Atualmente, um dos problemas que mais afetam a produtividade nas empresas é a distração no local de trabalho.

Ela sempre existiu, mas foi potencializada com o avanço da internet e dos dispositivos móveis. Agora, as pessoas ficam conectadas 100% do tempo, e isso acaba prejudicando a concentração nas tarefas diárias.

Há, ainda, outros motivos para distração no local de trabalho, como barulho e conversas paralelas.

Nesse cenário, o que o RH pode fazer para driblar o problema? Para responder a esta pergunta, explicamos tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Confira a seguir!

 

Quais são as causas da distração no local de trabalho?

Para reduzir a distração no local de trabalho, primeiro é preciso identificar as causas do problema. Veja abaixo as principais.

 

Smartphone

É quase impossível resistir ao toque de uma notificação no celular. Ao receber uma mensagem no Whatsapp ou um comentário no Instagram, a reação mais natural é abrir o aplicativo imediatamente para ver do que se trata.

Por isso, quando as notificações são muito frequentes, fica difícil se manter produtivo.

Além disso, ao navegar pelo feed ou responder mensagens, a pessoa pode perder a noção do tempo, o que impacta ainda mais no desempenho profissional.

 

E-mail

Na maioria das empresas, o e-mail é configurado para notificar o usuário a cada mensagem recebida. Para quem tem a caixa de entrada muito movimentada, isso pode ser um grande problema.

Muitas vezes, a mensagem nem é tão urgente, mas a notificação induz o funcionário e olhar e responder imediatamente.

Tantas interrupções afetam a concentração, o que pode levar a perda de prazos e redução da qualidade do trabalho.

 

Conversas paralelas

Conversas paralelas são uma das maiores causas de distração no local de trabalho.

Falar sobre o último lançamento do cinema com o colega ao lado às vezes parece mais interessante que entregar relatórios, mas é preciso ter em mente que o dever vem primeiro.

Mesmo se a pessoa não estiver participando da conversa, as vozes falando em volta já são suficientes para diminuir a concentração.

Isso acontece porque há um estímulo a mais roubando a atenção do profissional, fazendo com que ele perca o foco.

 

Barulho

Assim como as conversas, ruídos em geral também causam distração no local de trabalho.

Podem ser sons externos, como carros e buzinas, telefones tocando, impressoras ou até o colega ao lado abrindo um pacote de biscoito.

Todos esses ladrões de atenção influenciam no foco dos profissionais.

 

Excesso de tarefas

Colaboradores sobrecarregados ficam ansiosos para entregar suas demandas, e acabam não se concentrando em nenhuma.

O cérebro humano não foi feito para completar mais de uma tarefa por vez. Por isso, delegar muitas tarefas a um só profissional não é o melhor caminho para melhorar a produtividade.

 

Fome

Sentir fome pode dificultar o foco no trabalho. O mesmo vale para outros estados naturais do corpo humano, como dor e sono.

Esse tipo de incômodo sempre toma uma parte da atenção da pessoa, fazendo com que ela fique distraída involuntariamente.

É por isso que os programas de bem-estar nas empresas são cada vez mais importantes e valorizados pelos profissionais.

 

Como reduzir a distração no local de trabalho?

Agora que você já sabe quais são os principais motivos de distração no local de trabalho, é hora de conhecer estratégias para minimizar o problema.

Proibir smartphones e bloquear sites podem parecer saídas óbvias, mas não são bem vistas pelos colaboradores.

Veja a seguir como implementar medidas para aumentar a produtividade sem tirar a liberdade dos funcionários.

 

Sugira práticas de gestão de tempo e tarefas

Dar um treinamento de gestão de tempo e tarefas pode ser uma ótima saída para diminuir a distração no local de trabalho. Explique a importância da concentração no dia a dia e sugira táticas como:

  • desligar o Wi-Fi ou plano de dados do smartphone durante o expediente;
  • ter horários definidos para ler e responder e-mails;
  • evitar conversas paralelas;
  • usar fones de ouvido que isolam ruídos externos;
  • listar e priorizar tarefas;
  • permanecer bem alimentado.

Além das dicas básicas, fale também sobre aplicativos que ajudam os funcionários a manter a concentração.

A extensão Stay Focusd, para Google Chrome, por exemplo, limita o tempo de permanência em sites que costumam roubar tempo, como o YouTube e redes sociais.

 

Ensine a técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro é útil para colocar em prática alguns dos itens citados no tópico anterior. Trata-se de um método de gestão de tempo criado por Francesco Cirilo no final dos anos 80. Funciona assim:

  1. Use um alarme para pausar a tarefa a cada 25 minutos;
  2. Quando o alarme tocar, faça uma marca em um papel;
  3. Quando chegar a quatro marcas, faça uma pausa de 3 a 5 minutos. Levante, tome um café, converse, cheque as redes sociais rapidamente;
  4. Após quatro ciclos (Pomodoros), faça um intervalo maior, de 15 a 30 minutos. Esse descanso ajudará a voltar ao trabalho com a energia renovada, o que favorece o foco.

 

Reduza ruídos no ambiente

Máquinas barulhentas, como impressoras, devem ser mantidas em ambientes relativamente afastados de onde as pessoas trabalham.

Não precisa ser um andar separado, mas um corredor longe dos computadores já ajuda a isolar o barulho.

Manter as janelas fechadas também é importante para amenizar ruídos externos. Nesse caso, controle a temperatura com um ar condicionado silencioso. Aliás, muito calor ou frio também são fatores de distração.

 

Ofereça lanches gratuitos

Como dito anteriormente, sentir fome causa falta de concentração, mas nem todos os funcionários se preocupam em levar lanches para o expediente.

Ao oferecer snacks gratuitos, você mantém os colaboradores bem alimentados e ainda garante um benefício extra para a equipe.

Não precisa ser nada muito elaborado. Frutas ou biscoitos já bastam para evitar que a fome acabe com o foco do time no dia a dia.

 

Distribua bem as demandas

Muitas vezes, as próprias tarefas pedidas pelo chefe são um motivo de distração no local de trabalho.

Quando o profissional está concentrado em um projeto importante, lidar com demandas pequenas ou pouco urgentes tira a atenção da atividade principal. Isso causa interrupções desnecessárias, que prejudicam o resultado final.

Antes de pedir algo a alguém, certifique-se de que a pessoa está disponível e terá tempo para entregar a tarefa.

Do contrário, aguarde ou peça para outro funcionário. Distribuir bem as funções é fundamental para garantir a concentração de todos os membros da equipe.

 

Essas foram as nossas dicas para diminuir a distração no local de trabalho! Agora, basta usar o que aprendeu no dia a dia da sua empresa.

Observe bem o ambiente, identifique os problemas e implemente soluções específicas para cada um. Assim, com certeza sua equipe será muito mais produtiva daqui para a frente!

 

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