Realizar o processo de admissão, recolher a documentação do novo colaborador e fazer a inclusão dos dados do mesmo no sistema são tarefas simples e muitas vezes de responsabilidade do estagiário ou assistente de DP.
Após o processo de admissão e durante todo o período em que o colaborador tem vínculo empregatício com a empresa, é importante que esta mantenha os dados do colaborador sempre atualizados.
Como muitas empresas ainda têm seus dados de RH e DP salvos em diversas planilhas e bancos de dados similares, que normalmente não cruzam as informações entre si, o processo de atualização de dados cadastrais se torna um processo bastante complexo ao qual normalmente não é dada a devida atenção.
Além disso, esta forma de armazenamento descentralizado dos dados também acaba muitas vezes comprometendo a segurança destas informações, disponibilizando-as a quem não deveria ter acesso, por exemplo.
Você pode até achar que, justamente por ser tão comum que grande parte das empresas não dê a devida importância para a organização e atualização dos dados de seus colaboradores, estas tarefas não podem causar nenhum problema para a organização.
Será que não causam mesmo?
Para que servem as informações do colaborador?
A empresa precisa ter as informações dos colaboradores não apenas para saber quem é o colaborador, mas também porque existem exigências legais para a contratação de empregados e o acompanhamento do contrato dos mesmos.
Entre as exigências legais estão o CAGED, a SEFIP e a RAIS.
O CAGED é o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados e é enviado diariamente e mensalmente. No CAGED diário são informados os dados de admissões e demissões do dia e no CAGED mensal a empresa envia, até o dia 7 do mês subsequente ao mês de referência, estas mesmas informações relativas ao mês.
O CAGED gera estatísticas para o Ministério de Trabalho elaborar políticas de emprego, para o PIS e para o Seguro Desemprego. O não envio do CAGED nas datas corretas, seja o diário ou o mensal, está sujeito a multa.
A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) é um relatório anual como se fosse um CAGED resumido do ano, incluindo também os colaboradores estatutários, temporários e avulsos. Uma das diferenças entre o CAGED e a RAIS é que a RAIS precisa ser enviada mesmo que a empresa não tenha nenhum funcionário.
Neste caso a empresa enviaria uma RAIS negativa (entenda se você precisa fazer a RAIS negativa). A data para envio da RAIS é estabelecida anualmente e é necessário que a empresa acompanhe a divulgação do prazo da RAIS. Em 2017 o prazo para envio da RAIS referente a 2016 começou em 17 de janeiro e vai até 17 de março.
SEFIP (Sistema de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) é um sistema que consolida as informações cadastrais dos colaboradores e as repassa para o FGTS e a Previdência Social. O envio da SEFIP é obrigatório até o dia 7 do mês subseqüente ao mês de referência e o não envio da mesma é sujeito a multa.
Veja algumas dicas de como evitar multas e ações trabalhistas no nosso e-book.
O que pode acontecer se eu passar informações desatualizadas ou incorretas?
Se as informações cadastrais do colaborador estiverem erradas, estes relatórios serão emitidos com informações erradas e isso pode causar:
No caso da SEFIP:
- Envio de correspondências como saldo de FGTS para o endereço errado – de forma que o colaborador pode nunca receber este ou outros comunicados importantes da CAIXA.
- Problemas para o colaborador para sacar o FGTS – o que pode gerar inclusive processos de danos morais contra o empregador.
- Problemas para o colaborador receber o pagamento de benefícios por afastamento.
No CAGED diário:
- Impedimento no recebimento do seguro desemprego – o que pode gerar inclusive processos de danos morais contra o empregador.
- Obrigatoriedade de devolução de valor recebido pelo novo colaborador referente ao seguro desemprego – Caso o novo colaborador esteja recebendo o seguro desemprego e efetue o saque em uma data em que já havia sido admitido (por falta de informação da admissão na data correta no CAGED diário), a empresa deve pagar uma multa referente à parcela e encargos, ficando ainda sujeita a punição civil e criminal por fraude.
No CAGED mensal:
- Impedimento no recebimento do abono do PIS – o que pode gerar processos de danos morais contra o empregador.
Na RAIS:
- Impedimento no recebimento de seguro desemprego e no abono do PIS, assim como quando há erros no CAGED – ambos podem gerar processos de danos morais contra o empregador.
Quais são as informações cadastrais em que eu devo prestar mais atenção?
As informações que costumam gerar mais problemas quando digitadas erradas ou não atualizadas são:
- Nome completo do colaborador – é importante verificar se houve alteração do nome do colaborador nos casos de casamento ou separação.
- Número do PIS – é importante garantir que o número do PIS informado esteja correto pois um dígito errado pode corresponder ao PIS de outra pessoa. Além de fazer com que o colaborador não receba o abono do PIS, pode gerar processos de danos morais contra o empregador por informar vínculo trabalhista inexistente.
- Endereço do colaborador – se não atualizado, pode causar o extravio de correspondências da CAIXA como o saldo do FGTS para o colaborador.
- Data de Nascimento – se digitada errada pode impedir o colaborador de sacar seu FGTS.
- Data de admissão – se anotada errada, gera diferença nos cálculos rescisórios, inclusive de FGTS e pode gerar processos de danos morais contra o empregador.
- Data de desligamento – se não comunicada no CAGED pode impedir o colaborador de receber seu seguro desemprego.
O que muda com o eSocial?
O objetivo do eSocial é ser o registro central de todas as informações dos colaboradores da empresa e nele todas as informações devem estar sempre corretas e atualizadas.
Sem o eSocial as empresas acabam tendo uma flexibilidade maior de passar as informações com atraso, apesar dos problemas que já vimos que isso pode causar. Com a entrada do eSocial isso ficará mais difícil, uma vez que o eSocial não permitirá informações com data retroativa.
Já no momento de incluir os dados dos colaboradores no sistema, a empresa deverá informar os dados dos colaboradores atualizados uma vez que o sistema fará a validação e dados incorretos não serão aceitos.
Além disso, precisará também garantir que estas informações estejam sempre corretas e atualizadas até o dia 7 (ou dia útil imediatamente anterior) do mês subseqüente ao mês de referência ou até o envio dos eventos mensais de folha de pagamento, de forma a evitar inconsistências entre a folha e os dados cadastrais.
Como centralizar todas as informações antes do eSocial?
Se a sua empresa ainda lida com as informações de seus colaboradores usando planilhas ou bancos de dados similares, você deve estar procurando uma maneira melhor de organizar e visualizar esses dados, para conseguir mantê-los sempre atualizados. Isso será ainda mais importante com a chegada do eSocial!
A Xerpa é uma solução para Departamento Pessoal que facilita a admissão e o cadastro de funcionários, além de distribuir holerites, gerenciar férias, ausências e benefícios. Com ela, você tem acesso a todas as informações de forma prática e rápida.
