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Funções do departamento pessoal: como otimizá-las com o uso da tecnologia

As funções do departamento pessoal e do departamento de Recursos Humanos em uma organização, embora inter-relacionadas, são atividades distintas.

Como todo mundo sabe, o setor de RH é essencial para alavancar o sucesso da empresa. Suas atividades pautam ações estratégicas, como a atração de uma força de trabalho talentosa, o gerenciamento das competências e habilidades, além da gestão de processos burocrático. E são justamente esses processos que chamamos de funções do departamento pessoal.

As principais funções do departamento pessoal são:

  • Representação junto aos órgãos oficiais e fiscais;
  • Gestão de dados;
  • Elaboração da folha de pagamento;
  • Administração da jornada de trabalho;
  • Gestão de licenças e férias;
  • Efetivação do processo demissional.

O departamento pessoal e suas funções são de grande responsabilidade, pois é sua garantia da relação legal entre empregador e empregado. 

Neste post vamos explicar detalhadamente as principais funções do departamento pessoal e como otimizá-las. Continue lendo e entenda a sua importância para o cenário organizacional.

Funções do RH e departamento pessoal: qual a diferença?

É muito comum que as pessoas confundam as atividades desse dois setores ou ainda acreditem que sejam a mesma coisa. Embora trabalhem diretamente com os colaboradores em atividades inter-relacionadas, as funções do RH e departamento pessoal são distintas.

O setor de RH desempenha uma função estratégica, ocupando suas atividades com processos de recrutamento e seleção de novos profissionais capacitados para contribuir com os avanços da empresa. 

Além disso, o gerenciamento futuro dessa força de trabalho, a oferta de treinamentos, estratégias de motivação dos colaboradores, dentre outras atividades, são responsabilidades do RH.

Outra função essencial é a gestão do relacionamento entre empresa e funcionário. E é aí que entra o departamento pessoal! Ele é o responsável pela gestão legal desse relacionamento, cuidando de processos mais burocráticos ligados à legislação trabalhista.

É o DP que cuida da elaboração da folha de pagamentos, do cálculo para o pagamento do INSS e do FGTS, controle de benefícios, emissão e gestão de documentos, controle de ponto, gestão de férias, controle de atestados e passivos trabalhistas, dentre outros.

Funções do departamento pessoal

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#1. Representação junto aos órgãos oficiais e fiscais

Entre as principais funções do departamento pessoal está atuar como principal representante da empresa junto aos órgãos do governo e sindicalistas. Por isso, precisa dominar conhecimentos sobre as leis voltadas para o trabalhador.

Também são funções do departamento pessoal:

  • receber e gerenciar os registros de passivos trabalhistas;
  • realizar o repasse da cobrança do imposto anual das atividades sindicais;
  • emitir documentos para os órgãos fiscais, tais como a Guia da Previdência, a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  • acompanhar o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
  • as declarações da CIPA, dentre outros.

Também é uma das funções do Departamento Pessoal representar o empregador na Justiça do Trabalho, caso existam ações movidas por funcionários ou ex-funcionários.

#2. Gestão de dados

No processo admissional de novos colaboradores é preciso receber e emitir documentos para formalizar a contratação. 

Outra das funções do departamento pessoal é fazer a gestão desses dados, garantindo que estejam corretos, legíveis e organizados. Ele deve fazer as anotações na carteira de trabalho, folha de ponto, de pagamento, dentre outros, para assegurar a correta integração do profissional.

Esse trabalho de gestão de documentos é feito até o momento da rescisão contratual, garantindo que toda documentação esteja adequada.

>> A Xerpa elaborou uma Ficha do Processo Admissional. Com ela, você conseguirá guiar todo esse processo de forma efetiva (e sem deixar nada para trás). Clique aqui e baixe a ficha!

#3. Elaboração da folha de pagamento

Uma das funções do departamento pessoal mais importantes é a elaboração da folha de pagamento, que envolve o gerenciamento dos salários, benefícios, décimo terceiro, recolhimento de taxas, imposto de renda, dentre outros.

O DP deve certificar que os cálculos estejam corretos e cumpram com as normas estabelecidas pelos órgãos federais. No caso dos benefícios, a atenção deve ser redobrada, já que o cálculo dependerá do acordo feito individualmente com cada funcionário. 

#4. Administração da jornada de trabalho

Uma gestão eficiente da carga horária dos colaboradores permite que o cálculo e, principalmente, o pagamento de horas extras seja feito sem erros. E que a identificação de horas faltantes seja devidamente negociada e compensada e a frequência laboral seja registrada. 

Cumprindo essas funções do departamento pessoal, a empresa garante a segurança contra entraves que podem onerar as suas atividades. 

