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Como gerir os dados cadastrais do colaborador

Uma das principais rotinas do RH é a de manter os dados cadastrais do colaborador atualizados. Quando a empresa assume um vínculo empregatício obrigatoriamente existem questões legais por trás disso.

Manter os dados cadastrais do colaborador atualizados é uma dessas obrigações. Porque, assim, existe maior transparência na relação trabalhista empregado/empregador.

Além disso, esses dados funcionam como uma prestação de contas da empresa para várias exigências trabalhistas do Ministério do Trabalho.

Muitas empresas ainda adotam o processo manual para gerenciar os dados cadastrais do colaborador. A questão é que além de tomar mais tempo para organização dos documentos a incidência de erros é maior nesse processo.

Por isso, que atualmente muitos softwares contribuem com esse gerenciamento. Facilitando atualizações periódicas e possibilitando maior segurança de armazenamento.

Mas quais são os dados cadastrais do colaborador que a empresa precisa ter? E como aliar praticidade e segurança no mesmo lugar? Saiba tudo sobre o assunto em nosso artigo.

Dados cadastrais do colaborador mais importantes

A importância dos dados cadastrais do colaborador vai muito além do que simplesmente um controle da empresa. Periodicamente a organização precisa se dirigir a órgãos como o CAGED, RAIS e SEFIP.

E cada um deles tem por responsabilidade fiscalizar a relação trabalhista e analisar cada informação repassada pela empresa. Por isso, é fundamental que todos os dados cadastrais do colaborador estejam certos e devidamente atualizados.

E entre as principais informações, que fazem parte da ficha de admissão, e que a empresa precisa ter sempre em mãos para evitar possíveis ações trabalhistas são:

  • Nome do empregado;
  • Data de Nascimento e filiação;
  • Número dos documentos pessoais (CPF, RG, Título eleitoral, Certificado de Reservista);
  • Número e série da CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
  • Número do PIS;
  • Função e cargo;
  • Jornada de trabalho;
  • Valor da remuneração;
  • Dados da folha de pagamento;
  • Dados de admissão;
  • Dados de rescisão contratual;
  • Atestados de saúde, aviso de férias, acidentes de trabalho, se houver.

Cada um desses dados cadastrais do colaborador, desde 2014, são cadastrados no eSocial, sistema de informação do Governo Federal. Por meio dele a empresa repassa informações trabalhistas e da vida dos empregados.

O objetivo principal do eSocial foi facilitar esse gerenciamento de dados na relação empresa e Governo. Simplificando a centralização de informações trabalhistas, tributárias e previdenciárias dos colaboradores.

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Erros mais comuns no cadastro dos colaboradores

Diante de uma infinidade de documentos e dados, a atenção é imprescindível para evitar erros. E alguns dados cadastrais do colaborador aparecem na lista dos grandes causadores de problemas para as empresas se não houver atualização.

 

Nome do colaborador

Uma mudança de sobrenome, em função de um casamento ou divórcio, ou uma letra errada pode tirar o direito de o colaborador sacar o FGTS ou receber o seguro-desemprego.

Portanto, é fundamental se atentar a qualquer mudança no nome para ser realizada uma atualização nos dados cadastrais do colaborador.  

 

Data de nascimento

Se um sobrenome errado ou a letra do nome pode impedir o saque de alguns benefícios do colaborador, uma data de nascimento errada tem o mesmo valor. Isso porque se ela for diferente do documento original impedirá também qualquer saque.

Por isso, é fundamental que o setor se atente a essa anotação e não só isso, mantenha um controle periódico de atualização de dados cadastrais do colaborador para corrigir erros.

 

Endereço residencial

Se a empresa não mantiver atualizado os dados cadastrais do colaborador que se referem ao endereço pode haver o extravio e a perda de correspondências importantes. Uma delas é o saldo do FGTS que é enviado pela CAIXA.

E se o colaborador não tiver esse dado fica impossível saber se os depósitos estão sendo feitos corretamente e até impossibilita a visualização desse valor, que é um direito dele.

 

Número do PIS

Um dígito errado que evita que o colaborador receba o seguro-desemprego ou o abono do PIS. A atenção em relação aos dados cadastrais do colaborador também precisa estar direcionada ao número do PIS.

