5 ferramentas que ajudam no compliance da sua empresa

ferramentas que ajudam no compliance

Como anda o compliance da sua empresa? O termo Compliance Corporativo significa estar em conformidade com a lei. Em outras palavras, sistema de ferramentas e formas que ajudam no compliance de uma organização, melhorando a ética e transparência em todos os seus processos. 

Quando uma empresa segue um sistema de proteção corporativa, ela é capaz de adequar suas atividades às leis locais e internacionais. Dessa forma o compliance trabalhista permite que você atenue riscos relacionados à gestão de documentos, operações e receitas.

Que tal conhecer 5 ferramentas que ajudam sua empresa no compliance? A Feedz, em  uma parceria com o Xerpay, preparou esse post para tirar suas dúvidas sobre o assunto. Acompanhe!

O que é compliance?

A palavra “Compliance”, que se origina do verbo em inglês -to comply, significa cumprir, obedecer, concordar. Mas o que isso significa para os negócios? Atuar em conformidade com as leis e normas, tanto do governo quanto de um determinado tipo de mercado. 

Temos acompanhado em nosso país o elevado nível de corrupção em diversos segmentos do mercado. Empresas, trabalhadores e empresários que têm a imagem prejudicada por conta de diversos fatores: desrespeito às legislações, operações mal gerenciadas, ganância e brechas nos sistemas de segurança. 

Diante desse cenário, tem sido cada vez mais importante que todos os tipos de negócios adotem medidas internas de controle e segurança.

Sendo assim, podemos afirmar que o Compliance corporativo não é só estratégico, mas fundamental! Estar em compliance significa que existe transparência na empresa e seus funcionários atuam dentro das leis trabalhistas. 

Adotar ferramentas que ajudam no compliance gera diversos benefícios às empresas:

  • aumento da eficiência (redução de fraudes e desvios de recursos);
  • vantagem competitiva (a empresa passa a ser vista de forma mais positiva pelo público e pelo mercado, que está cada vez mais rigoroso); 
  • credibilidade junto a investidores;
  • crescimento sólido e sustentável.

Toda empresa, seja qual for seu porte ou área de atuação, está sujeita a diversas obrigações legais (jurídicas e contábeis).

Por consequência, seus líderes precisam estar atentos além da questão produtividade e lucratividade. É preciso prestar atenção também nas normas externas e internas, de forma a garantir que os colaboradores tenham uma postura ética.

No próximo tópico, falaremos de forma mais específica sobre as principais funções do compliance nas empresas! 

As funções do Compliance Corporativo

A empresa que busca se consolidar no mercado deve se posicionar de forma íntegra. Para isso, é necessário analisar se as estratégias e ações estão de acordo com a lei. 

Agora que você já sabe o que é compliance, confira as principais funções do setor ou profissional dentro da empresa:

  • analisar os riscos operacionais;
  • examinar e prevenir fraudes;
  • realizar auditorias periódicas;
  • criar manuais de conduta;
  • monitorar a segurança de dados;
  • promover essas regras dentro da cultura organizacional.

O responsável pelo compliance atua como fiscal, conferindo processos e servindo também como uma espécie de consultor. Ele é quem vai ficar de olho em qualquer tipo de descuido, que vai muito além das questões financeiras: descuidos sociais, sanitários, ambientais, trabalhistas etc. 

Quais ferramentas ajudam no compliance? 

Segundo uma pesquisa de 2016 da PwC, cerca de 54% das empresas brasileiras participantes relataram prejuízos financeiros relacionados a fraudes. Isso é um dado preocupante, não é mesmo?

Então, o que fazer para que isso não aconteça no seu negócio? 

Em primeiro lugar, o compliance envolve a elaboração de um código de conduta ética e políticas claras. Elas precisam ser comunicadas para todos os profissionais da empresa, sem exceção!

Importante lembrar que a liderança da organização precisa corroborar esse código, ou seja, inspirar os seus colaboradores.

Nesse processo, também é importante disponibilizar canais de comunicação para melhorar o diálogo interno. Mas atenção: precisa ser um canal que otimize as operações e o contato entre as pessoas, não o contrário. De nada adianta oferecer múltiplos meios de comunicação se a empresa não responde com agilidade.

Esses meios de comunicação devem englobar canais de denúncia (como a ouvidoria interna, de forma que sejam noticiadas ocorrências de fraudes e outros tipos de problemas. 

Para te ajudar, mostramos agora 5 ferramentas que ajudam no compliance da sua empresa. Confira cada uma!

1. Avaliação de riscos

Esse processo consiste na identificação de riscos que uma empresa apresenta em dado momento. Riscos como fraude, corrupção, uso e privacidade de dados, lavagem de dinheiro, conflitos de interesse, relação com concorrentes etc.

