DANFE online: o que é e como emitir o documento?

DANFE online

O DANFE online √© o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletr√īnica (NF-e) que funciona como uma representa√ß√£o da nota fiscal eletr√īnica.

Muitos empreendedores ainda podem divergir quanto ao passo a passo necess√°rio para emitir o DANFE online. Em boa parte dessas situa√ß√Ķes, isso ocorre porque n√£o h√° conhecimento suficiente sobre o documento, sua import√Ęncia e a facilidade em utiliz√°-lo no seu dia a dia corporativo.

Para facilitar e mostrar o quanto o DANFE online chegou para auxiliar e n√£o para ser um obst√°culo em sua rotina, preparamos este post!

Nos t√≥picos a seguir, vamos falar mais sobre esse material que √© uma verdadeira representa√ß√£o impressa ‚ÄĒ embora de maneira mais simplificada da Nota Fiscal Eletr√īnica.

Boa leitura!

O que é DANFE online?

O DANFE online √© uma representa√ß√£o da nota fiscal eletr√īnica. Seu nome √©, na verdade, uma sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletr√īnica (NF-e).

Portanto, quando dizemos que se trata de uma representação podemos entender que é um documento que só existe de maneira digital e pode facilitar o trabalho de muitos empresários.

Tudo porque ao emitir o DANFE online, você tem todos os dados mais necessários para a emissão de um documento fiscal. Consequentemente, o processo do dia a dia é agilizado, seja para a circulação de novas mercadorias das empresa, bem como a comprovação fiscal desses mesmos itens para garantir a conformidade de sua logística com a legislação vigente.

Vale destacar que no geral o DANFE online n√£o substitui a Nota Fiscal Eletr√īnica. √Č apenas uma maneira r√°pida e conveniente de acessar os dados da mesma.

O documento permite ao detentor um material legal para comprovar a exist√™ncia dessa nota fiscal em quest√£o ‚ÄĒ bastando uma simples consulta na internet.

Outras fun√ß√Ķes para o DANFE online

Como destacamos, as fun√ß√Ķes primordiais do DANFE online resumem-se ao acompanhamento de mercadorias em tr√Ęnsito e tamb√©m a exist√™ncia das mesmas, evitando qualquer tipo de conflito legal.

Outro ponto interessante diz respeito ao aux√≠lio na escritura√ß√£o cont√°bil da transa√ß√£o. Isso se faz relevante, por exemplo, quando o destinat√°rio da mercadoria n√£o √© um emissor de Nota Fiscal Eletr√īnica.

Para tanto, conv√©m ficar de olho nos prazos legais de armazenamento de notas fiscais ‚ÄĒ n√£o se preocupe ainda quanto a isso, pois falaremos mais adiante sobre essa exig√™ncia.

No mais, dá para certificar-se no uso do DANFE online como um comprovante da operação efetuada entre duas partes na comercialização das mercadorias.

Como é o processo de elaboração do DANFE online?

Uma vez que a nota fiscal foi emitida, o DANFE online deve ser impresso como um documento auxiliar, como destacamos até aqui para contribuir com a agilidade no monitoramento das mercadorias em circulação pelas mais diversas vias do país.

Do contr√°rio, a inexist√™ncia desse documento pode acarretar uma s√©rie de problemas para quem estiver em posse dos produtos como a aplica√ß√£o de multas em eventuais opera√ß√Ķes de fiscaliza√ß√£o.

Vale destacar ainda que assim que a mercadoria em questão é entregue, existem campos específicos no DANFE online que atestam a conclusão da transação.

Para isso, o destinatário deve assinar e identificar-se pelo nome para que o canhoto, posteriormente, possa ser usado como comprovante também diante de eventuais necessidades para tal.

Quais s√£o as informa√ß√Ķes contidas no documento?

Se a ideia do DANFE online permite o monitoramento de toda a trajet√≥ria de uma mercadoria (de sua sa√≠da do vendedor com destino ao comprador, por exemplo), √© importante saber quais s√£o as informa√ß√Ķes presentes nesse documento a fim de garantir total aproveitamento do mesmo.

Mesmo que n√£o possua valor fiscal, o DANFE √© um bom item para atestar todas as principais informa√ß√Ķes dos itens comercializados e que j√° possuem seus respectivos documentos fiscais.

Atente-se ent√£o aos par√Ęmetros que comp√Ķem um DANFE online e constam nesse tipo de material:

  • Chave de acesso ‚ÄĒ que consiste em uma sequ√™ncia de 44 d√≠gitos ‚ÄĒ bem como um c√≥digo de barras;
  • Dados de quem emitiu o DANFE online, como o CNPJ, a inscri√ß√£o estadual, sua raz√£o social e tamb√©m o endere√ßo completo do estabelecimento e o seu telefone principal de contato;
  • A nomenclatura do material, intitulado Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletr√īnica ‚Äď DANFE;
  • A natureza da opera√ß√£o em quest√£o ‚ÄĒ se entrada ou sa√≠da da mercadoria;
  • Uma tabela com o c√≥digo dos produtos/servi√ßos realizados naquela transa√ß√£o, al√©m de sua descri√ß√£o e tamb√©m a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). Isso inclui outras informa√ß√Ķes relevantes, como a unidade e quantidade da mercadoria e o seu valor unit√°rio e total, entre outros dados relacionados.