#5. Gestão de licenças e férias

Outra das funções do departamento pessoal é gerir as ausências. O setor gerencia os atestados, licenças, afastamentos, acidentes de trabalho, e claro, as férias.

Conforme cada caso e necessidade, o DP deve atualizar a folha de pagamento e intermediar os processos com os órgãos públicos.

No caso das férias, é função do departamento pessoal administrar a liberação do período de descanso de todos os colaboradores, considerando a realidade de cada setor e os períodos em que a equipe completa se faz indispensável.

Como a cada período de 12 meses de trabalho firmadas em contrato asseguram até 30 dias de férias para o empregado, está entre as funções do departamento pessoal monitorar o cumprimento desse direito para evitar problemas legais e o pagamento de multas

A quantidade de dias liberados para cada colaborador, a época, o valor pago, tudo deve ser controlado pelo DP.

>> Elaboramos um checklist para o Processo de Férias. Com ele, você conseguirá guiar todo esse processo de forma efetiva (e sem deixar nada para trás). Clique aqui e baixe o checklist!

#6. Efetivação do processo demissional

O processo demissional é responsabilidade do RH estratégico  que comunica o desligamento do colaborador. O DP é o responsável pela organização da documentação necessária e pelo cálculo dos direitos (décimo terceiro proporcional, férias, FGTS, acréscimos proporcionais ao tempo de trabalho, multa, seguro desemprego, dentre outros).

Também está entre as funções do departamento pessoal dar baixa na carteira de trabalho ou contrato vigente, indicando todos os dados necessários para que o processo seja feito de forma justa, respeitosa e humana.

Como otimizar as funções do departamento pessoal?

A solução é simples: empregando tecnologia! Alguns softwares de gestão de departamento pessoal oferecem funcionalidades que otimizam todas as atividades operacionais e gerenciais do setor.

Confira alguns desses recursos digitais que essa tecnologia pode oferecer:

– Processo admissional digital

Alguns softwares oferecem a possibilidade de arquivar dados cadastrais em nuvem, facilitando e agilizando o processo admissional.

– Gestão de dados digital

Com os documentos arquivados em nuvem, os principais dados ficam centralizados em uma única plataforma. A consulta de informações ganha velocidade e a elaboração de arquivos oficiais exatidão.

– Folha de Pagamento digitalizada

A automatização da elaboração da folha de pagamento também é um dos benefícios do emprego da tecnologia. Com a folha de pagamento digital, os erros manuais são eliminados.

– Ponto digital

Não só praticidade, a tecnologia também oferece segurança. Alguns softwares de RH trazem o ponto digital, que verifica a veracidade do usuário e dá precisão as marcações do tempo. 

– Gestão de férias digital

Outro recurso digital facilitador é a gestão de férias digital. Com os dados do histórico de férias do colaborador arquivados, o RH é capaz de gerir o processo de liberação com mais presteza.

– Integração com a contabilidade

Alguns softwares ainda trazem a possibilidade de integrar a contabilidade. Assim, ambos setores usufruem da mesma base de dados, garantindo que o fluxo informacional seja seguro.

– Processo demissional digital

Com os documentos arquivados em nuvem e verificados por ferramentas como o eSocial, o processo demissional é feito com mais segurança, tanto no quesito legal quanto financeiro.

As funções do Departamento Pessoal são cruciais para o sucesso de qualquer organização. E uma boa gestão hoje já não pode ignorar os recursos digitais. 

Com o emprego da ferramenta certa, as atividades ganham velocidade, a equipe produtividade e os erros são praticamente eliminados. A adoção da tecnologia no departamento pessoal influencia a eficiência dos processos e garante o cumprimento da lei. 

Faça uma pesquisa consistente e conheça as opções de softwares de gestão em RH disponíveis no mercado e opte pela mais adequada para sua empresa.

Otimize as funções do departamento pessoal com a Xerpa

Conheça a plataforma de Recursos Humanos da Xerpa e como ela pode ajudar sua empresa a otimizar as funções do departamento pessoal, do RH e da contabilidade.  Com a Xerpa sua empresa terá acesso a benefícios como:

  • reduzir o tempo nos seus processos de admissão de desligamento de funcionários;
  • ter um processo mais claro e seguro;
  • evitar penalizações, multas ou qualquer risco relacionado à questões legais e gestão de informação da empresa.

Xerpa é a única que entrega uma experiência incrível e ainda resolve o problema real que o cliente tem. Fale com um especialista e descubra como reduzir 30% dos custos do seu RH.

Você tem mais informações sobre o assunto para compartilhar conosco ou ficou com alguma dúvida? Conta pra gente aqui nos comentários!

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