Gestão financeira das empresas: por que não devo trabalhar só com planilhas?

A gestão financeira das empresas é um assunto complexo e que demanda muita atenção. É a partir dessa prática que se consegue reduzir custos, elevar a vantagem competitiva, aumentar a margem de lucro e fazer a rentabilidade crescer.

O problema é que ainda há muitos empreendedores e CFOs que executam a gestão por meio de planilhas. Essa atitude não é recomendada, afinal de contas, pode trazer diversos obstáculos e dificuldades para o gerenciamento.

Não acredita? No post de hoje vamos mostrar por que você não deve trabalhar só com planilhas. Apresentaremos 12 riscos pelos quais sua empresa passa ao ignorar a automação e de que forma sua rotina de trabalho é prejudicada por essa atitude.

Então, que tal começar agora? Acompanhe o primeiro risco:

1. Regime tributário inadequado

A carga de tributos que incide no Brasil é muito alta. De acordo com a Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon), os impostos e outros encargos devem chegar a 33% do Produto Interno Bruto (PIB) do país até o final de 2017.

Esse cenário faz com que as empresas tenham dificuldades de sobreviver se escolherem um regime tributário inadequado. Por que isso acontece? A resposta é simples: o empreendedor precisa pagar uma carga ainda mais alta de impostos, o que pode inviabilizar suas operações.

No Brasil há 3 tipos de regime tributário:

1.1. Simples Nacional

Esse modelo é simplificado e o pagamento de tributos é feito de modo unificado pelo Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DASN). Podem se enquadrar nesse regime todas as empresas cuja receita bruta seja de até R$ 3,6 milhões por ano. Em 2018, o limite passará para R$ 4,8 milhões. A tributação varia de acordo com a atividade econômica e o enquadramento no Simples, indo de 4% a 33%.

1.2. Lucro Real

Esse regime tributário é obrigatório para algumas empresas, mas pode ser escolhido por outras que possuem receita bruta acima de R$ 78 milhões por ano. Essa opção é vantajosa para negócios com pouca margem de lucro ou que apresentam prejuízo.

Se o regime for não cumulativo, o Programa Integração Social (PIS) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) devem ser calculados com a alíquota de 9,25% sobre o faturamento.

Nesse caso a empresa pode efetuar o desconto de créditos baseados em fatores diversos, por exemplo, o gasto com energia elétrica.

Já o Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social do Lucro Líquido (CSLL) devem ser apurados em cima do lucro líquido. Isso significa que o valor a ser pago pode variar e até ficar isento se o empreendimento apresentar prejuízo.

1.3. Lucro Presumido

O terceiro regime tributário é aquele no qual a lei especifica uma margem de lucro prefixada para IRPJ e Contribuição Social sobre o Lucro (CSL). Assim esses dois impostos têm sua apuração simplificada.

A desvantagem é se a empresa tiver a margem de lucro abaixo da prefixada. Nesse caso a empresa pagará mais tributos porque o cálculo é feito em cima da faixa presumida.

De que modo trabalhar com esses 3 regimes tributários em uma planilha pode prejudicar a sua empresa? Nessa modalidade não há uma visualização adequada do melhor modelo a ser adotado, o que pode fazer com que o empreendimento pague mais impostos do que o necessário.

Por outro lado, ao adotar um sistema automatizado, você consegue fazer uma análise mais apropriada e, junto ao seu contador, pode definir o regime recomendado. Isso também impacta a precificação de produtos e serviços, já que parte da carga tributária alta acaba sendo repassada ao consumidor.

Acredite: sua empresa pode economizar muito com essa prática e, de quebra, tem a possibilidade de baratear o valor para o consumidor, o que aumenta a vantagem competitiva.

2. Pagamento de tributos de forma equivocada

Trabalhando com a gestão financeira e fiscal é comum se atrapalhar com as constantes atualizações tributárias. Um dado do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), divulgado pela Associação Nacional das Empresas Promotoras de Crédito e Correspondentes no País (ANEPS), demonstra que já foram editadas mais de 5 milhões de novas regras.

É evidente que se torna difícil acompanhar todas as atualizações. O problema é que essa situação pode fazer com que sua empresa fique irregular e, como consequência, tenha que pagar multas e até sofrer sanções.

Outra desvantagem é que os tributos são pagos de forma errada, o que pode ocasionar grande comprometimento ao orçamento e prejuízos graves ao negócio. Como resolver essa situação? Utilizando um sistema que automatiza os processos e deixando as planilhas em segundo plano.

