Documentos digitais: será o fim da fotocópia?

documentos digitais

Quem nunca passou por uma situação parecida: seja para ser contratado em uma nova empresa, abrir um crediário ou prestar concurso, pediram as fatídicas cópias autenticadas. Além de custarem caro, exigem aquele trabalho extra de ir no cartório, pegar fila e perder horas preciosas do dia.

Algo que poucos sabem é que com o novo Código Civil, que entrou em vigor em 2002, não há mais a necessidade. Este assunto é abordado no artigo 225:

“As reproduções fotográficas, cinematográficas, os registros fonográficos e, em geral, quaisquer outras reproduções mecânicas ou eletrônicas de fatos ou de coisas fazem prova plena destes, se a parte, contra quem forem exibidos, não lhes impugnar a exatidão.”

Ou seja, reproduções fotográficas de qualquer tipo valem como prova – e isso inclui documentos! Além de eliminar a necessidade de autenticar cópias, o artigo também cobre o uso de fotografias digitais de documentos já que elas são também reproduções fotográficas.

Além do óbvio impacto no nosso dia a dia, isso tem um efeito direto em como empresas lidam com os documentos pessoais de seus funcionários. Como a fotografia digital tem validade legal, isso traz uma série de facilidades que podem ser aproveitadas pelos profissionais de Departamento Pessoal.

Primeiro, você não precisa guardar cópias de todos os documentos: fotos digitais já são suficiente. Economiza muito papel e muito tempo, já que uma foto tirada com um simples smartphone já tem valor legal.

A segurança e praticidade desses documentos digitais também é muito mais elevada. Manter tudo num arquivo de gavetas deixa-os mais fáceis de serem furtados e ainda sujeitos a acidentes.

Por último, isso facilita a comunicação entre unidades de negócio, escritórios, contadores e terceirizadores de folha, pois tudo pode ser compartilhado com a mesma facilidade que se compartilha uma foto no WhatsApp. Seu malote vai ficar bem mais levinho!

Agora fica a dúvida: o que você está esperando para levar os dados dos seus funcionários para a era digital?

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