O eSocial é um projeto do governo federal, instituído pelo Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014, que pretende simplificar e unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em todo país e consolidar os bancos de dados e processos do Ministério do Trabalho e Emprego, da Seguridade Social, da Caixa Econômica Federal e da Receita Federal.

O eSocial também tem como objetivo simplificar a maneira com que as empresas repassam as informações relacionadas ao vínculo trabalhista e a vida de seus funcionários.

Diferente do que especularam, o eSocial não é uma obrigação tributária e sim, uma nova forma de cumprir obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias já existentes. Com isso, ele não altera as legislações específicas de cada área e sim, apenas cria uma forma única e mais simplificada de atendê-las.

 

Sistemas de Informação do Governo Federal substituídos

Alguns sistemas de informação do Governo Federal foram substituídos pelo eSocial empresas, veja:

  • GFIP  – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
  • LRE –  Livro de Registro de Empregados
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
  • CD –  Comunicação de Dispensa
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
  • Folha de pagamento
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
  • GPS – Guia da Previdência Socia

 

Quem está obrigado ao eSocial?

O eSocial vai abranger empresas privadas, micros e pequenas empresas, microempresário individual (MEI) com empregados e órgãos públicos, reunindo informações de mais de 45 milhões de trabalhadores.

O Comitê Gestor do eSocial anunciou o cronograma de implantação do programa, que será implantado em cinco fases a partir do primeiro semestre de 2018. Neste primeiro momento, a medida é voltada para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais, que passaram a ter a utilização obrigatória do programa desde 8 de janeiro de 2018. Esse grupo representa 13.707 mil empresas e cerca de 15 milhões de trabalhadores, o que representa aproximadamente 1/3 do total de trabalhadores do país.

 

Como funciona na prática?

O eSocial possui um portal web que permitirá aos pequenos contribuintes interagir direto com o ambiente eSocial. Este portal na internet  é uma solução simplificada, muito parecida com a solução customizada para o empregador doméstico, que permitirá às micro e pequenas empresas, os microempreendedores individuais (MEI) e segurados especiais entregarem o eSocial.

Na prática, as empresas terão que enviar periodicamente, por meio deste portal, as informações da empresa.  Todos esses dados, na verdade, já são registrados, atualmente, em algum meio, como papel e outras plataformas online, dependendo da organização de cada empresa e departamento pessoal.

No entanto, com a operação do novo sistema, o caminho será único. Todos esses dados, obrigatoriamente, serão enviados ao Governo Federal, exclusivamente, por meio do eSocial Empresas.

Como todo sistema novo sempre traz suas doses de mudanças, este não será diferente: para viabilizar esta centralização, as empresas serão obrigados a reportar dados sobre seus colaboradores numa frequência bem mais alta e de forma mais estruturada.

Enquanto microempresas poderão enviar os dados manualmente no site do eSocial, empresas maiores precisarão fazê-lo através de sistemas de gestão de RH compatíveis com este envio.

Com essa nova implementação, estão ocorrendo muitas dúvidas, erros de digitação, número dos documentos errados e outras informações dos funcionários erradas, gerando informações incompatíveis nos dados e impedindo que as informações trabalhistas sejam transmitidas para o eSocial.

Para que não ocorra esse problema, abaixo, alguns passos para não errar nas fases do eSocial:

 

1. Adequação do sistema eletrônico

Grande parte das empresas já registra a maioria das informações exigidas pelo eSocial de forma eletrônica já que grande parte do que precisa ser enviado consta na folha de pagamento que é feito em um sistema eletrônico.

A grande questão é que muitos destes sistemas são mais simples, e não necessariamente vão conseguir dialogar com o eSocial.  Para que isso não aconteça, uma dica é entrar em contato com a empresa responsável pelo sistema de pagamento e pergunta se eles já possuem um sistema compatível com o eSocial e se este, é  capaz de gerar os arquivos do eSocial. Se não, é possível adequar o sistema usado, antes do eSocial entrar em vigor, em julho?

 

2. Plataforma de testes do eSocial

No  sistema  do eSocial é possível encontrar um ambiente de testes, no qual, as empresas podem enviar informações para o governo sem ter nenhum efeito jurídico. Essa é uma excelente para testar se os dados exportados pelo sistema são compatíveis com o modelo exigido pelo eSocial. Um dica bastante útil e importante.