E além de trazer problemas para o empregado, um erro como esse é passível de processos trabalhistas e até o pagamento de multas e indenizações por parte do empregador. Em um processo manual as chances de esse erro ocorrer são muito maiores.

Às vezes em função de uma distração ou cansaço do responsável do setor no preenchimento de dados. Por isso, que a automatização nesse caso oferece um fluxo mais assertivo, até mesmo apontando quando algum dígito está faltando ou fora do lugar.

 

Data de admissão

Qualquer anotação errada nos dados cadastrais do colaborador em relação à admissão pode acarretar em processos trabalhistas em função de cálculos rescisórios.

Isso porque uma data diferente da oficial pode fazer com a empresa pague um valor diferente do que seria o correto.

Ou seja, os dados cadastrais do colaborador em relação à data de admissão precisam receber sua devida atenção no preenchimento para evitar ações trabalhistas.

 

Data da rescisão contratual

No caso da rescisão contratual além da oficialização da saída do colaborador com todos os trâmites legais, a empresa precisa informar o CAGED. Isso porque é por meio dele que o colaborador terá direito de requerer o seguro-desemprego.

 

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A tecnologia a serviço dos dados cadastrais do colaborador

As tarefas repetitivas são as maiores causadoras de erros dentro dos processos manuais. E essa realidade não é diferente quando se fala da gestão de dados cadastrais do colaborador.

Dessa forma, muitas empresas apostam nos softwares de gestão para agilizar os processos.

Além de otimizar o tempo do departamento pessoal, o processo automatizado diminui a incidência de erros e oferece maior segurança de dados. Sem contar na facilidade de acesso aos dados em poucos cliques.   

Entre as principais facilidades que automatização de processos pode oferecer podemos destacar as seguintes:

 

Praticidade no acesso às informações

Em poucos cliques no software a empresa acessa os dados cadastrais do colaborador, sem ter que ficar procurando em uma infinidade de papéis, que podem se perder.

O compartilhamento de informações e dados entre os setores responsáveis, contabilidade e RH, também é facilitado e tudo pode ser feito online e sem burocracias.

 

Segurança de armazenamento

Além disso, há uma segurança de armazenamento maior na nuvem, onde os dados são guardados de forma mais segura. Evitando assim, perdas e acidentes que podem ocorrer com documentos físicos.

Sem contar que os backups são feitos constantemente para diminuir as chances de que algum documento ou dado importante seja excluído ou suma por engano.

 

Menor incidência de erros

O controle manual exige muita atenção e qualquer distração por menor que seja pode acarretar em erros graves e imperceptíveis aos olhos humanos.

Em um software de gestão de documentos a própria ferramenta acaba apontando um possível erro de dado e exige uma correção imediata.

 

Otimização de processos

Por muito tempo o RH ficou debruçado por dias para atualizar os dados cadastrais do colaborador ou para preencher qualquer informação. Porém, hoje as soluções tecnológicas permitem que essa burocracia seja otimizada.

Tudo se torna mais simples por meio do software, com áreas específicas para preencher os dados, correções mais rápidas e um controle maior das informações em um só lugar. Assim, o RH consegue se dedicar a questões estratégicas de gestão de pessoas.  

 

Autonomia para os colaboradores

Outra possibilidade nesse controle gerencial por meio dos softwares de gestão ocorre no preenchimento de dados. Uma das funcionalidades que ele oferece permite que o próprio colaborador preencha as informações cadastrais e suba as documentações.

Assim o RH só tem o trabalho de conferi-los, diminuindo o tempo e os esforços em torno dessa burocracia.

Mudando a rotina dos dados cadastrais

Realizar o controle de dados cadastrais do colaborador da forma correta não só aumenta a transparência nas relações trabalhistas, mas diminui as chances de processos trabalhistas.

Por isso, é fundamental que a empresa tenha um espaço seguro para gerenciar esses dados. E esse controle pode vir por meio das soluções tecnológicas que o mercado apresenta.

Com elas, além da empresa diminuir a incidência de erros, há uma garantia maior na praticidade de acesso a informações e na segurança de armazenamento dos dados.

 

E você como faz para organizar os dados cadastrais dos colaboradores da sua empresa? Deixe um comentário no post e conte para nós.

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