Os sistemas de gestão financeira atuam em conformidade com a legislação e são constantemente atualizados para garantir que as diretrizes sejam seguidas pelas empresas. Em outras palavras, mesmo que você perca uma nova norma será alertado pelo programa, o que reduz a quantidade de erros.

3. Falta de controle no pagamento dos tributos

Você sabe exatamente quanto sua empresa paga de impostos todos os meses? Se essa resposta é difícil de responder, tenha certeza de uma coisa: é preciso melhorar esse controle.

É imperativo que todo CFO e/ou empreendedor consiga responder exatamente quanto repassa para os tributos. Como eles compõem o preço de produtos e serviços, é necessário compreender a fatia a que correspondem para evitar que o negócio tenha prejuízos.

Ao perder o controle desse pagamento a empresa sofre um grande impacto na lucratividade e rentabilidade. Caso opte por fazer uma auditoria, poderá descobrir que a situação financeira está comprometida e que há problemas com a Receita Federal.

O empreendimento pode, por exemplo, acabar pagando seus tributos de forma irregular. Isso ocasiona multas e sanções e ainda prejudica a reputação do negócio perante os stakeholders.

Por outro lado, quando paga mais do que deve, a empresa está perdendo um recurso valioso, que poderia ser aplicado para o desenvolvimento de toda a organização. É, portanto, uma faca de dois gumes.

Esse problema pode ser solucionado com a automatização da gestão financeira. O sistema utilizado é capaz de apresentar didaticamente o total de tributos pagos. Com isso você pode adotar ações estratégicas que possibilitem o aumento das vendas e a atração do consumidor.

4. Endividamento financeiro

Sua empresa possui dívidas com órgãos governamentais, parceiros e ou/fornecedores? O endividamento financeiro é um dos riscos inerentes à gestão financeira feita por planilhas, mas você pode solucionar essa questão.

O primeiro passo é deixar de lado a ideia de que as dívidas com o governo podem ser renegociadas e pagas em suaves prestações durante muitos anos. Essa alternativa pode parecer interessante em um primeiro momento, mas a verdade é que ela acaba prejudicando o crescimento do seu negócio.

Sabe por quê? As dívidas com o fisco diminuem o poder de compra da sua empresa porque o orçamento fica comprometido. Isso significa que os insumos necessários para o negócio não são adquiridos da maneira como deveriam, impactando a produção.

Também não são adquiridas novas máquinas e tecnologias, a atividade não sofre expansão, não podem ser formadas diferentes parcerias nem contratados colaboradores, tudo isso porque o dinheiro estará destinado ao pagamento de dívidas. Situação ruim, não é mesmo?

Essa situação pode ser ainda mais complicada, porque o endividamento também pode ser relativo aos fornecedores. Isso faz com que a relação com eles seja mais difícil e as condições, portanto, são menos atrativas.

Quando você adota a tecnologia para fazer a gestão financeira, tudo fica mais fácil. As dívidas podem ser mais facilmente gerenciadas. Você consegue visualizá-las com maior precisão e, então, é possível renegociá-las para obter juros mais baixos.

O sistema de gestão ainda possibilita ter uma noção mais próxima da necessidade de capital de giro. Desse modo é possível evitar o endividamento e fazer o pagamento de impostos e de fornecedores à vista e no prazo. Como consequência você pode até conseguir um desconto ou negociar melhor na próxima compra de insumos e produtos.

5. Penalidades fiscais

A gestão tributária e fiscal pode fazer a empresa sofrer sérias penalidades perante a Receita Federal. Acredite: ninguém quer saber se o erro ocorreu por uma falha, falta de conhecimento, má fé… O motivo pouco importa, o que vale mesmo é tentar arrecadar mais um pouco.

Essas penalidades podem causar um impacto gigantesco nas finanças corporativas. Isso porque algumas multas são bastante elevadas e representam até 25% do montante devido. Na prática, quer dizer que, se a empresa deveria pagar R$ 50 mil, terá que desembolsar R$ 62,5 mil para a quitação, ou seja, R$12,5 mil a mais.

No entanto, ainda há situações piores. Há casos em que o proprietário do empreendimento pode chegar até a ser detido. Essa situação ocorre quando for comprovada sonegação fiscal, por exemplo.

Nessas situações a verdade é que a empresa fica com uma reputação bastante negativa perante todos os stakeholders, o que pode trazer prejuízos para as vendas.

Novamente, esse risco é iminente se você utilizar planilhas e pode ser amenizado com o uso de um sistema de gestão financeira. O processo automatizado é menos propenso a erros, falhas e retrabalhos e, assim, não há receios de sofrer penalidades fiscais.

