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Contracheque online: quais as principais vantagens desse recurso?
Contabilidade

Contracheque online: quais as principais vantagens desse recurso?

A revolução digital tem ajudado a simplificar e automatizar processos nos mais diversos setores dentro de uma empresa — e a folha de pagamentos não fica de fora. Se você ainda não conhece o contracheque online, não pode perder essa oportunidade de conferir suas principais vantagens.

A digitalização da folha de pagamento agiliza as rotinas de RH, trazendo uma economia não só de papel, mas também de tempo da equipe. Uma atividade manual que chega a levar algumas horas todos os meses pode ser reduzida a apenas alguns minutos quando feita na versão online.

Uma ferramenta mais moderna como essa também já prepara a empresa para se adaptar aos requerimentos obrigatórios do e-Social, que se beneficiariam de uma maior integração dos dados.

Neste post vamos explicar o que é o contracheque online, suas vantagens e como implementá-lo na sua empresa. Acompanhe!

 

O que é o contracheque online?

O contracheque (ou holerite) online nada mais é do que o demonstrativo de vencimentos mensais — que toda empresa deve disponibilizar para cada funcionário — porém em formato digital em vez da tradicional versão impressa.

Ele pode ser enviado por e-mail ou disponibilizado em uma página online. Esta teria um acesso seguro, protegido por senha — opção mais recomendada para maior segurança dos dados do funcionário.

A entrega do contracheque por via digital é permitida por lei. Mas, se o funcionário exigir a versão impressa a empresa deve fornecê-la. Trabalhadores sem acesso ao computador em seu ambiente de trabalho também devem ter a opção de receber a versão impressa.

Além disso, é preciso ter atenção às Convenções Coletivas de Trabalho. Deve-se consultar a existência de regras específicas que devem ser consideradas antes de migrar totalmente para um modelo online.

A versão digital só pode ser emitida por um sistema de gestão, o que por sua vez já previne erros decorrentes de cálculos manuais. Além disso, permite uma maior integração dos dados e é muito mais rápido.

 

Quais as vantagens do contracheque online?

A adoção do holerite digital, como parte de uma solução que automatiza processos de gestão de folha de pagamento, traz uma série de benefícios, tanto para empregador quanto para funcionário:

 

Economia

O primeiro benefício mais óbvio é a redução de gastos com papel para a impressão de todos os contracheques. A empresa também economiza energia, equipamentos e até mesmo espaço físico para armazenamento.

A redução do tempo gasto com a impressão e entrega dos contracheques também libera a equipe de RH para outras atividades mais estratégicas. Quanto mais funcionários a empresa tiver, maior será a redução no tempo da tarefa.

 

Rapidez

A agilidade ao gerar o contracheque online economiza tempo: não apenas na preparação dos documentos, mas também em todo o procedimento de entrega manual dos contracheques e devolução dos recibos assinados.

O contracheque online fica disponível para consulta quase que instantaneamente. Como o comprovante de depósito em conta-salário dispensa o requerimento de assinatura do funcionário. Assim, o processo fica muito mais ágil.

 

Facilidade

O recebimento do contracheque por via digital também é muito mais conveniente para os funcionários. As chances de ter o papel perdido ou danificado e precisar entrar em contato com o RH para pedir uma 2ª via são nulas.

Caso aconteça alguma coisa com o documento digital, é só entrar no sistema e pegar uma nova cópia. O sistema de gestão também já consolida diversas informações. Isso otimiza os processos internos de RH e garantindo maior confiabilidade dos dados.

 

Segurança

O contracheque online oferece muito mais segurança aos funcionários, já que o acesso ao documento é protegido por senha. A versão digital também reduz os riscos de extravio ou exposição acidental dos dados pessoais dos colaboradores.

A facilidade no armazenamento também traz maior segurança ao trabalhador. Isso pois este precisa guardar todos os comprovantes de salário até o momento da sua aposentadoria, a fim de evitar problemas na hora de receber seus direitos.

 

Integração

Um sistema de gestão que permita a automatização dos processos de folha de pagamento e geração de contracheques online também garante uma integração maior dos dados dos funcionários.

A integração e consolidação de dados, assim como a automatização de processos, garantem maior segurança e precisão na prestação de contas que deve ser feita aos órgãos oficiais do governo tais como a Receita Federal, INSS, Ministério do Trabalho e Emprego, e assim por diante.

Esta prestação de contas, que é feita de forma unificada por meio do e-Social, requer mais do que nunca a consolidação dos dados para evitar discrepâncias. Afinal, erros podem incidir em graves multas para a empresa.

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Além de toda a economia e agilidade que o contracheque online pode propiciar, sua infraestrutura também colabora na preparação para o e-Social, pois garante-se uma prestação de contas de acordo com o formato exigido pelo sistema.

 

Por que adotar o contracheque online?

Como é possível perceber, a migração de um método tradicional para o digital exige tempo e investimento. Porém, é uma despesa que tem seu retorno garantido.

A digitalização do processo garante maior agilidade na disponibilização dos contracheques aos funcionários. Isso proporciona maior segurança e redução do risco de erros.

Além da economia com papel e tempo dos funcionários, a empresa garante o cumprimento de prazos. Evita-se, assim, encargos desnecessários com possíveis multas decorrentes de cálculos incorretos na folha de pagamento.

Lembrando que um sistema moderno e integrado, com dados confiáveis, não beneficia apenas a empresa. Além de facilitar a prestação de contas aos órgãos governamentais, também gera relatórios de qualidade para o próprio controle financeiro empresarial.

Um sistema que permita integrar as informações da folha de pagamento dos funcionários com outros relatórios financeiros ajuda a prever o fluxo de caixa. Além disso, melhora o planejamento estratégico e facilita a vida do gestor na hora de tomar decisões de risco.

Com todos esses benefícios e funcionalidades, incorporar a tecnologia de um sistema de gestão moderno pode ser uma ferramenta importante para proteger a sua empresa e garantir o seu sucesso.

Existe uma variedade de soluções de gestão no mercado, além de consultorias especializadas. Cabe a cada empreendedor identificar qual é a opção que melhor atende às necessidades específicas do seu negócio.

 

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