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Digitalização do RH: conheça os benefícios e implemente no seu setor

As empresas buscam soluções que tragam resultados cada vez melhores, mais rápidos e, principalmente, com menos processos. Por isso, a tecnologia vem transformando o cenário corporativo do país e otimizando todos os sistemas. 

Quem está por dentro das vantagens que os recursos digitais vêm trazendo para a rotina empresarial sabe que o setor de Recursos Humanos (RH) é um dos mais beneficiados.

A digitalização do RH é o processo de automatização de suas atividades operacionais e gerenciais por meio de suportes tecnológicos. Essa transformação permite que o setor potencialize o rendimento da rotina de trabalho, otimizando o seu tempo para se focar em questões mais estratégicas.

O emprego da tecnologia oferece condições para o RH criar uma força de trabalho mais produtiva e analítica, influenciando diretamente os resultados organizacionais. Por isso, é tendência absoluta no cenário empresarial brasileiro. Acompanhe o post e entenda tudo sobre a digitalização do RH!

O que é digitalização do RH?

A digitalização do RH é o processo que emprega ferramentas tecnológicas para automatizar atividades gerais do departamento. Isso permite que o fluxo de trabalho ganhe velocidade, a produtividade aumente, os erros manuais diminuam e que o departamento seja mais estratégico

Segundo pesquisas realizadas pelas consultorias Gartner e Deloitte, respectivamente, 92% dos CEOs admitem a necessidade da digitalização do RH e 56% das empresas estão redesenhando o programa de gestão do setor. Ou seja, a digitalização do RH já é uma necessidade competitiva para as empresas. 

A tecnologia traz recursos digitais que otimizam todas as tarefas do setor, da admissão a demissão, facilitando não só a gestão para a empresa, como também o acesso a informação aos funcionários. Ela permite reduzir significativamente a burocracia das suas relações e atividades. 

Como a digitalização do RH muda a rotina do setor?

Assim como já dissemos, a digitalização do RH permite que o setor reduza tarefas extremamente administrativas do Departamento Pessoal e foque em questões mais estratégicas da Gestão de Pessoas. Assim, o tempo de trabalho da equipe é canalizado para estruturar processos de maior valor organizacional.

Ferramentas inteligentes como softwares de gestão especializados em RH trazem funcionalidades que descentralizam os trâmites e as etapas mais burocráticas.

Por exemplo, o autoatendimento permite que o próprio colaborador envie documentos, solicite suas férias, consulte seu histórico de ausências, envie atestados médicos, dentre muitos outros, em uma única plataforma on-line. E o setor monitora todas essas atividades apenas para garantir que tudo esteja de acordo.

Os processos ganham velocidade, a comunicação entre empresa e empregado é facilitada, os erros manuais são reduzidos, o retrabalho é, praticamente, eliminado. Com a digitalização, o RH não se preocupa com o DP porque os recursos tecnológicos dão garantia e cobertura integral. A performance principal passa a ser a gestão de talentos.

O RH se especializa cada vez mais em pessoas, tornando o desenvolvimento e a capacitação da força de trabalho uma prioridade. 

Quais os benefícios da digitalização do RH?

A automatização dos processos influencia muito mais do que o tempo do setor. Confira a seguir as principais vantagens da digitalização do RH:

 

1. Armazenamento de documentos em nuvem

O arquivamento é feito em uma plataforma em nuvem centralizada, em que todos os documentos são digitalizados. Assim, a necessidade de uma grande estrutura física para arquivar os documentos é eliminada. 

O armazenamento on-line assegura maior segurança informacional, já que está livre do risco de danos e perdas, comuns dos arquivos físicos, e possui sistema de proteção digital, como backups e registros de acesso.

 

2. Redução do uso de papel

A digitalização reduz a necessidade de impressão de papéis, permitindo que o setor adote uma prática mais sustentável e responsável.

Com isso, a organização contribui com o meio ambiente, reduz custos com a armazenagem e potencializa a sua imagem diante do mercado.

 

3. Busca rápida por informação

Com os documentos digitalizados e centralizados, a busca por qualquer informação é feita em poucos cliques. Os filtros de busca garantem a localização de documentos em segundos, oferecendo agilidade a todos os processos.

 

4. Integração com outros setores

Algumas ferramentas inteligentes permitem que outros setores inter-relacionados, como o contábil e o financeiro, tenham acesso ao mesmo banco de dados que o RH. Ou seja, a centralização de documentos garante a uniformidade informacional e a rápida troca de dados, eliminando o retrabalho e os erros por falhas de comunicação.

Atividades como a elaboração da folhas de pagamento, prontuários, cálculos de rescisão, processo admissional e demissional, descontos, benefícios, dentre outros são feitos de forma integrada, sem risco de confusão.

 

5. Automação do recrutamento

Os processos de recrutamento e seleção também ganham benefícios com a digitalização do RH. Sistemas inteligentes dão velocidade ao processo seletivo. Eles são programados para filtrar profissionais que já tenham algum alinhamento com os interesses da empresa, como:

  • formação;
  • pontuação em testes específicos;
  • habilidades linguísticas;
  • domínio de ferramentas;
  • dentre outros.

Além disso, ainda é possível filtrar o candidato pelo seu perfil comportamental. Softwares de mapeamento realizam testes que determinam a compatibilidade com o fit cultural da empresa, permitindo que o direcionamento para determinados cargos seja feito com mais assertividade. 

 

6. Onboarding desbucrocratizado

A automatização permite que o processo de onboarding seja feito sem complicações. Seja para o preenchimento de documentos essenciais, adequação às rotinas de trabalho, compartilhamento de valores organizacionais ou, ainda, para a assinatura de contratos. O processo de integração dos colaboradores recém-contratados é otimizado.

 

7. Avaliação de desempenho

A atualização dos registros de desempenho dos funcionários é uma das tarefas que mais demandam tempo e atenção. Por isso, muitas vezes, é deixada para depois ou até negligenciada. 

Avaliar a produtividade da força de trabalho da empresa é de extrema importância para a tomada de decisões. Assim, deixar de fazê-la é perigoso e pouco inteligente.

A digitalização do RH traz a possibilidade de automatizar esse processo também, tornando os registros sistematizados e permitindo que os gestores visualizem o progresso dos colaboradores facilmente.

 

8. Medição do turnover

Outra vantagem da digitalização é a capacidade de medir o turnover, ou seja, a rotatividade de funcionários. Com ferramentas especializadas, o RH é capaz de quantificar o custo da perda de um talento, conhecer as causas do desligamento, desenvolver estratégias para reter esses colaboradores, dentre outros.

 

A digitalização do RH pode aperfeiçoar a eficiência de diversos processos do setor, potencializando mais do que a velocidade das tarefas operacionais, mas também a gestão da motivação e satisfação do principal instrumento de valor da instituição – os colaboradores. 

A adoção de ferramentas tecnológicas impactam o comportamento da equipe, refletindo no seu rendimento e no clima organizacional. A digitalização do RH é indispensável para empresas que buscam otimizar a sua produtividade, reter profissionais e se destacar no cenário corporativo.

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