Dimensionamento de equipe: o que é e como calcular?

As formigas são um ótimo exemplo de organização em seu trabalho. Em sua rotina, o número de operários para realizar uma tarefa é definido de acordo com o tamanho do trabalho e todos são alocados em grupos que precisam de mão de obra.

Por isso, você nunca verá uma formiga descansando por falta de ocupação ou morrendo por causa de excesso de trabalho. Nesse caso, a natureza ensina a fazer um processo muito importante para o mundo corporativo: o dimensionamento de equipe.

Você já conhece esse método? Consegue entender quais são os benefícios dele para a sua empresa? Sabe como aplicá-lo? Neste artigo, ajudaremos você nessa tarefa! Continue lendo e confira.

O que é o dimensionamento de equipe?

Grosso modo, a metodologia do dimensionamento de equipe tem como objetivo ajudar a empresa no uso eficiente do seu capital humano. Assim, ao aplicá-la no seu negócio, um empresário consegue perceber a necessidade de aumentar, reduzir ou realocar profissionais internos em cargos e funções.

Quais são os benefícios para a empresa?

Vejamos algumas vantagens dessa metodologia para sua empresa:

1. Uso sábio da mão de obra

Vamos criar uma situação: imagine que, após um período de planejamento baseado nessa técnica, uma empresa identificou um excesso de trabalhadores na área de cargos e salários. Por outro lado, o setor de folha de pagamento carece de profissionais.

Sendo assim, após um programa de treinamento, os gestores podem usar os trabalhadores excedentes de uma área para suprir a falta de colaboradores na outra.

2. Redução de custos

Outro benefício do dimensionamento de equipe é a potencialização e a redução dos custos. No exemplo citado anteriormente podemos notar esses ganhos, visto que, ao realocar os funcionários para uma área em que serão mais úteis, as despesas relativas aos seus salários serão bem investidas.

Além disso, a instituição não precisará gastar tempo e dinheiro com um processo de recrutamento e seleção, uma vez que poderá aproveitar as ferramentas humanas que já possuía.

3. Aumento da produtividade

Dois aspectos que impactam de maneira negativa o desempenho dos colaboradores são o excesso ou a falta de trabalho. Nesse sentido, ao dimensionar as equipes, a organização evita a queda da sua produtividade.

Inclusive, falando sobre o fator “excesso de serviços” em um artigo da revista Gestão & Negócios, Verônica Lopes de Jesus — diretora executiva do Balcão de Empregos.com — ressaltou que o planejamento é fundamental para que a sobrecarga de trabalho seja evitada.

Diante dessas vantagens, muitas empresas decidem aplicar o dimensionamento de equipe em seu ambiente interno. Contudo, o desafio é: como fazê-lo? Falaremos sobre isso no próximo tópico!

Como calculá-lo?

Há várias formas de mensurar o número de trabalhadores necessários em cada setor dentro da empresa. Vamos a elas:

Reuniões

Realizar encontros semanais com os chefes de setor pode ser fundamental para identificar a necessidade de reconduzir funcionários. Nesse caso, é apresentada a quantidade de trabalho realizada em cada área e o tempo para a execução delas.

Se, por acaso, o período usado por uma equipe para finalizar uma tarefa estiver longo demais, isso pode indicar uma carência de pessoal.

Solução da tecnologia

No passado, os gestores faziam cálculos manuais pode fazer o dimensionamento de equipe. Para isso, usavam basicamente cinco fórmulas, que levavam a resultados sobre o fluxo de trabalho, tempo útil e ocioso da equipe, número de funcionários admitidos e necessários para a função etc.

Graças à tecnologia, todo esse processo foi automatizado pelo uso de aplicações virtuais que apresentam todos os dados necessários para que a alta administração de uma empresa possa fazer um planejamento eficiente de sua equipe.

O departamento financeiro pode perceber, por exemplo, que o gasto com pessoal de uma determinada área está muito elevado, mas que a equipe não apresenta resultados positivos para a empresa.

O financeiro então apresenta esses números para o RH, que por sua vez identifica por meio do software de gestão um quadro excedente de funcionários e o baixo nível de sua produtividade. Após esse reconhecimento, fica mais fácil para os gestores tomarem uma decisão para solucionar esse problema.

Feedbacks

Uma maneira barata e eficaz de medir o dimensionamento da equipe é por meio dos feedbacks de colaboradores. Para isso, é necessário que a alta direção construa um relacionamento próximo com os funcionários.

Com esse objetivo, algumas empresas adotaram o questionário online, outras implantaram uma rede social corporativa e outras, ainda, preferem conversar pessoalmente com os colaboradores.

De toda forma, não importa qual método será utilizado — ao ouvir o que os funcionários têm a dizer, os gestores podem identificar os trabalhadores que estão sobrecarregados, ociosos ou desmotivados com o serviço que realizam. Ajudando, assim, no planejamento da realocação.

Dimensionamento empírico

Essa forma de mensurar é feita por meio da prática de “tentativa e acerto”. A equipe é dimensionada com base no faturamento total da empresa, que inclui a quantidade de vendas realizadas e cupons emitidos em um período específico.

Porém, essa técnica apresenta desvantagens em relação às outras. Isso porque se o serviço dos colaboradores que estão trabalhando atualmente será avaliado somente no fim de um ciclo produtivo, fica difícil saber o desempenho deles e fazer alguns reposicionamentos importantes.

Além disso, medir essa produtividade com base no desempenho da equipe de um ciclo anterior não é nada realista, nem eficiente pois as condições, mercado, realidade individual entre outros mudam de um ciclo para outro. Sendo assim, o acompanhamento constante da equipe é que faz o seu dimensionamento ser correto.

Fluxo de clientes

Por fim, um ótimo parâmetro para planejar a proporção de trabalhadores em uma área é o fluxo de clientes. Imagine, por exemplo, que uma empresa faça um histórico de vendas realizadas no último ano.

Com a direção desse relatório, a instituição consegue construir gráficos que mostrem a evolução do processo de vendas, como: meses mais ou menos lucrativos, tipos de promoções que aumentaram a procura pelos produtos da empresa etc.

Sendo assim, a instituição pode entender quando e onde haverá a necessidade de um número maior ou menor de colaboradores trabalhando. Por outro lado, talvez seja necessário criar ou extinguir uma determinada área para que os processos internos sejam mais eficientes.

Enfim, são muitas as vantagens que uma empresa pode ter ao fazer o dimensionamento de equipe. Entre eles, vimos que a saúde financeira e a eficiência nos processos ficam muito melhores com essa prática. Portanto, não demore em implantar esse método em sua companhia!

Então, o que achou de nosso artigo? Conseguiu entender o que é e como calcular o dimensionamento de equipe? Agora, aproveite para se inscrever e tenha acesso a mais artigos valiosos como este em primeira mão!

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