Estudo de Caso: Como a Gympass transformou seus processos de RH com a Xerpa

A Gympass é hoje o maior benefício corporativo de atividade física do mundo. Os colaboradores das empresas que oferecem esse benefício podem escolher qualquer academia cadastrada para frequentar, em qualquer cidade e em qualquer horário.

Entre os principais benefícios para a empresa está a redução do absenteísmo por conta da melhor saúde e qualidade de vida dos funcionários, assim como maior produtividade devido a colaboradores mais motivados e felizes.

Hoje a Gympass já está presente em 10 países, com mais de 23 mil academias cadastradas, que oferecem mais de 500 modalidades esportivas para os cadastrados. Sua missão é o incentivo à qualidade de vida, e seus resultados têm sido impressionantes.

Olhando para esses dados, não é difícil imaginar que a Gympass cresceu muito nos últimos anos. Com um número de colaboradores cada vez maior no Brasil, eles sentiram a necessidade de otimizar a área de RH, que estava cada vez mais sobrecarregada.

A solução escolhida foi a Xerpa: com a nossa plataforma, a Gympass revolucionou a forma de se relacionar com os colaboradores, de integrar os novos funcionários, distribuir seus holerites e muito mais. Quer saber como isso foi possível? Dê uma olhada!

Admissões revolucionadas

Como grande parte das empresas brasileiras, a Gympass costumava fazer o processo de admissão de novos funcionários do modo tradicional: recolhendo toda a documentação em cópias físicas, que o colaborador era obrigado a levar na empresa. Se faltasse algo, ele tinha que voltar outro dia para entregar. Além de ser um processo trabalhoso que custa dinheiro para o funcionário, isso acabava ocupando muito o tempo do DP: cada nova contratação significava horas e horas gastas com a comunicação com os candidatos, a checagem e a digitalização das cópias dos documentos.

Na medida em que a empresa cresceu, o número de admissões aumentou consideravelmente. Com isso, todo dia em torno de 10 colaboradores tinham que passar no DP para entregar documentos. Desde o momento em que o candidato era aprovado no processo seletivo, até sua documentação estar completa para ser enviada à contabilidade, levava-se até uma semana. Isso se tornou um problema, já que muito tempo era gasto com esse processo tão burocrático.

Nesse momento, a Gympass decidiu experimentar a ferramenta de admissão da Xerpa. Com ela, a empresa envia um convite ao novo funcionário, que poderá enviar todos os seus documentos e preencher seus dados do seu próprio celular. 

Ao invés de gastar dinheiro com cópias de papel, o próprio colaborador fotografa seu RG, seu CPF e vários documentos e os envia direto pela Xerpa para o Departamento Pessoal. Tudo é feito de forma digital, em uma plataforma fácil de usar: nada muito diferente do que usar o Whatsapp ou o Facebook, coisa que os funcionários já estão super acostumados a fazer em seu dia-a-dia.

O resultado dessa inovação foi muito positivo: na Gympass, apenas um dia depois do envio do convite da Xerpa, a documentação do funcionário novo já está 100% completa e pronta para ser enviada à contabilidade.

Além da grande otimização do tempo para o DP, para os funcionários isso significou menos idas até a empresa e menos gastos com cópias, o que os deixou muito mais felizes com o processo de admissão. Agora, quem é contratado pela Gympass já sabe, desde o início, que ela é uma empresa que segue as mais novas tendências em tecnologia e que está sempre preocupada com o bem-estar dos seus colaboradores.

Admissões em tempo recorde!

Holerites distribuídos em minutos

Outro processo que se transformou totalmente com o início do uso da Xerpa foi a distribuição de holerites. Antes, o Departamento Pessoal da Gympass costumava levar dois dias inteiros para distribuir todos os holerites dos funcionários. Com cada vez mais colaboradores, logo isso se tornou inviável para a empresa.

Por isso, eles também decidiram usar a ferramenta da Xerpa: com ela, dá para distribuir holerites de uma forma que parece mágica! É só subir um único PDF com todos os holerites, selecionar apenas uma vez o campo do nome e do número de matrícula do funcionário e pronto: a Xerpa faz a leitura inteligente e automática de todos os comprovantes de pagamento, enviando ele na mesma hora para todos os funcionários. Ou seja, agora em 5 minutos a Gympass consegue ter tudo entregue e resolvido.

Com a distribuição da Xerpa, a empresa tem ainda outra vantagem: todo o histórico de holerites dos funcionários fica salvo na plataforma. Tanto o colaborador como o DP podem acessar os documentos sempre que necessário. Agora, os funcionários não tem mais que ir ao RH sempre que precisam de seus holerites: eles simplesmente entram na Xerpa e acessam o que for necessário. Isso resulta em muita economia de tempo, para ambos os lados.

Benefícios para todos

Segundo a Gympass, o uso da Xerpa transformou o cotidiano na empresa. Claro que o Departamento Pessoal é a área que mais sente os benefícios, já que consegue automatizar vários processos e reduzir muito o tempo gasto com a burocracia. Mas a empresa como um todo sentiu os efeitos dessa mudança.

Os funcionários têm acesso fácil aos seus documentos quando é necessário. Por exemplo, se um colaborador precisa dos seus últimos holerites ou mesmo de uma cópia digital do seu RG, é só ele entrar na Xerpa pelo próprio celular e baixar os documentos. O mesmo vale para o RH: quando precisa saber qualquer dado de um funcionário, é só abrir o perfil dele na Xerpa sem precisar procurar na papelada.

A Xerpa deu mais autonomia para os colaboradores da Gympass e mudou a percepção que eles têm da área de RH. Agora, os Recursos Humanos têm tempo de fazer o que é mais importante: cuidar do bem-estar e investir no sucesso dos talentos da empresa.

Veja o que a Larissa, Analista de DP da Gympass, tem a falar sobre a sua experiência com a Xerpa:

A sua empresa também pode fazer como a Gympass e entrar para a nova era do RH. Que tal começar? Entre em contato com a gente!

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