Gestão financeira e orçamentária: tire aqui suas dúvidas

Você trabalha com a gestão financeira e orçamentária no dia a dia e sabe da importância teórica desse quesito. É a partir desse gerenciamento que o negócio se torna mais sustentável e o sucesso aparece. No entanto, esse assunto também gera dúvidas para gestores e empreendedores.

É por isso que criamos este post. Aqui, vamos apresentar os principais questionamentos que rondam a sua mente. A escolha foi baseada em indagações que realmente fazem sentido para alguém que trabalha com finanças. Desse modo, a ideia é ajudar e simplificar a sua rotina.

Então, que tal saber mais sobre esse assunto? Acompanhe!

 

Qual é a importância da gestão financeira e orçamentária?

Esse é um dos conceitos principais no ramo corporativo e se constitui na disciplina ou área que faz o gerenciamento dos recursos empresariais. Por isso, abrange:

  • planejamento financeiro;
  • controle do fluxo de caixa;
  • pagamentos e transações operacionais;
  • projeções para períodos futuros.

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A partir desse conhecimento, o gestor tem uma visão mais ampla sobre os processos organizacionais, o que leva a um monitoramento mais apropriado das movimentações financeiras.

Essa postura é imprescindível para a sobrevivência do negócio no mercado. Afinal, o conhecimento sobre as quantias que entram e saem do setor financeiro permite identificar gastos excessivos, setores que necessitam ser reformulados e itens que podem ser melhor controlados.

Desse modo, consegue-se potencializar a rentabilidade da empresa e evitar despesas desnecessárias. A consequência é um melhor aproveitamento dos recursos financeiros e a possibilidade de fazer investimentos mais precisos.

Assim, fica evidente que essa gestão é fundamental para a saúde e o desenvolvimento organizacional. No entanto, para ter mais exatidão nas atividades é preciso sanar algumas dúvidas. Veja a seguir os principais questionamentos e a resposta para eles:

Qual a periodicidade ideal para acompanhar KPIs?

A primeira questão a respeito dos indicadores é que eles devem ser úteis para a empresa. Quando ainda não se sabe defini-los, é possível seguir alguns que costumam ser os principais.

Entre eles estão:

  • o quanto está sendo gasto: para verificar se as despesas estão dentro do que foi planejado e orçado;
  • o quanto está sendo recebido: para identificar se os valores faturados estão entrando no caixa da empresa;
  • o quanto se tem em caixa: que é uma combinação dos dois elementos anteriores.

Com o passar do tempo é possível inserir mais KPIS, como EBITDA, lucro ou ciclo financeiro. É importante que os indicadores possam ser mensurados periodicamente para serem acompanhados e seja possível fazer os ajustes necessários nos processos.

No entanto, a periodicidade em si pode depender da sua necessidade, do modelo de negócio e de diversos outros fatores. Por exemplo: um KPI relacionado a vendas pode ser medido mensalmente. Já algo referente às finanças pode ser acompanhado semanalmente.

 

Como preparar o orçamento do ano seguinte em uma empresa que mal começou?

A elaboração dessa projeção é mais difícil quando inexistem dados históricos. Por isso, é melhor começar devagar, pensando nos próximos meses — mesmo que não se complete um ano inteiro.

Prepare o seu planejamento financeiro e orçamento de acordo com o que você pretende construir. Com o passar dos meses, verifique os resultados e ajuste os números. Assim, será possível alcançar o equilíbrio entre o previsto e a realidade.

Caso o negócio cresça muito rapidamente, é possível que essa estratégia não funcione, porque o cenário pode se modificar de forma acelerada, em poucas semanas. Porém, é importante manter um valor em caixa para imprevistos, como a inadimplência de algum cliente, o surgimento de uma eventualidade, uma oportunidade de compra e investimento etc.

Tenha em mente que o orçamento serve para materializar as necessidades da organização e a quantia aplicada em cada atividade. Além disso, esse documento deve definir qual é o lucro esperado, porque assim é possível identificar a possibilidade de fazer investimentos.

Como é possível gastar menos com impostos?

A carga tributária brasileira impacta fortemente nos gastos empresariais, pois é uma das mais altas do mundo. Atualmente, ela representa 32,66% do Produto Interno Bruto (PIB) do país, segundo dados da Receita Federal divulgados pelo jornal Zero Hora.