Dicas

Caso as informa√ß√Ķes exigidas por lei n√£o caibam em uma s√≥ p√°gina, n√£o h√° problema nisso. A diferen√ßa √© que as p√°ginas devem ser numeradas e todas elas devem ter em comum alguns dados, como √© o caso das informa√ß√Ķes do emitente (como a raz√£o social, seu CNPJ, e a Inscri√ß√£o Estadual).

Outro ponto importante a ser salientado √© que o DANFE online pode ter algumas informa√ß√Ķes complementares.

Isso acontece de maneira obrigat√≥ria quando a empresa em quest√£o tem as informa√ß√Ķes previamente definidas, como √© o caso da:

  • data de entrega;
  • a transportadora;
  • o hor√°rio de sa√≠da;
  • a placa do ve√≠culo respons√°vel pela entrega.

Por fim, vale destacar que o layout padronizado do DANFE online deve ser seguido por quem emite o documento. Ele pode ser analisado diretamente no Manual de Integra√ß√£o ‚ÄĒ Contribuinte mantido pelo pelo Minist√©rio da Fazenda.

Al√©m disso, caso voc√™ tenha d√ļvidas generalizadas sobre a import√Ęncia da emiss√£o desses tipos de documentos, n√≥s fizemos um post completo que pode ser do seu interesse.

Deixe salva a leitura para depois que finalizar este artigo: Tipos de notas fiscais: 6 modelos, suas diferen√ßas e aplica√ß√Ķes.

Como emitir o DANFE online?

Seguimos agora para a conceitua√ß√£o t√©cnica de uso do DANFE online. Para tanto, vamos explorar primeiro a maneira de consult√°-lo na internet. Ou seja: como as fiscaliza√ß√Ķes podem identificar a proced√™ncia das mercadorias em tr√Ęnsito pelo pa√≠s.

E o passo para isso é bastante simplificado: basta ter em mãos a chave de acesso da NF-e em questão. Além disso, o arquivo do DANFE online pode ser acessado em até 180 dias após a data de sua emissão.

Depois disso, as √ļnicas informa√ß√Ķes presentes no documento ser√£o:

  • seu n√ļmero;
  • CNPJ do destinat√°rio (ou do emissor da mercadoria);
  • data de emiss√£o do DANFE online;
  • valor;
  • situa√ß√£o da mercadoria.

Uma boa maneira de ter esse documento quando necessário é a sua impressão. Para isso, após gerar o DANFE online (algo que precede o lançamento da nota fiscal, como vimos), você pode fazer uso do mesmo sistema em que a NF-e foi gerada. Isso agrega em agilidade e precisão nos dados contidos em ambos os documentos.

Muitos empreendedores tendem a manter tanto a nota fiscal quanto o DANFE juntos, pois isso facilita uma série de processos, como a automatização de rotinas e a minimização de equívocos com o uso dos dados.

Como gerar DANFE online gratuito?

Destacamos, no tópico anterior, o quanto é recomendado emitir o DANFE online e imprimi-lo sempre no mesmo sistema para garantir confiabilidade total nos dados apresentados.

Embora existam sistemas diversos que facilitam e permitem a emissão do DANFE, é importante destacar o produto lançado pelo próprio Ministério da Fazenda.

Afinal de contas, é ali mesmo que o empreendedor já vai fazer uso do lançamento de sua NF-e. Portanto, emitir o DANFE online é apenas mais uma parte lógica e sequencial do processo.

Para emitir o DANFE online, atente-se aos seguintes passos:

  • programe a impress√£o do material para ser feita em papel A4 comum;
  • preencha as informa√ß√Ķes obrigat√≥rias exigidas, como a chave de acesso da nota fiscal eletr√īnica;
  • aponte os dados complementares, caso os tenha, para tornar o documento ainda mais completo.

Viu como é simples emitir o seu DANFE online?

Por quanto tempo armazenar o DANFE online?

Seja você um emitente ou destinatário de mercadorias, é importante ter uma área reservada para o armazenamento de todo tipo de documentos. Sejam eles físicos ou digitais.

Com o DANFE online não é exceção. Existe um prazo específico para a guarda desse tipo de material de acordo com a legislação tributária. Assim, caso algum órgão exija a apresentação do documento, você já os têm à mão e evita qualquer tipo de problema legal.

Vamos entender ent√£o o que prega a lei vigente sobre o assunto: destinat√°rios n√£o precisam armazenar o DANFE online, uma vez que eles receberam a NF-e em si que j√° concentra todas as informa√ß√Ķes. Vale a pena ent√£o manter o documento digital apenas.

No caso da NF-e, por sua vez, o prazo exigido por lei é de 5 anos de guarda dos documentos. Lembre-se que é fundamental realizar esse tipo de procedimento, por mais que seja uma garantia de segurança que, talvez, nunca venha a ser necessária durante todo esse período.

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Agora que voc√™ j√° sabe praticamente tudo a respeito do DANFE online, aproveite para compartilhar o nosso artigo nas suas redes sociais, e marque os colegas que tamb√©m v√£o fazer bom uso das informa√ß√Ķes aqui contidas!

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