Realizar o processo de admissão, recolher a documentação do novo colaborador e fazer a inclusão dos dados do mesmo no sistema são tarefas simples e muitas vezes de responsabilidade do estagiário ou assistente de DP.

Após o processo de admissão e durante todo o período em que o colaborador tem vínculo empregatício com a empresa, é importante que esta mantenha os dados do colaborador sempre atualizados.

Como muitas empresas ainda têm seus dados de RH e DP salvos em diversas planilhas e bancos de dados similares, que normalmente não cruzam as informações entre si, o processo de atualização de dados cadastrais se torna um processo bastante complexo ao qual normalmente não é dada a devida atenção.

Além disso, esta forma de armazenamento descentralizado dos dados também acaba muitas vezes comprometendo a segurança destas informações, disponibilizando-as a quem não deveria ter acesso, por exemplo.

Você pode até achar que, justamente por ser tão comum que grande parte das empresas não dê a devida importância para a organização e atualização dos dados de seus colaboradores, estas tarefas não podem causar nenhum problema para a organização.

Será que não causam mesmo?

Para que servem as informações do colaborador?

A empresa precisa ter as informações dos colaboradores não apenas para saber quem é o colaborador, mas também porque existem exigências legais para a contratação de empregados e o acompanhamento do contrato dos mesmos.

Entre as exigências legais estão o CAGED, a SEFIP e a RAIS.

O CAGED é o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados e é enviado diariamente e mensalmente. No CAGED diário são informados os dados de admissões e demissões do dia e no CAGED mensal a empresa envia, até o dia 7 do mês subsequente ao mês de referência, estas mesmas informações relativas ao mês.

O CAGED gera estatísticas para o Ministério de Trabalho elaborar políticas de emprego, para o PIS e para o Seguro Desemprego. O não envio do CAGED nas datas corretas, seja o diário ou o mensal, está sujeito a multa.

A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) é um relatório anual como se fosse um CAGED resumido do ano, incluindo também os colaboradores estatutários, temporários e avulsos. Uma das diferenças entre o CAGED e a RAIS é que a RAIS precisa ser enviada mesmo que a empresa não tenha nenhum funcionário.

Neste caso a empresa enviaria uma RAIS negativa (entenda se você precisa fazer a RAIS negativa). A data para envio da RAIS é estabelecida anualmente e é necessário que a empresa acompanhe a divulgação do prazo da RAIS. Em 2017 o prazo para envio da RAIS referente a 2016 começou em 17 de janeiro e vai até 17 de março.

SEFIP (Sistema de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) é um sistema que consolida as informações cadastrais dos colaboradores e as repassa para o FGTS e a Previdência Social. O envio da SEFIP é obrigatório até o dia 7 do mês subseqüente ao mês de referência e o não envio da mesma é sujeito a multa.

Veja algumas dicas de como evitar multas e ações trabalhistas no nosso e-book.

O que pode acontecer se eu passar informações desatualizadas ou incorretas?

Se as informações cadastrais do colaborador estiverem erradas, estes relatórios serão emitidos com informações erradas e isso pode causar:

No caso da SEFIP:

  • Envio de correspondências como saldo de FGTS para o endereço errado – de forma que o colaborador pode nunca receber este ou outros comunicados importantes da CAIXA.
  • Problemas para o colaborador para sacar o FGTS – o que pode gerar inclusive processos de danos morais contra o empregador.
  • Problemas para o colaborador receber o pagamento de benefícios por afastamento.

No CAGED diário:

  • Impedimento no recebimento do seguro desemprego – o que pode gerar inclusive processos de danos morais contra o empregador.
  • Obrigatoriedade de devolução de valor recebido pelo novo colaborador referente ao seguro desemprego – Caso o novo colaborador esteja recebendo o seguro desemprego e efetue o saque em uma data em que já havia sido admitido (por falta de informação da admissão na data correta no CAGED diário), a empresa deve pagar uma multa referente à parcela e encargos, ficando ainda sujeita a punição civil e criminal por fraude.

No CAGED mensal:

  • Impedimento no recebimento do abono do PIS – o que pode gerar processos de danos morais contra o empregador.

Na RAIS:

  • Impedimento no recebimento de seguro desemprego e no abono do PIS, assim como quando há erros no CAGED – ambos podem gerar processos de danos morais contra o empregador.

Quais são as informações cadastrais em que eu devo prestar mais atenção?

As informações que costumam gerar mais problemas quando digitadas erradas ou não atualizadas são:

  • Nome completo do colaborador – é importante verificar se houve alteração do nome do colaborador nos casos de casamento ou separação.
  • Número do PIS – é importante garantir que o número do PIS informado esteja correto pois um dígito errado pode corresponder ao PIS de outra pessoa. Além de fazer com que o colaborador não receba o abono do PIS, pode gerar processos de danos morais contra o empregador por informar vínculo trabalhista inexistente.
  • Endereço do colaborador – se não atualizado, pode causar o extravio de correspondências da CAIXA como o saldo do FGTS para o colaborador.
  • Data de Nascimento – se digitada errada pode impedir o colaborador de sacar seu FGTS.
  • Data de admissão – se anotada errada, gera diferença nos cálculos rescisórios, inclusive de FGTS e pode gerar processos de danos morais contra o empregador.
  • Data de desligamento – se não comunicada no CAGED pode impedir o colaborador de receber seu seguro desemprego.

O que muda com o eSocial?

O objetivo do eSocial é ser o registro central de todas as informações dos colaboradores da empresa e nele todas as informações devem estar sempre corretas e atualizadas.

Sem o eSocial as empresas acabam tendo uma flexibilidade maior de passar as informações com atraso, apesar dos problemas que já vimos que isso pode causar. Com a entrada do eSocial isso ficará mais difícil, uma vez que o eSocial não permitirá informações com data retroativa.

Já no momento de incluir os dados dos colaboradores no sistema, a empresa deverá informar os dados dos colaboradores atualizados uma vez que o sistema fará a validação e dados incorretos não serão aceitos.

Além disso, precisará também garantir que estas informações estejam sempre corretas e atualizadas até o dia 7 (ou dia útil imediatamente anterior) do mês subseqüente ao mês de referência ou até o envio dos eventos mensais de folha de pagamento, de forma a evitar inconsistências entre a folha e os dados cadastrais.

Como centralizar todas as informações antes do eSocial?

Se a sua empresa ainda lida com as informações de seus colaboradores usando planilhas ou bancos de dados similares, você deve estar procurando uma maneira melhor de organizar e visualizar esses dados, para conseguir mantê-los sempre atualizados. Isso será ainda mais importante com a chegada do eSocial! 

A Xerpa é uma solução para Departamento Pessoal que facilita a admissão e o cadastro de funcionários, além de distribuir holerites, gerenciar férias, ausências e benefícios. Com ela, você tem acesso a todas as informações de forma prática e rápida.