Contador digital: aprenda como modernizar o seu escritório

A contabilidade é atualmente uma importante ferramenta gerencial. Ela tem o papel de garantir informações precisas que auxiliam os gestores e empreendedores na tomada de decisões que resultarão no sucesso da empresa.

Para atender às exigências do atual cenário econômico-financeiro, bem como os avanços tecnológicos e as demandas da legislação fiscal, trabalhista e previdenciária, é cada vez mais necessário que o profissional de contabilidade modernize seu escritório, tornando-se um contador digital.

Neste artigo você verá sugestões práticas sobre como modernizar o seu escritório de contabilidade, a fim de otimizar a sua rotina de trabalho e garantir o melhor serviço aos seus clientes. Acompanhe!

A evolução da profissão contábil

Até a década de 1940, a contabilidade era exercida pelo então chamado “guarda-livros”. Somente em 1946, com o Decreto-lei n.º 9. 295 que criou o Conselho Federal de Contabilidade, é que começou haver um desenvolvimento mais significativo da profissão contábil.

Assim como está ocorrendo hoje, nos anos 1960 diversas mudanças na legislação obrigaram os profissionais contábeis a buscarem melhorias para o seu modus operandi. Elas implicaram em maiores controles fiscais e contábeis para os órgãos públicos, assim como para as empresas.

Outro marco do desenvolvimento da profissão contábil no Brasil foi a aprovação da Lei das Sociedades Anônimas, em 15 de dezembro de 1976. Ao mesmo tempo foi criada a Comissão de Valores Mobiliários (CVM), que substituiu o Banco Central na emissão de parte da legislação contábil e no controle do mercado de capitais no Brasil.

Nesse período, procedimentos contábeis eram bastante complexos e dependiam de uma papelada “infinita”. Talvez os profissionais de hoje nunca tenham ouvido falar da Ficha Tríplice e do Front Feed, que eram utilizados pela contabilidade para escriturar o Livro Diário na época.

Na década de 1980, começaram a surgir os primeiros computadores de pequeno porte e teve início, então, uma revolução tecnológica que afetou diretamente os procedimentos contábeis.

Nos anos 1990 entraram no mercado os sistemas de gestão empresarial, os ERPs (Enterprise Resource Planning), e a contabilidade passou a ter cada vez mais importância estratégica no direcionamento e no gerenciamento de qualquer empresa.

A partir daí, o avanço tecnológico não parou mais e contribuiu definitivamente para que o contador deixasse de exercer um papel apenas escritural, para assumir a importante função de consultor de negócios.

Como otimizar as rotinas do escritório contábil

O avanço da tecnologia facilitou consideravelmente o desenvolvimento das atividades contábeis. No entanto, a rotina de um escritório contábil é muito intensa e precisa de organização para otimizar o trabalho e o tempo.

Confira algumas dicas práticas que podem fazer toda a diferença no seu escritório:

Planeje as rotinas

A rotina de um escritório contábil é agitada, com muitos processos e atividades paralelas. Por isso, um bom planejamento é essencial para ter um cotidiano mais organizado e conseguir dar qualidade aos serviços prestados.

O objetivo do planejamento é definir estratégias para o cumprimento das tarefas de acordo com o tempo gasto para realizá-las. Uma boa dica é documentar os problemas encontrados na sua rotina, bem como a forma usada para resolvê-los. Isso lhe ajudará a encontrar soluções futuras de maneira mais rápida e assertiva.

Lembre-se que uma rotina organizada também contribui para a adaptação de novos profissionais, permitindo que eles se dediquem às atividades com mais tranquilidade e aproveitamento.

Treine sua equipe

A contabilidade passa por constante mudanças, principalmente na área fiscal e tributária. Por isso, é importante oferecer treinamentos periódicos à equipe, definindo o foco da capacitação com base nos resultados da gestão.

O treinamento é fundamental para a execução do planejamento das rotinas. Dessa forma, você poderá rever desde procedimentos até a definição de resultados, corrigindo as rotas que estiverem desajustadas. Além de, claro, aumentar a produtividade e a qualidade dos serviços prestados.

Fique atento às novidades tecnológicas

Acompanhar as novidades tecnológicas é praticamente uma obrigação para escritórios de contabilidade, pois a tecnologia se tornou fundamental para atender às demandas legais e para sobreviver à competitividade do mercado.

Portanto, automatize os processos que ainda são manuais. Escolha sistemas de gestão contábil que atendam às necessidades do seu escritório, que ajudem a organizar e simplificar a sua rotina. Eles também ajudam a reduzir custos e a aumentar a produtividade.

Não negligencie os recursos tecnológicos, porque eles podem fazer toda a diferença quando o cliente tiver que escolher entre o seu escritório e o concorrente.

Conheça todas as funcionalidades do seu sistema

Ao disponibilizar um sistema de gestão para os seus colaboradores, é muito importante conhecer todas as suas funcionalidades, uma vez que o volume de informações com que um escritório contábil trabalha diariamente é muito grande.

Atender às exigências legais, apurar impostos, enviar declarações, emitir relatórios e muitas outras atividades demandam um programa que seja funcional e dinâmico. Procure conhecer o seu funcionamento completo para ganhar tempo e evitar retrabalhos.

Acompanhe as tendências para o setor

Preste atenção ao que acontece no mundo da contabilidade, pois isso permitirá identificar as tendências e sair na frente da concorrência ao oferecer novidades aos seus clientes.

Isso possibilitará que você defina uma estratégia mais assertiva, mantenha a equipe sempre atualizada e pronta para prestar um serviço diferenciado e de qualidade, sem ter que correr atrás do prejuízo mais tarde.

Uso de tecnologias de gestão contábil hoje

O uso de tecnologias precisa ser um ponto estratégico para os escritórios contábeis. Ainda há muita resistência, mas sem tecnologia não há condições de crescer de forma sustentável — é preciso entender que, atualmente, o profissional contábil é um contador digital.

Uma ferramenta digital que tem sido muito usada pelos escritórios é a tecnologia cloud computing — ou computação na nuvem —, que processa e armazena dados em ambiente virtual com total segurança e organização.

Sistemas de gestão são essenciais para possibilitar a comunicação direta com os clientes de maneira intuitiva, por meio de plataformas que disponibilizem o envio e o recebimento de informações, de planilhas e de documentos — ou outros tipos de arquivos eletrônicos.

Os sistemas integrados ERP permitem compartilhamentos de dados e a uniformização de atividades e processos, produzindo e trabalhando informações em tempo real, otimizando o desempenho e maximizando os resultados.

Existem, ainda, os aplicativos de agendas e calendários virtuais, que ajudam a controlar datas e horários de compromissos, evitando perda de prazos e pagamento de multas.

Entenda como automatizar a folha de pagamento

Ainda sobre tecnologias de gestão, automatizar a folha de pagamento de um escritório é um passo muito importante para a modernização deste. Um sistema desse tipo reduz custos, otimiza o tempo e aumenta a produtividade, pois realiza de forma automatizada todas as funções do departamento pessoal com segurança e agilidade, evitando erros e retrabalhos.

A escolha deve ser por um sistema que permita adaptações às novas exigências legais, previdenciárias e trabalhistas, como é o caso da obrigação acessória e-Social. Ele deve garantir que as informações sejam exatas para o correto recolhimento de encargos e tributos, bem como do salário dos colaboradores, para evitar multas e penalidades.

Agora você está mais bem preparado para modernizar seu escritório e se tornar um contador digital. Gostou do nosso post? Compartilhe nas redes sociais, seus amigos também podem se interessar pelo conteúdo!

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