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Gestão de documentos: qual a sua importância na era digital e como fazer
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Gestão de documentos: qual a sua importância na era digital e como fazer

A gestão de documentos é uma série de procedimentos voltados para a produção, uso e armazenamento de registros importantes de uma empresa. Sua realização tem como finalidade proporcionar às organizações um maior domínio sobre as informações utilizadas, guardando-as de forma organizada e segura.

 

Toda empresa precisa lidar com uma série de documentos relacionados a seu negócio, seja contratos de trabalho de seus funcionários, de vendas, contas, impostos, folhas de pagamento, entre outros.

Portanto, em um cenário marcado pelo crescimento dos fluxos de dados gerados e armazenados, as empresas precisam ser capazes de aprimorar suas técnicas de gerenciamento.

Isso é essencial para garantir que todas as informações úteis para os negócios sejam rapidamente acessadas.

Realizar uma gestão eficiente permite que as corporações criem processos para armazenar e controlar todos os seus tipos de documentos corretamente. Realizar esse gerenciamento é uma tarefa complexa, visto a natureza e especificidades das informações.

Após a transformação digital, os métodos para realizar essa gestão de documentos se modernizaram. Assim, diversas ferramentas tecnológicas surgiram no mercado para ajudar nessa missão.

Como sua empresa realiza a gestão de documentos? Utiliza alguma ferramenta para ajudar no processo? No post de hoje, abordaremos como realizar uma boa gestão e como isso é um diferencial para os negócios. Acompanhe!

 

Como fazer uma gestão de documentos eficiente?

A gestão de documentos consiste na criação de processos para garantir o armazenamento correto de qualquer tipo de informação que uma empresa tenha.

Ela exige muito mais que simplesmente uma arquivamento em gavetas – as organizações precisam criar padrões e regras para realizá-la.

Realizar essa gestão estratégica requer que a empresa controle sua demanda de dados de acordo com o valor de cada informação.

Aqueles arquivos que precisam ser mais acessados, devem ser facilmente localizados e arquivados rapidamente. Enquanto isso, os documentos que não são utilizados no dia a dia, devem ser mantidos em outro local.

Dessa forma, para realizar esse processo de forma efetiva, é necessário considerar uma série de questões em relação às características dos próprios documentos.

Além disso, as necessidades da empresa e as mídias disponíveis para realizar o armazenamento devem ser levados em conta.

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Por que minha empresa deve realizar esse processo?

As informações de uma empresa são um dos seus principais bens. É por meio delas que um negócio evolui, além de manter a empresa em conformidade com as leis.

As organizações que visam o crescimento utilizam a gestão de suas informações para controlar a produtividade de seus funcionários e garantir que as atividades diárias sejam feitas para atingir os resultados esperados.

Além disso, as documentações ajudam na otimização do relacionamento com os consumidores.

Ao fazer uso da gestão de documentos, sua empresa pode contar ainda com inúmeros benefícios, tais como:

  • aumentar a produtividade, permitindo mais agilidade no desenvolvimento de atividades diárias;
  • diminuir os espaços destinados a armazenamento de documentos;
  • reduzir custos e melhorar a gestão financeira do negócio;
  • melhorar o controle, rastreabilidade e confidencialidade dos documentos;
  • simplificar a identificação e o descarte de documentos obsoletos e desnecessários;
  • facilitar as tomadas de decisões e a gestão empresarial como um todo.

Deu para entender a importância da gestão de documentos da organização? No próximo tópico você irá entender os segredos da tecnologia para auxiliar você nesse processo. Confira!

 

Como a tecnologia pode ajudar?

A tecnologia está cada dia mais presente no ambiente corporativo. Diversas ferramentas são utilizadas para aprimorar tarefas diárias, tornando-as mais ágeis e assertivas.

Ela pode ser uma grande aliada do processo de gestão de documentos, visto que a quantidade de papéis gerados e utilizados no dia a dia de uma organização cresce constantemente. Assim, o uso de tecnologias pode otimizar esse processo.

Ao automatizar o processo, as informações serão armazenadas e acessadas com maior facilidade e rapidez. Além disso, o trabalho humano é reduzido, liberando os colaboradores para realizarem tarefas mais importantes, relacionadas ao core business.

A digitalização dos documentos e o armazenamento em Cloud Computing ainda trazem diversos benefícios para as empresas. Alguns exemplos disso são a liberação de espaço físico, já que as informações estarão na nuvem e o reforço da segurança e confidencialidade dos dados.

