Contabilidade para Startup muda escritórios tradicionais. Entenda!

Você já parou para pensar em como a contabilidade para startup vem modificando os processos realizados em escritórios tradicionais?

Com uma realidade diferente, as empresas que atuam nesse segmento se vêem em um cenário de extrema incerteza — e isso muda totalmente as condições de trabalho do contabilista.

Ao mesmo tempo, é mais uma oportunidade de negócio para quem trabalha na área contábil, além de ser conveniente para os empreendedores, que têm suas demandas atendidas.

É por esses motivos que você deve conhecer melhor essa nova tendência contábil e pensar sobre ela. Afinal de contas, trata-se de uma relação de ganha–ganha.

Se você ainda não conhece muito bem como funciona a contabilidade para startup e as diferenças nos processos, aproveite para ler este post. Aqui, vamos indicar tudo o que você precisa saber sobre o assunto.

A seguir, vamos abordar os seguintes tópicos:

  • 1. Como funciona uma startup?
  • 2. Por que a startup precisa de contabilidade?
  • 3. Como a contabilidade deve atuar na startup?
  • 4. Por que terceirizar folha de pagamento na startup?

Com esse conhecimento, você terá a possibilidade de contar com um serviço mais adequado, que vai facilitar os processos e as rotinas contábeis da sua empresa.

Então, vamos lá?

Como funciona uma startup?

As startups apareceram no Brasil durante o período da bolha da internet, entre 1996 e 2001. Esse modelo de negócio já era utilizado nos Estados Unidos, mas ainda não havia chegado por aqui.

Há mais de uma definição de startup, mas o consenso, entre investidores e especialistas, é de que esse modelo de negócios é composto por um conjunto de pessoas que procuram um empreendimento escalável e repetível,  trabalhando em condições de incerteza. A finalidade é encontrar um jeito inovador de executar as mesmas tarefas de sempre.

Esse conceito traz à tona alguns pontos importantes, que ajudam a entender como funcionam as startups. Veja quais são eles:

  • cenário de incerteza: não há certeza de que o negócio realmente dará certo ou que será sustentável;
  • modelo de negócios: é a maneira pela qual a startup gera valor, ou, em outras palavras, transforma o trabalho em dinheiro. No caso do Google, por exemplo, a cobrança acontece por meio de cada clique feito nos anúncios apresentados na busca;
  • repetível: indica que a startup pode entregar o mesmo produto que outras companhias em escala ilimitada, porém, não podem ser realizadas customizações ou adaptações para os clientes. Essa questão pode ocorrer na venda repetida da mesma unidade do produto ou tendo a mercadoria disponível, qualquer que seja a demanda. Um exemplo é o modelo pay per view, que permite que um filme possa ser distribuído para qualquer pessoa que pague por ele. A distribuição, no entanto, não impacta na disponibilidade do produto ou na elevação do custo;
  • escalável: é o ponto-chave das startups, que visam o crescimento constante sem que isso influencie no modelo de negócios. A ideia é crescer em receita, mas com custos que aumentam em ritmo menor. O objetivo é ter uma margem de lucro maior para gerar mais riqueza.

Por suas características, a startup funciona de maneira um pouco diferente. Esse tipo de empresa requer um investimento, porque não possui capital de risco e, portanto, demanda uma receita.

Assim que é comprovado que o negócio existe e há aumento da receita, geralmente é necessário fazer mais um aporte de dinheiro para o crescimento do empreendimento e a sua sustentabilidade.

Ao se tornar escalável, o conceito de startup é deixado de lado e quem toma lugar é uma empresa lucrativa. Se isso não ocorrer, o negócio precisa se reinventar ou pode morrer de forma prematura.

É importante deixar claro, então, que a ideia de que startup é uma empresa que trabalha com internet é um mito. Esse modelo de negócios pode ser adotado em qualquer segmento.

A diferença dos empreendimentos de tecnologia é que são mais baratos do que os de outros setores, como biotecnologia ou agronegócio. Outro fator relevante é que a web expande o negócio de maneira mais barata, rápida e fácil.

Por que a startup precisa de contabilidade?

A compreensão do funcionamento da startup nos leva a pensar por que esse tipo de empresa precisa da contabilidade.

O primeiro ponto é o fato de as obrigações fiscais e tributárias exigirem a existência de um contador em qualquer empreendimento, com exceção dos casos de Microempreendedores Individuais (MEIs).

Como as startups se enquadram em outro regime tributário, precisam cuidar da contabilidade com atenção. O problema é que, muitas vezes, quem se responsabiliza pelo setor é o próprio empreendedor — e essa não é a melhor ideia.

O empresário tem como foco principal o core business, ou seja, a parte central da organização e, por isso, não tem muito tempo para cuidar de outros aspectos. Quando falamos especificamente da contabilidade, a falta de atenção pode levar a startup ao fracasso.

Isso porque os procedimentos e as rotinas contábeis podem fornecer dados importantes que suportam a tomada de decisões, inclusive financeiras, e ajudar em questões burocráticas. Ou seja, o contabilista tem um papel fundamental para o crescimento e a sustentabilidade de todos os tipos de empresas.

