvidas sobre o que a lei diz sobre a distribuição do holerite online, recomendamos que você confira esse vídeo:

Quais as informações devem constar no holerite

A emissão de um holerite requer muita atenção do departamento pessoal, para que não falte nenhuma informação que possa prejudicar a empresa no futuro.

Com base em todos os descontos e deduções, alguns dados precisam estar discriminados no holerite online, assim como eram descritos no holerite impresso.

Conheça as informações necessárias para a construção do holerite online:

  • Dados da empresa;
  • Dados do contratante;
  • Valor bruto do salário.
  • Quantidade de dias trabalhados;
  • Valores e porcentagens das deduções e recebimentos;
  • Porcentagens das deduções e recebimentos;
  • Contribuição sindical;
  • Descontos do INSS;
  • Porcentagem do vale-transporte;
  • Adiantamentos;
  • Horas extras.

 

Como escolher o melhor sistema

Mesmo sabendo dos benefícios do holerite online, muitas pessoas têm dúvidas sobre qual o melhor sistema. Por isso, é muito importante que a empresa se atente a alguns detalhes conforme a situação atual da empresa para fechar com alguma solução online.

Por exemplo: se sua empresa possui um grande número de funcionários e tem necessidade de rapidez do sistema na emissão do documento, quanto menor seu esforço, maior a agilidade e automatização dos processos.

Como serão distribuídos? Algumas soluções, como a da Xerpa, por exemplo, permite que os envios sejam feitos até via whatsapp, facilitando a distribuição.

Então, quanto mais possibilidades você tiver para distribuir os holerites online, menor a burocracia e maior a otimização do tempo. Conhecer as possibilidades do novo sistema a ser implementado também é fundamental para que todos tenham facilidade para utilizá-lo.

Se possível veja com a empresa que fornece a solução a possibilidade de receber uma formação sobre o sistema que será implementado. Assim todos os profissionais do setor responsável ficam aptos para o uso.

 

Distribuição de holerite online = otimizar processos

Adotar o holerite online é uma forma de controle do departamento pessoal em relação a organização dos seus documentos e mensuração dos seus gastos. Ter controle sobre os seus custos é fundamental para manter o orçamento em dia, sem surpresas.

Outro ponto fundamental que o holerite online oferece é a automatização dos processos. Agilizar o trabalho é o que todas as empresas buscam atualmente. Uma luta incessante para diminuir a burocracia e maior foco na parte estratégica.

Além disso, o holerite é um documento fundamental também para que se minimize as chances de processos trabalhistas. Através dele o colaborador pode ter em mãos todos os detalhes do valor que tem direito pelo trabalho executado, com seus devidos descontos.

 

Ficou com alguma dúvida? Deixe seu comentário no post que te ajudamos a entender mais sobre o tema.

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