A análise envolve a classificação desses riscos, considerando quais os impactos à organização e a probabilidade de ocorrência. Além disso, é feita uma proposta de ação para solucionar e acompanhar cada caso.

Basicamente, a análise de riscos começa com pesquisa sobre as políticas da empresa e os procedimentos necessários para que cada uma seja cumprida. Depois, os profissionais de compliance realizam entrevistas com determinadas pessoas da organização, cujo papel é determinante dentro desse assunto. Por fim, elabora-se uma matriz probabilidade x impacto

2. Controle de qualidade

Você já deve ter percebido a mudança no perfil do consumidor nos últimos anos. Ele está mais atento e mais exigente quanto à qualidade de produtos e serviços.

Diante disso, é primordial que as empresas tenham foco na entrega de produtos e serviços de qualidade, a fim de que realmente atendam às expectativas do consumidor. Mas também devem estar de acordo com as normas e regras de segurança. 

Sendo assim, ter um controle de qualidade agrega competitividade ao seu negócio.

3. Mapeamento de contingências

Contingências são todas aquelas situações em que a empresa se expõe a riscos, seja por falha de atenção ou negligência de um determinado procedimento. Pode-se dizer que isso é algo bastante comum no cotidiano das empresas, mas precisa ser observado!

O mapeamento consiste na realização periódica de auditorias internas, que possam identificar todos esses riscos e, assim, antecipá-los.

Mas que tipo de contingência estamos falando? 

Questões financeiras, por exemplo. Obrigações fiscais que podem gerar multas e impedimentos se não resolvidos.

O mapeamento de contingências envolve: necessidades, riscos possíveis (quebra de equipamentos, incêndio, ataque de hackers etc) e plano de ação principal e secundário.

No plano de ação principal, se elabora uma solução definitiva para o problema, que elimine totalmente o risco. Um exemplo é a instalação de gerador para evitar queda de energia. 

Já no plano secundário se elabora uma medida que reduza a gravidade e a probabilidade dos riscos. Outro exemplo são ferramentas que dificultam a invasão de hackers, como firewalls ou biometria.

4. Avaliação de segurança do trabalho

Não é surpresa nenhuma que trabalhar em ambientes agradáveis impacta positivamente no rendimento, motivação e engajamento do colaborador. Além disso, minimiza riscos e mostra que a empresa se preocupa com o bem estar das pessoas!

Por isso, a avaliação de segurança do trabalho também precisa ser constante. O profissional de compliance deve evitar acidentes e disseminação de doenças no ambiente de trabalho.

Prestar atenção nas queixas dos funcionários e resolvê-las assim que possível, para que o problema não se agrave. Questões como falta de água, falta de matéria prima, afastamento de pessoas chave dentro da organização, aparelhos ou materiais de escritório quebrados, etc.

5. Verificação de engajamento e desempenho

Você cumpriu todas as etapas anteriores, mas ainda percebe queda de rendimento no quadro de funcionários? Então tem algo que ainda não foi resolvido!

Manter uma empresa funcionando de forma organizada é difícil e trabalhoso. Mas é possível se você utilizar as ferramentas certas!

Nesses momentos, invista em softwares de gestão corporativa. O OKR, por exemplo, é uma ferramenta completa de gestão que te ajuda na criação e acompanhamento de metas. Uma solução integrada para o profissional de RH.

O OKR permite que você tenha colaboradores trabalhando em conjunto em prol de um único objetivo. Consegue acompanhar em tempo real cada meta e desempenho, tanto individual quanto de equipe. Assim, você se certifica que todos estão caminhando na mesma direção e se comunicando de maneira clara.

O compliance não é apenas sobre normas e riscos, mas sobre analisar profundamente a sua empresa em todos os âmbitos!

Como isso impacta as empresas?

Um dos grandes patrimônios que uma empresa pode ter é a sua reputação. Sem ela, você dificilmente conseguirá ir muito longe.

Seja qual for a área de atuação, um dos segredos para o sucesso é você estar em conformidade com as regras do mercado. Comprometer-se com seus clientes. Agir de forma ética.

Implementar ferramentas que ajudam no compliance são alternativas para materializar tudo isso. Como já vimos, os benefícios são inúmeros: atrair investimentos, crescimento sustentável, aumento no engajamento de funcionários etc.

Sendo assim, a organização que atua dentro da lei não beneficia apenas os envolvidos, mas a própria economia do país. 

Como vimos, existem 5 formas básicas que ajudam sua empresa no compliance. Se você ainda não prestou atenção nisso, reúna-se com líderes e gestores. Não deixe para depois a segurança e transparência da sua empresa!

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