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Conheça os documentos para admissão obrigatórios e evite processos trabalhistas
Admissão

Conheça os documentos para admissão obrigatórios e evite processos trabalhistas

Documentos para admissão são comprovantes da vida civil do profissional e que são essenciais para formalizar a contratação de um novo colaborador.

 

A contratação de um profissional exige muita atenção do RH. Por mais que esse setor tenha assumido uma parte estratégica no dia a dia das empresas, burocracias ainda fazem parte da sua rotina.

Um dos mais importantes, entre esses processos burocráticos, está o de controle nos documentos para admissão. A formalização da contratação evita qualquer tipo de erro trabalhista e futuros processos.

Sendo uma das rotinas do RH, é importante se organizar para ter um controle sobre os processos. É fundamental que os profissionais do departamento pessoal saibam quais documentos solicitar e quais não deve pedir.

E para que você fique por dentro de todo o processo de solicitação dos documentos para admissão, preparamos um conteúdo especial sobre o tema, confira!

 

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Qual a importância dos documentos para admissão

Os documentos para admissão servem como forma de proteção para a empresa manter a regularidade perante a lei. Muitas vezes o Ministério do Trabalho envia representantes para fiscalizar os contratos de trabalho e se tudo está sendo respeitado.

Não exigir a documentação é como viver no anonimato, sem respeitar as leis trabalhistas.

É como se uma pessoa comum fosse contratada para trabalhar em um cargo que se exige uma comprovação de especialidade, com os documentos para admissão.

A não exigência da documentação deixa a empresa sem o resguardo necessário na admissão e pode gerar graves multas e processos trabalhistas. Os documentos da admissão ajudam a empresa a conhecer basicamente a vida civil do profissional.

Com os dados do profissional em mãos, através dos documentos para admissão, é possível reconhecer se suas informações estão corretas e se ele está apto para ser contratado.

Os documentos para admissão é como se fossem uma forma de identificação do profissional.

 

Documentos para admissão obrigatórios

Existe uma lista de documentos para admissão obrigatórios e solicitados pelas empresas. Quer saber quais são? Separamos uma lista completa com os documentos mais comuns:

  • cópias (RG, CPF, comprovante de residência, Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), comprovante de escolaridade, certidão de nascimento em caso de filhos de até 21 anos);
  • registro profissional, caso seja uma exigência para a profissão, como por exemplo médicos (CRM) ou advogado (registro da OAB);
  • certificado de alistamento militar para pessoas do sexo masculino entre 18 e 45 anos;
  • atestado de Saúde Ocupacional (ASO) – documento que atesta a saúde do colaborador para executar sua função;
  • CNH, caso o trabalho exija o uso de veículos;
  • foto 3×4;
  • declaração de dependentes, se houver;
  • título de eleitor e comprovante de votação das últimas três eleições.

 

Documentos para admissão desnecessários

Se existem documentos que se tornaram essenciais no processo de admissão, alguns não devem ser exigidos pelas empresas. Inclusive obrigar a apresentação desses documentos pode gerar algum tipo de problema judicial entre o profissional e a organização.

Confira abaixo os documentos para admissão que são desnecessários.

  • exames (HIV e Gravidez);
  • antecedente criminal;
  • dívidas ou certidão negativa do Serasa ou SPC;
  • documentos que comprovem que ele não possui ações contra outras empresas.

Qualquer exigência por parte da organização referente às documentações acima pode ser considerada como forma de preconceito, gerando multas. Isso se explica no Artigo 1 da Convenção 111 da Organização Internacional do Trabalho (OIT):

Artigo 1 – Para fins da presente convenção, o termo “discriminação” compreende:

a) Toda distinção, exclusão ou preferência fundada na raça, cor, sexo, religião, opinião política, ascendência nacional ou origem social, que tenha por efeito destruir ou alterar a igualdade de oportunidades ou de tratamento em matéria de emprego ou profissão;

b) Qualquer outra distinção, exclusão ou preferência que tenha por efeito destruir ou alterar a igualdade de oportunidades ou tratamento em matéria de emprego ou profissão, que poderá ser especificada pelo Membro Interessado depois de consultadas as organizações representativas de empregadores e trabalhadores, quando estas existam, e outros organismos adequados.

 

Regras para a admissão

Na solicitação dos documentos para admissão, a empresa precisa seguir algumas regras em relação ao tempo em que retém as documentações do profissional.

Segundo a lei Nº 5.553, a empresa tem até no máximo cinco dias para devolver os documentos para admissão colaborador, mesmo que sejam cópias autenticadas.  

Art. 1º A nenhuma pessoa física, bem como a nenhuma pessoa jurídica, de direito público ou de direito privado, é lícito reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma, inclusive comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, carteira profissional, certidão de registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização e carteira de identidade de estrangeiro.

Art. 2º Quando, para a realização de determinado ato, for exigida a apresentação de documento de identificação, a pessoa que fizer a exigência fará extrair, no prazo de até 5 (cinco) dias, os dados que interessarem devolvendo em seguida o documento ao seu exibidor.

Em relação a carteira de trabalho o tempo é ainda menor e a empresa tem até 48 horas para fazer o registro para devolvê-la ao colaborador. O prazo está previsto no artigo 29 da lei da CLT.

Art. 29 – A Carteira de Trabalho e Previdência Social será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de quarenta e oito horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, sendo facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)

O Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) também precisa ser avisado sobre a contratação e o RH tem até sete dias para avisar sobre a contratação.

 

Automatize os processos de admissão

Uma alternativa viável e que pode aliviar o fluxo burocrático do RH é a contratação de um software de gestão. Com a agilidade e rapidez exigida pelo mercado, é necessário ter mais tempo para focar no planejamento e estratégia, para alcançar bons resultados.

Esses softwares oferecem maior economia nos processos, como organização dos documentos para admissão, por exemplo.

Dentro de uma mesma plataforma, o colaborador preenche os dados e envia a documentação. O departamento pessoal tem acesso e pode acompanhar em tempo real o processo, até o envio do último documento.

Assim, pode alcançar maior rapidez no controle das contratações e na relação com a contabilidade. Economizando tempo e tendo maior segurança para não sofrer com processos trabalhistas no futuro.

O Quinto Andar adotou um software de gestão e conseguiu reduzir o tempo em até 90% para realizar uma nova contratação.

 

Tenha controle sobre os processos de admissão

Controlar a documentação dos processos de admissão do colaborador pode evitar problemas com a justiça trabalhista. Por mais que haja uma questão burocrática na organização dos documento para admissão, ela é parte essencial da contratação.

Esse processo requer muita atenção e por fazer parte de uma rotina do RH exige profissionais preparados e que entendam as diretrizes da lei. Saber quais os documentos para admissão necessários é essencial e evita os erros.

Um processo feito de forma errada ou um documento solicitado sem necessidade pode acarretar em problemas trabalhistas graves e em multas para a empresa.

Portanto, assumir a responsabilidade e reconhecer a importância dos documentos para admissão também deve fazer parte da estratégia dos resultados da empresa.

 

Se você tem dificuldades com seus processos de admissão, deixe um comentário nesse artigo que ajudamos você nessa rotina.

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