departamento de rh sem papel

Aprenda como criar um departamento de RH sem papel

Flexibilidade e mobilidade são termos muito frequentes, no vocabulário da Era Digital. Por isso, ao investir em um departamento de RH sem papel, sua empresa pode ter, à sua disposição, os elementos necessários para gastar menos com recursos e obter mais agilidade no dia a dia por meio do auxílio de soluções digitais.

 

Se houvesse um prêmio para o departamento da empresa que utilizasse mais papel, provavelmente, seria o de Recursos Humanos. Mas, não generalizemos: esse não é o único motivo pelo qual você deveria considerar a implementação de um departamento de RH sem papel.

É claro, todos os formulários, manuais, materiais de integração, memorandos e listas de verificação de contratação podem obstruir impressoras suficientes para que você queira se aposentar mais cedo. Só que a organização, produtividade e flexibilidade do setor também são impactadas positivamente com a mudança.

Que tal, então, deixar de fazer com que o uso do papel engula todo o orçamento do setor, e descobrir quais são os principais benefícios de investir em um departamento de RH sem papel? Basta seguir com a leitura deste post!

 

Como fazer um departamento de RH sem papel

Tudo tem início com o mapeamento de todo o setor. Isso ajuda a diagnosticar quais processos, de todo o fluxo, mais exigem o uso de papel.

E tenha a certeza que um dos aspectos mais relevantes e em comum entre as empresas vai ser aquele que demanda a assinatura de uma ou mais pessoas.

Por isso, considere o uso de assinaturas digitais. Isso porque, ao pedir assinaturas físicas, nos dias de hoje, você está consumindo o tempo de muitas pessoas ao mesmo tempo — seja com o deslocamento de documentos ou a necessidade de ter os profissionais presencialmente nos locais para a assinatura.

Ou seja: é arriscado e, francamente, mais do que um pouco inconveniente para a pessoa que está sendo solicitada para imprimir algo, assiná-lo e enviá-lo de volta.

É por isso que as assinaturas eletrônicas são o caminho do futuro — elas não apenas economizam muito tempo e dinheiro, mas também são mais seguras.

Quer mais dicas para tornar o departamento de RH sem papel? Pois temos uma série delas!

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Conscientize os funcionários sobre como tornar-se mais sustentável

Este deve ser um dos primeiros passos para qualquer departamento ou escritório que queira fazer a transição para um ambiente com menos papel no seu dia a dia.

Uma vez que o RH é um departamento que ajuda a influenciar e tomar decisões, é compreensível que comece por esse setor o processo inicial de sustentabilidade na empresa.

Em seguida, distribua memorandos (digitais, preferencialmente) que expliquem os motivos pelos quais a empresa vai investir na ideia, bem como os benefícios dessa nova prática.

Vale, ainda, destacar o que vai ser feito em curto, médio e longo prazo, e como isso será realizado. Da mesma maneira que convém deixar uma ou mais pessoas responsáveis pela transição.

Isso ajuda a sanar qualquer tipo de dúvida que os seus colaboradores tenham a respeito do departamento de RH sem papel — e das outras áreas — e podem supervisionar o engajamento das equipes.

Quer mais uma dica? Providencie algumas recompensas para as áreas mais produtivas em consumir menos papel. Uma competição sadia costuma ser uma boa oportunidade de ter mais motivação e engajamento.

 

Substitua formulários de papel por outros digitais

Faça um cálculo — pode ser bem rudimentar, na ponta do lápis mesmo — e assuste-se com o quanto a sua empresa investe em papel para impressões.

Perceba, também, o quanto isso pode ser convertido em novos investimentos para melhorar outros processos e benefícios para os colaboradores, posteriormente.

É a boa e velha equação de converter prejuízos em novos investimentos. Apenas pontos positivos para a empresa e os seus colaboradores, portanto.

Caso você não saiba por onde começar essa mudança de formulários físicos para as suas respectivas versões digitais, aqui vão algumas dicas:

  • formulários de avaliação;
  • formulários de feedback;
  • formulários de inscrição;
  • formulários de solicitação de férias ou algum tipo de reembolso;
  • formulários de acordos.

Com os formulários on-line, você também verá tempos de resposta mais rápidos, com os dados de envio armazenados na nuvem, o que facilita a organização do seu departamento.

 

Abrace o armazenamento em nuvem

Finalizamos o tópico acima falando sobre organização para explorar os benefícios do armazenamento em nuvem — um dos grandes diferenciais do departamento de RH sem papel.

Afinal, softwares de gestão permitem que você acumule uma quantidade massiva de documentos digitais sem que, com isso, a sua infraestrutura seja impactada — o que ajuda na organização do escritório, por exemplo, bem como na procura desses materiais arquivados.

Qualquer software de gestão conta com uma solução de armazenamento em nuvem, o que costuma, inclusive, permitir contabilidade com qualquer tipo de arquivo, praticamente.

Isso ajuda a tornar a transição bastante indolor. Além disso, eles são altamente seguros e não correm o risco de um funcionário não autorizado vasculhar arquivos quando não houver mais ninguém por perto.

Podemos usar como exemplo o software de controle de ponto da PontoTel, esta solução permite que os colaboradores registrem o seu ponto através de aplicativo, computador ou telefone fixo e os supervisores podem fazer toda a gestão online e em tempo real, através do sistema.

Se tudo isso parece simples, é verdade. Mas, a verdade, é que é mesmo simples. Ter um departamento de RH sem papel não requer conhecimentos altamente especializados, apenas uma boa solução à mão.

Dessa maneira, é tão fundamental quanto conveniente dar esse passo inicial, que deve economizar horas e milhares de reais para a sua empresa simplesmente ao investir em um departamento de RH sem papel!

 

O que falta, então, para a sua organização dar esse passo importantíssimo para aprimorar o seu crescimento? Entre em contato conosco e saiba quais os benefícios que a Xerpa pode te oferecer!

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