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Controle de horas trabalhadas: o que eu perco com a desorganização?
Departamento Pessoal

Controle de horas trabalhadas: o que eu perco com a desorganização?

O controle de horas trabalhadas é uma exigência da CLT e diz que toda empresa com mais de 10 funcionários deve ter o registro do ponto desses trabalhadores. Parece óbvio que essa determinação seja cumprida. Mas, muitas organizações negligenciam o controle de relógio ponto dos colaboradores.

Se quando falamos em negligência, você pensou na ausência de ferramentas que possam fazer esse registro. Está enganado! Algumas empresas simplesmente mantêm seus documentos uma bagunça, não acompanham como deveriam e deixam os cálculos e compensações de horas a desejar.

As consequências negativas dessa desordem você descobrirá no decorrer da leitura deste post. Portanto, acompanhe o conteúdo e saiba mais sobre as multas, o papel dos colaboradores e receba algumas dicas para evitar problemas!

 

A falta de controle de horas trabalhadas pode gerar multas

Se a sua empresa nunca recebeu os órgãos de fiscalização, é apenas uma questão de tempo para que isso aconteça. Uma hora ou outra o Ministério do Trabalho pode aparecer sem aviso prévio e qualquer pingo fora do i pode gerar multas.

Primeiro, porque ao ser pego de surpresa, quem tem os arquivos desorganizados sempre deixa um registro importante para trás. Com isso, o fiscal trabalhista pode interpretar essa falta de dados ou a desordem como fraude e multar a organização.

O papel do gestor do departamento de recursos humanos em relação ao controle de horas trabalhadas é estar sempre atualizado no que diz respeito a legislação e manter os documentos organizados e em dia.

Caso contrário, a ausência ou instabilidade nos dados pode resultar, além das multas, em processos trabalhistas e na reposição das horas extras por meio do pagamento. Ou seja, os encargos podem ser altos e trazer prejuízos financeiros para a empresa.

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O papel do colaborador

A desorganização no controle de horas trabalhadas nem sempre é dever da empresa ou prejudica somente a organização. Os colaboradores também podem ser responsáveis pela desordem ou serem diretamente afetados por isso.

Nem sempre o trabalhador afetado processará a organização. Contudo, isso não significa que aquele que não registra o ponto corretamente não possa mover uma ação trabalhista no futuro.

Existem vários perfis de colaboradores dentro de um negócio. E, entre eles estão os que se esquecem de marcar o ponto com frequência, atrasam demais ou fazem horas extras a mais do que é permitido por lei.

Portanto, se você não tem o controle sobre os registros, não há como saber o que está acontecendo. Desta forma, você perde a chance de resolver o problema antes de sofrer as consequências dele.

 

Comunicar para educar

A empresa também deve priorizar a comunicação com a equipe. Muitos trabalhadores não têm a mínima noção da importância do relógio ponto e veem o registro apenas como uma maneira de pegar folgas, serem controlados e vigiados pelo RH. E isso pode gerar um desconforto entre contratantes e contratados.

É extremamente importante que os gestores se preocupem em prestar esclarecimentos quanto à influência deste documento no andamento legal da empresa e na qualidade de vida dessas pessoas.

O bem-estar e a promoção de um ambiente de trabalho harmonioso estão diretamente ligados ao acompanhamento das horas trabalhadas. Tudo isso porque a melhor forma de evitar que o colaborador fique sobrecarregado é gerenciando a sua jornada.

 

Como manter os registros sob controle

Felizmente, manter os documentos organizados não é uma tarefa difícil e não ocupa muito tempo. Atualmente, existem várias formas de fazer o controle de horas trabalhadas, cada uma com suas particularidades. Conheça algumas delas:

 

Ponto biométrico

Essa talvez seja a opção mais prática e segura da atualidade. A instalação costuma ser simples e de baixo custo, além de dificultar as divergências entre patrão e empregado. Isso porque é quase impossível fraudar esse tipo de documento, uma vez que cada impressão digital é única.

Além disso, o ponto biométrico permite que o colaborador tenha acesso a um comprovante com o registro, sendo possível conferir e questionar qualquer alteração por parte da empresa. A segurança é uma via de mão dupla, pois, nesse caso, tanto a empresa quanto o trabalhador ficam protegidos.

 

Código de barras

Se os funcionários que trabalham na sua empresa tem um crachá com um código de barras, esse pode ser um ótimo instrumento para a marcação do ponto e controle geral dos dados de um colaborador.

A codificação permite armazenar alguns dados sobre o indivíduo e, quando vinculada a um sistema, facilita o trabalho do RH.

Por outro lado, é necessário que esse método tenha um rígido controle para que não haja fraudes, além de um trabalho de conscientização dos funcionários para que saibam as consequências que um registro “fantasma” pode gerar, como, por exemplo, as dificuldades enfrentadas caso sofra um acidente fora do ambiente laboral.

 

Relógio Cartográfico

Embora a mais tradicional maneira de registrar o ponto esteja caindo em desuso devido à biometria, algumas empresas ainda utilizam o relógio cartográfico para o controle da jornada.

É verdade que esse método não é muito prático, mas ajuda as empresas que mantêm uma equipe de funcionários de confiança no departamento financeiro, que estão quase se aposentando dentro da organização e ainda tem a prática de fazer algumas anotações no cartão de cada funcionário.

 

Dicas para evitar novos problemas

Embora a empresa tenha uma certa flexibilidade na escolha da ferramenta mais adequada para fazer o controle de horas trabalhadas, contar com a tecnologia é, sem dúvidas, a melhor maneira de evitar novos problemas

Atualmente, o mercado disponibiliza diversos softwares para que uma organização consiga controlar não só o relógio ponto, mas todas as informações pertinentes sobre um funcionário. É possível também ter todos esses relatórios guardados no lugar mais seguro que a rede pode oferecer: o armazenamento em nuvem.

 

Como funciona

Toda a rotina de um funcionário devidamente registrada na entrada, nos intervalos e na saída, fica arquivada em um servidor remoto que não necessita de download, apenas um link para ser acessado como qualquer página da internet, a qualquer hora do dia e em qualquer lugar do mundo.

A automatização de processos de controle de horas, desligamentoscontratações, férias e administração da folha de pagamento promovem agilidade, praticidade e organização no que diz respeito à gestão de colaboradores.

Dessa forma, a empresa tem seus dados protegidos e sob total controle, Ela também fica resguardada para as ocasiões em que recebe a fiscalização ou sofre alguma ação trabalhista.

 

Hoje, você aprendeu que fazer o controle de horas trabalhadas é fundamental para que a empresa não sofra as consequências negativas que uma ação trabalhista ou um problema com a fiscalização podem trazer, e como a tecnologia e o envolvimento dos colaboradores são fundamentais para atingir esse objetivo.

 

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