 

O gerenciamento eletrônico de documentos (GED)

O método GED converte as informações das empresas para o formato digital. Assim, é possível utilizar softwares de gestão para controlá-las. Dessa forma, todos os dados estarão estruturados de forma inteligente e unificada, garantindo um acesso facilitado.

 

Cloud Computing

O armazenamento em nuvem pode ser uma opção bem acessível para as empresas, principalmente se estas utilizarem as nuvens públicas. Ao utilizarem a Cloud, as organizações podem acessar, editar e compartilhar suas informações de qualquer lugar e a qualquer momento, basta ter uma conexão com a internet.

Muitos se preocupam com a segurança da nuvem para a gestão de documentos corporativos. No entanto, o ambiente virtual oferece maior proteção aos dados do que se eles estivessem guardados dentro da empresa.

A Cloud Computing evita que informações sejam perdidas ou roubadas, sendo acessada apenas por pessoas autorizadas.

 

Como realizar a digitalização dos documentos de minha empresa?

A digitalização de documentos refere-se ao processo de conversão de documentos físicos para o formato digital. Por meio dela, as empresas podem manter seus arquivos na nuvem ou em softwares de gestão, facilitando o acesso dos funcionários.

Para realizar esse processo, sua empresa precisará seguir algumas etapas. Confira a seguir quais são elas:

  • os documentos passam por um processo de preparação para que se tornem aptos à digitalização (higienização, retirada de grampos ou qualquer objeto que prejudique o acesso do documento ao scanner);
  • após isso, eles são escaneados, tratados e indexados por lote de documentos, de acordo com as especificações determinadas pelo projeto;
  • Em seguida, as informações estarão prontas para serem migradas para um software GED ou para a nuvem.

Digitalizar as informações existentes na empresa é fundamental para que seja possível gerir o próprio negócio. Por meio disso, é possível:

  • facilidade do acesso e de distribuição dos documentos;
  • redução de tempo para a realização de atividades que requerem análise de documentos;
  • redução de custo com recuperação e duplicação de dados;
  • integração de dados ativos e históricos.

 

Como melhorar a gestão de documentos?

Para realizar uma gestão eficiente, é necessário contar com algumas práticas e processos. Veja alguns deles e aprimore o fluxo de arquivos em sua empresa:

 

1. Organize os documentos conforme seu uso

Primeiramente, é necessário criar um controle dos documentos para que seja possível geri-los com mais facilidade. A melhor forma de fazer isso, é classificando-os de acordo:

  • aqueles que devem ser guardados em formato físico, como contratos e outros documentos com assinaturas;
  • aqueles que podem ser digitalizados, como fichas cadastrais e relatórios;
  • aqueles que não precisam ser guardados após a utilização ou digitalização, como cópias de documentos.

 

2. Crie uma rotina de digitalização

Após classificar as informações, você saberá qual é a prioridade de digitalização de cada documento. Para que não seja necessário gastar tempo e dinheiro realizando a digitalização toda de uma vez, crie um cronograma para que o processo seja realizado aos poucos.

Além disso, providencie um porta documentos para cada departamento. Dessa forma, cada time pode depositar, ao longo do dia, os papéis que precisam ser digitalizados.

 

3. Realize backups

É muito importante ter cópias de segurança dos arquivos digitalizados para evitar que eles sejam perdidos em caso de problemas. Portanto crie uma rotina de atualização, além de armazená-los na nuvem. Assim, caso perca algum arquivo, terá cópias disponíveis.

 

4. Tenha políticas claras de uso dos documentos

A padronização de processos é a base para o sucesso de qualquer gestão. Por isso, é fundamental que sua empresa crie regras claras e objetivas para a utilização e armazenamento de documentos.

Dentro das regras de manipulação dos documentos, estipule quais deles podem ser acessados por qualquer funcionário e aqueles que exigem um acesso restrito.

Além disso, defina procedimentos adequados de solicitação para que o controle seja feito da melhor forma.

 

Deu para perceber como a gestão de documentos é crucial para o sucesso de uma empresa? Ela é capaz de ajudar na administração geral da organização, melhorando os processos e atividades realizadas diariamente.

Portanto, invista nas tecnologias disponíveis do mercado e realiza uma gestão inteligente e moderna de seu negócio.

 

Gostou do artigo? Deixe um comentário contando o que achou! Esperamos que ele tenha sido útil para você!

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