6. Descontrole da gestão tributária

O pagamento descontrolado dos impostos faz com que a empresa corra grande risco. A organização pode pagar os tributos de modo irregular, estar enquadrada em um regime inadequado, sofrer sanções e muito mais.

A planilha ocasiona exatamente isso: descontrole da gestão tributária. Por mais que você insira fórmulas e a customize, a verdade é que todos os dados devem ser inseridos manualmente, aumentando a possibilidade de erros.

Outro problema é o acompanhamento e a visualização dos impostos pagos. Isso dificulta a precificação de produtos e serviços e impacta tanto o cliente quanto o balanço empresarial.

Com o sistema de gestão financeira, por sua vez, você consegue avaliar melhor o cenário, fazer os ajustes necessários e adequar o que é preciso antes que seja aplicada uma sanção.

Em um primeiro momento essa medida pode representar uma saída de recursos significativa para que o pagamento de impostos fique adequado. No entanto, com o passar dos meses há uma inversão do cenário.

A organização consegue economizar mais, aumentar sua margem de lucro e a rentabilidade e elevar sua vantagem competitiva, especialmente porque pode rever o preço de produtos e serviços e, com isso, atrair mais seu consumidor, seja ele B2B (business to business), seja B2C (business to consumer).

7. Perda de organização e tranquilidade

Você trabalha com planilhas, mas toda vez que precisa tomar uma decisão fica em dúvidas? Já pensou que isso pode ocorrer justamente porque esse tipo de programa não fornece todos os subsídios de modo evidente?

A verdade é que as planilhas prejudicam a organização da empresa e a tranquilidade na tomada de decisão. Por outro lado, as finanças bem estruturadas por meio de um sistema apropriado facilitam esse processo e permitem que o empreendedor planeje gastos e investimentos para os próximos meses e até anos.

É possível, por exemplo, se programar para comprar novas máquinas, abrir uma outra unidade, aumentar o capital de giro para se precaver em uma situação de crise etc. Outra alternativa é fazer uma análise aprofundada para reduzir custos e otimizar todos os processos.

8. Dificuldade para tomar decisões

A tomada de decisões deve ser embasada em dados e informações. Esse processo faz parte da rotina organizacional e o empreendedor deve ter em mãos o que é necessário para escolher o caminho correto.

Há decisões simples, que são corriqueiras e possuem pouca importância, e outras complexas, que interferem nos resultados do negócio e podem impactar em longo prazo de maneira boa ou ruim.

Saber qual rota trilhar é mais fácil quando você realiza uma gestão orçamentária eficiente. Dessa forma é possível verificar e selecionar alguns aspectos, como:

  • preço de venda de produtos e serviços;
  • viabilidade dos investimentos operacionais;
  • abertura ou fechamento dos canais de venda e distribuição;
  • demissão ou contratação de colaboração;
  • utilização de capital de terceiros ou próprio.

De que forma executar uma boa gestão orçamentária? É só utilizar a tecnologia. Os sistemas com essa finalidade reúnem todos os dados em um só lugar e garantem que o processo seja facilitado.

Por exemplo: ao usar um sistema que automatize a folha de pagamento, você pode verificar se há algum setor que precise de mais contratação ou que está inchado. Nesse segundo caso é preciso avaliar a possibilidade de remanejamento ou demissão. Esse é um modo bem prático de como o sistema que automatiza os processos facilita a tomada de decisão.

9. Falta de segurança nas informações

As planilhas devem ser atualizadas manualmente e você já sabe que isso eleva a possibilidade de erros. Até as fórmulas aplicadas podem ter problemas, o que significa que as informações contidas ali não são confiáveis.

Há outros fatores que confirmam essa questão. Veja alguns deles a seguir:

9.1. Necessidade de começar do zero

A planilha utilizada pode ser totalmente apagada ou iniciada do zero. Nesse caso os dados são totalmente perdidos e informações relevantes podem ser simplesmente ignoradas.

9.2. Possibilidade de erros

Alguém pode cometer alguma falha na planilha e ninguém perceber prontamente. A consequência dessa situação? O erro pode ser descoberto somente depois de um tempo, depois de várias atualizações serem aplicadas e de muitos problemas terem sido ocasionados. Sua empresa pode até perder um prazo por conta dessa questão. Já pensou?

9.3. Maior chance de modificações em fórmulas e critérios

A falta de segurança nas informações da planilha também pode ser verificada pela quantidade de pessoas que fazem alterações nas fórmulas e critérios aplicados nas linhas e colunas. De modo geral, quanto mais pessoas mexerem nos dados, maiores serão as possibilidades de falhas serem cometidas.