O ambiente de testes não conta com um software próprio, ou seja, com um programa que as empresas possam utilizar para preencher os dados. É preciso fazer isso no próprio software da empresa e transmitir os dados.

É possível saber informações sobre como fazer isso estão no site do eSocial:

http://portal.esocial.gov.br/institucional/ambiente-de-producao-restrita

 

3. Atualize os dados dos empregado

As empresas já mandem dados cadastrais dos seus empregados, já que isso é uma exigência das obrigações acessórias da folha de pagamento. Mas, com o eSocial, o nível de detalhamento das informações vai aumentar. Não basta passar um cadastro resumido.

O ideal é já entrar em contato com os funcionários para ter uma base de cadastro atualizada e mais completa, para estar com os dados em dia quando o eSocial entrar em vigor.

 

4. Entenda os prazos do eSocial 2018 e crie um cronograma

Existem alguns prazos para que a sua empresa comece a utilizar o eSocial. É essencial que você entenda as datas limite para cada uma das informações que devem ser enviadas e crie um cronograma de acordo com esses prazos. Esses prazos dependem do faturamento total do negócio no ano de 2017. Além disso, as empresas que não observarem os prazos ficarão sujeitas a penalidades e multas.

Confira os prazos: http://portal.esocial.gov.br/noticias/esocial-sera-implantado-em-cinco-fases-a-partir-de-janeiro-de-2018

 

5. Revise os dados

É importante revisar as informações previdenciárias e de cálculo trabalhista. Isso é importante porque o eSocial vai exigir cálculos mais detalhados e pode ser que o valor de imposto recolhido atualmente esteja defasado. Um exemplo disso é a contribuição previdenciária, na qual muitas empresas informam o valor devido com a base de cálculo do que é devido para o INSS.

Com o eSocial será preciso informar um detalhamento da base de cálculo. Na hora de detalhar é possível que o valor tributado fique muito diferente do valor atual. Por isso, uma revisão é muito importante para que empresa esteja dentro da legislação e não tenham nenhuma surpresa.

 

6. Padronize os processos

Com todas as mudanças implementadas, é necessário padronizar os processos para garantir que tudo ocorra como deveria. Para isso, faça um mapeamento das novas atividades e desenhe, de maneira intuitiva, as etapas de cada um dos processos.

Dessa forma você consegue garantir que o preenchimento do eSocial 2018 será realizado de maneira simples e eficaz.

Esperamos que essas dicas possam ter contribuído com suas dúvidas. Elas vão te ajudar a impedir que ocorram erros na implementação do eSocial. Use sempre a tecnologia a seu favor, e automatize a maioria dos processos. Não sabe como? A Xerpa pode te ajudar!

 

3 categorias de dados que precisam ser enviados:

  1. Dados pessoais, trabalhistas e contratuais: nomes, documentos, cargo, funções, horários e outros itens que fazem parte do cadastro principal do colaborador
  2. Eventos trabalhistas: avisos de férias, atestados de saúde, desligamentos e outros eventos relacionados ao decorrer do contrato de trabalho
  3. Folha de pagamento: tudo que foi pago ao colaborador

 

Cronograma de Implantação

O cronograma de implantação do programa será implantado em cinco fases, seu início começou em janeiro de 2018. Fique atento aos prazos!

TUDO o que você precisa saber sobre o eSocial
Cronograma eSocial. Para mais informações acesse: http://portal.esocial.gov.br/noticias/esocial-sera-implantado-em-cinco-fases-a-partir-de-janeiro-de-2018

 

Quer se adaptar ao novo sistema? Acesse o link e veja dicas essenciais!

ETAPA 1

Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões. Essa etapa ocorrerá em 5 fases:

  • Fase 1: Janeiro/18 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
  • Fase 2: Março/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos. 
  • Fase 3: Maio/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
  • Fase 4: Julho/18: Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada*.
  • Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

(*) A compensação cruzada é um pleito dos empresários. Atualmente há um grande volume de recursos que os empresários têm direito a compensar e que está retido, aguardando a implantação do eSocial para que possam ser utilizados.