Por isso, encontrar alternativas para pagar menos tributos é essencial. Isso não significa cometer crime de sonegação fiscal, mas sim encontrar possibilidades que permitem obter benefícios, como:

  • buscar o melhor regime tributário: as empresas precisam fazer o enquadramento correto para obterem benefícios. Até mesmo empresas menores precisam fazer essa avaliação, porque o Simples Nacional nem sempre é a melhor opção. O recomendado é solicitar essa análise ao contador anualmente;
  • analisar os benefícios fiscais: o governo oferece algumas vantagens para alguns segmentos e tipos de empresa a fim de incentivar o setor. É o caso da Lei Rouanet. Porém, também há outras prerrogativas, como a possibilidade de isenção de ICMS, alíquota zero de PIS/Cofins etc.;
  • fazer uma reorganização societária: a ideia é dividir ou juntar as operações da empresa para pagar menos tributos, de acordo com as características da organização. Por exemplo: uma indústria que também presta serviços pode separar as atividades. A primeira tende a ter baixo lucro e gasto alto com insumos, o que faz com que o Lucro Real seja o melhor enquadramento. Já a segunda costuma ter mais benefícios com o Lucro Presumido;
  • mudar as formas de condução da empresa: o fato gerador é a ação para que os tributos incidam e modificar as operações pode ser o suficiente para obter vantagens. Por exemplo: a escolha de um fornecedor que possua uma característica específica ou que seja de determinada localidade pode facilitar a obtenção dos créditos tributários, além de alterar a responsabilidade tributária e a incidência.

Lembre-se de que há 3 principais objetivos ao fazer essas mudanças: evitar a incidência de um imposto, reduzir os valores de recolhimento e retardar a obrigação tributária.

Quer obter mais dicas para pagar menos impostos? Acesse esse artigo!

Vale a pena internalizar a folha de pagamento?

A resposta depende das necessidades do seu negócio. A internalização e a terceirização possuem pontos positivos e negativos. Analisar os prós e contras de cada situação é fundamental, bem como compreender o que está ocorrendo no mercado e na cultura organizacional.

Por um lado, a terceirização diminui o total de tarefas e atividades operacionais a ser realizado, como os aspectos relativos à folha de pagamento, recrutamento, treinamento e benefícios.

Por outro, a internalização pode ser um passo importante para a evolução do empreendimento, porque os gestores conseguem ter uma visão mais ampla, conhecer todos os processos e fazer investimentos para posicionar a empresa com mais eficiência.

Portanto, não existe resposta mágica: um meio-termo é terceirizar parte das atividades. Assim, os fornecedores prestam serviços que permitem automatizar os processos, a fim de que seja aplicado um conhecimento especializado.

É importante destacar ainda que a folha de pagamento pode ser complexa conforme o porte e a quantidade de colaboradores que a empresa possui. Quando os processos são mal organizados ou gerenciados, o resultado pode ser prejuízo.

Com isso, a empresa pode ter dificuldade para atrair e reter talentos e até atrasar o pagamento dos salários, situação que gera passivos e multas.

Como evitar níveis altos de inadimplência?

O Brasil está com um grande número de devedores. O resultado chega a 60,6 milhões de pessoas, de acordo com notícia da Serasa Experian. Essa situação faz com que empresas tenham que encontrar maneiras de evitar problemas em caixa.

O primeiro passo para garantir o equilíbrio das contas é implantar uma política interna, ou seja, um documento que estabeleça o que será feito em caso de dívida do cliente, os prazos que deverão ser respeitados e as formas de cobrança.

No entanto, sempre lembre de questionar por que a inadimplência existe no seu negócio. Pode ser, por exemplo, que o produto seja irrelevante ou que haja uma deficiência na entrega. Nesses casos, a política de cobrança não resolverá o problema.

O recomendado é conversar com os clientes e ver o que está ocorrendo. Tenha em mente que o processo de cobrança exige comunicação e um fluxo aberto e claro com os clientes é imprescindível para compreender os reais motivos da dívida.

Assim, essas dúvidas evidenciam as preocupações que qualquer pessoa que trabalhe com finanças possui. Com as informações deste post, fica mais fácil definir o caminho a seguir e a melhor alternativa para o seu negócio.

Agora que já compreendeu a importância da gestão financeira e orçamentária, comece a colocá-la em prática! Aprofunde-se no assunto lendo sobre por que você não deve trabalhar só com planilhas.

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