9.4. Segurança falha nas restrições de acesso

Esse é outro ponto preocupante. As informações valiosas da empresa e que são importantes para o desenvolvimento do negócio e de todo o processo produtivo não ficam seguras em uma planilha. Os dados não são mantidos em segredo e qualquer pessoa pode divulgá-los propositalmente.

Todos esses problemas podem ser solucionados com o sistema de gestão financeira. Ele tem a vantagem de atualizar os campos automaticamente e manter uma versão recente disponível para todos.

Em relação às restrições de acesso, pode-se determinar políticas que impeçam que pessoas não autorizadas verifiquem o conteúdo. Isso pode ser feito por meio de uma senha, que pode ser resetada se necessário para evitar a perda de dados.

Se o sistema tiver backup no modelo da computação em nuvem, os dados ainda são criptografados, o que assegura que não possam ser lidos caso o programa seja invadido por algum hacker.

10. Limitação da comunicação

Os colaboradores precisam trabalhar de modo conjunto para garantir o melhor funcionamento do negócio. Até mesmo uma empresa de médio e pequeno porte possui essa necessidade para haver um crescimento sustentável.

Com a planilha essa situação não ocorre de maneira efetiva. Os comunicados precisam ser feitos pessoalmente ou por e-mail, porque o programa não comporta as atualizações constantes por ter inserção de dados manual e também pelo fato de cada colaborador trabalhar em seu grupo de arquivos próprio e individual.

Por sua vez, com o sistema de gestão financeira há um ambiente adequado para o diálogo. A estrutura empresarial é refletida no sistema, que pode ser customizado de acordo com as necessidades.

Sempre que uma nova norma começar a operar, por exemplo, pode-se somente modificar o sistema e todos os colaboradores trabalham com essa diretriz a partir daquele momento.

Um exemplo é a gestão de estoque. Os dados de itens armazenados são atualizados constantemente e os colaboradores conseguem acessar as informações em um só lugar. Assim todos sabem qual produto ou insumo deve ser adquirido, a mercadoria disponível para venda etc.

11. Mobilidade reduzida

As planilhas são trabalhadas individualmente pelos colaboradores. O mais comum é que cada um deles tenha uma versão do arquivo em seu computador e, muitas vezes, esquecem-se de salvar o documento em um servidor compartilhado.

Essa situação faz com que a mobilidade do uso de planilhas seja reduzida. É mais difícil o empreendedor ou o CFO acessar dados atualizados de qualquer lugar em que ele estiver. Mesmo que consiga verificar o arquivo as informações devem ser antigas.

Isso não acontece com o sistema de gestão. Nesse caso os dados podem ser acessados de modo remoto por meio de dispositivos móveis. Essa característica facilita muito o trabalho do gestor quando ele vai a uma reunião e precisa apresentar um dado específico ou um relatório, por exemplo.

Outra vantagem é que o sistema é atualizado automaticamente. Então, se durante essa reunião algum colaborador modificou um dos dados, uma nova versão do arquivo é salva e o empreendedor consegue verificar as últimas informações, o que repassa ainda mais credibilidade.

12. Dificuldade para acompanhar o desempenho

Esse é o último risco pelo qual sua empresa pode passar por trabalhar com planilhas. A ideia, aqui, é mostrar que quanto maior sua empresa for, mais difícil será acompanhar a performance do negócio e dos próprios colaboradores.

É fácil imaginar essa situação. Seu empreendimento possui diversos departamentos e colaboradores. Ter indicadores a respeito de todos esses elementos é bastante difícil e isso também impacta negativamente as tomadas de decisão.

Por exemplo: você pode analisar a produtividade dos colaboradores de determinado setor. Com um sistema fica muito mais fácil avaliar quanto cada um produz em determinado período de tempo. Com uma planilha é muito mais complicado.

Isso porque é bastante comum ter que abrir diferentes planilhas e elas podem estar desatualizadas. Ao mesmo tempo você precisará buscar as anotações feitas para analisar o andamento do projeto e/ou de todo o negócio.

Assim fica evidente que substituir as planilhas por sistemas de gestão é uma atitude mais do que recomendada. Na realidade é essencial para que você aumente sua competitividade, tenha mais credibilidade perante os stakeholders e consiga alcançar o sucesso.

Entendeu por que a gestão financeira das empresas é tão importante e deve ser levada a sério? Agora é só você trocar as planilhas que ainda usa por um sistema de gestão. Ficou com alguma dúvida ou tem uma sugestão? Aproveite e deixe seu comentário no post.

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