ETAPA 2 

Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados). Essa etapa ocorrerá em 5 fases:

  • Fase 1: Julho/18 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
  • Fase 2: Set/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
  • Fase 3: Nov/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
  • Fase 4: Janeiro/19: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
  • Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

ETAPA 3

Entes Públicos. Essa etapa ocorrerá em 5 fases:

  • Fase 1: Janeiro/19 – Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas.
  • Fase 2: Março/19: Nesta fase, entes passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos) Ex: admissões, afastamentos e desligamentos.
  • Fase 3: Maio/19: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
  • Fase 4: Julho/19: Substituição da GFIP (guia de informações à Previdência) e compensação cruzada.
  • Fase 5: Julho/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

 

Penalidades que as empresas estão sujeitas caso não cumpram os quesitos

Basicamente, serão as mesmas penalidades a que estão sujeitas hoje pelo descumprimento de suas obrigações. Não há cobrança de multas para a empresa que não aderir ao sistema de forma imediata. No entanto, o processamento e quitação das obrigações rotineiras da empresa para com a administração federal ficará praticamente inviável, se ela não se adequar ao eSocial.

 

Quais são os benefícios para o funcionário

Para os empregados, o eSocial terá papel de impacto, pois, através do sistema, as empresas deverão transmitir informações dos profissionais contratados.É muito importante que o profissional mantenha seus dados atualizados no RH da empresa em que trabalha, pois com as informações atualizadas, é evitado atrasos no recebimento ou qualquer outro assunto financeiro.

Além de tudo, o sistema alinha as informações com maior agilidade e transparência no processo, reduzindo o número de golpes.Também haverá o controle com a saúde e segurança do empregado, que será mais severo com o eSocial, fiscalizando casos de afastamento por doenças e etc.

 

Como  RH deve se organizar para as fases do eSocial

A longo prazo o eSOCIAL irá trazer muitos benefícios ao departamento de recursos humanos, pois sua implantação pode ser o ponto de partida de uma mudança de mentalidade nos departamentos de RH de empresas brasileiras. Veja alguns:

  1. Compliance: Com todos os eventos trabalhistas registrados no eSocial, a relação entre empresa e colaborador, e entre RH e colaborador, deve se tornar mais harmoniosa.
  2. Eficiência e produtividade do RH: O fechamento da folha de pagamento é uma tarefa atribulada para as empresas brasileiras, que sofrem com a nossa legislação trabalhista complicada. Uma vez munidos pelo eSocial, os RHs vão vislumbrar o quão mais prático é gerir as informações de colaboradores por intermédio de um software, e se sentirão inclinados a extrapolar o uso de ferramentas digitais para realizar outras tarefas desafiadoras da área como gestão de férias, gestão de benefícios e controle de ponto eletrônico.

 

Automatização e agilidade no Departamento Pessoal

Como já falamos acima, o eSocial é uma plataforma única para centralizar as remessas de rotina do Departamento Pessoal, o que pode ajudar a área se organizar melhor.

A automatização proporcionada por soluções voltadas aos Recursos Humanos possibilita a redução de tempo de trabalho gasto com determinadas tarefas e gera mais produtividade na equipe do Departamento Pessoal. Afinal, parte do trabalho do Departamento Pessoal é justamente otimizado com o eSocial, incluindo atividades como análise e atualização de dados e planilhas.

Por isso, para melhorar ainda mais esse processo, o uso de softwares de RH é uma solução tecnológica eficiente. Em um único ambiente virtual, com interface intuitiva, é possível gerenciar todas as informações importantes para o Departamento Pessoal, atualizar planilhas e cruzar dados.

 

Se você ainda tem dúvidas sobre o sistema, veja a transmissão ao vivo que realizamos em parceria com a e-Auditoria:

 

A Xerpa pode te ajudar automatizando os processos para o eSocial

Os processos serão mais facilmente automatizados se você contar com um software que integra os dados, como aqueles relativos à desligamento, admissão, folha de pagamento, etc. O resultado é uma organização maior e a possibilidade de fazer a consulta atualizada a qualquer momento.Como sempre, a tecnologia deve estar a seu favor, e se você seguir este passo a passo com a adoção de um software específico para o setor de RH, tudo ficará muito mais fácil.

Receba materiais que você e sua empresa precisam para ficar atualizados em relação às obrigações do governo, evitar multas desnecessárias. Acesse o link.

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