Porém, você pode estar se perguntando por que a contabilidade é uma ferramenta útil para a gestão do negócio. Existem cinco aspectos relevantes que demonstram essa importância. Confira:

 1. Balancete Mensal x Balanço Patrimonial

Uma situação comum é que os empreendedores deixem as informações contábeis em segundo plano. Tal situação ocorre por desconhecimento a respeito dos benefícios desses dados ou por confiança a respeito do modelo de gestão adotado, que considera a tomada de decisão de acordo com princípios ou conhecimento do mercado.

Essa decisão é errônea. Mesmo com um bom conhecimento do mercado ou da administração de empresas, o empreendedor precisa tomar decisões com base em dados históricos contábeis, porque isso aumenta a precisão e oferece consistência ao processo.

Nesse sentido, o Balancete Mensal e o Balanço Patrimonial são dois instrumentos relevantes. Para a startup, porém, o primeiro é mais útil, porque o segundo é observado apenas no fim do ano, e o período anual é um intervalo de tempo muito longo para o começo do empreendimento.

O Balanço Patrimonial, portanto, consolida tudo o que a gestão realiza no decorrer do ano. Já o Balancete Mensal oferece dados mais atualizados e úteis. Este documento deve ser cobrado do escritório contábil no máximo até o 5º dia útil do mês posterior. Desse modo, a empresa pode continuar suas atividades com mais certeza a respeito do caminho que está trilhando.

2. Ativo e passivo

O Balancete Mensal fornece várias informações importantes para as startups, que permitem a tomada de decisões mais conscientes. Dentre elas, estão os ativos e os passivos da companhia.

Por exemplo: se você verificar que o ativo circulante proporcionalmente está mais nos estoques, a sua empresa investiu muito no armazenamento de informações e corre risco de ficar sem liquidez imediata, ou seja, sem a possibilidade de transformar recursos em dinheiro rapidamente.

Por sua vez, se o passivo circulante ficar acima da liquidez imediata, recomenda-se diminuir os estoques para aumentar a liquidez novamente. No caso de não ser adotada nenhuma medida emergencial, é provável que o empreendedor precise recorrer a financiamentos de terceiros para quitar as contas a pagar.

Resumindo: é necessário manter uma reserva para capital de giro a fim de que a empresa consiga manter sua capacidade de funcionamento. Essa informação pode ser extraída do Balancete Mensal por meio da análise de ativos e passivos.

Outra situação que ocorre com frequência é o investimento exagerado em ativo permanente, que é imobilizado. Essa situação ocorre por causa da falta de divisão entre os recursos corporativos e pessoais.

O resultado é um desastre organizacional, já que os bens não são adquiridos para aumentar a produção ou atender às necessidades da empresa de alguma maneira.

Ambos os casos podem ser prevenidos com a ajuda de um contador, já que esse profissional consegue identificar os problemas contábeis que podem resultar em fracasso na gestão. Assim, evita-se que a startup acabe falindo em seus primeiros anos de vida.

3. Análise dos setores de Compras e Estoques

A contabilidade pode influenciar muito a análise dos setores de Compras e Estoques, especialmente nos primeiros anos de existência da startup. Nesse período, é comum não se ter certeza do que deve ser comprado e em qual quantidade, devido à inexistência de parâmetros históricos.

A análise de que estamos tratando pode auxiliar o empreendedor com indicadores determinísticos e significativos, como Custo da Mercadoria Vendida (CMV), receita e estoque médio mensal, rotação de estoques, entre outros.

Com esses dados, é possível chegar a uma informação correta sobre quanto se deve comprar e qual é a rotação do estoque, tanto em dias quanto em vezes. Lembre-se de que é fundamental equilibrar compras e produtos armazenados, porque boa parte do lucro empresarial advém do giro de mercadorias.

4. Índices financeiros

Os três Balanços Patrimoniais mais recentes ajudam o empreendedor a compreender melhor a sua situação financeira e econômica. A partir desses dados, ele consegue observar o crescimento do negócio e verificar métricas importantes, como nível de endividamento, índice de liquidez e rentabilidade.

Esses indicadores podem ser comparados aos dados de outras empresas do mercado, o que possibilita identificar como está o desempenho geral do setor. Outro benefício é usar os índices financeiros para alinhar estratégias de ação e atingir a melhor performance possível.

5. Estruturação de custos

Os dados contábeis permitem entender o consumo de capital e se ele está gerando receita.

Se você chegar à conclusão, por exemplo, de que a maioria dos custos não se concentra em atividades essenciais (como promoção, desenvolvimento e comercialização de um novo produto ou serviço), pode ter certeza de que a sua estratégia está errada.

A startup deve focar nas necessidades dos clientes e no que eles estão dispostos a adquirir. É assim que as empresas conseguem gerar receita e evitar um desequilíbrio financeiro, que afeta a sua sustentabilidade.

6. Regime tributário

Essa é outra informação relevante que somente o contador pode oferecer. O regime tributário é importante, porque, a partir dele, a startup pode pagar menos impostos.

Existem três regimes tributários: Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido. Cada um possui características próprias e está adequado para diferentes tipos de empreendimentos e expectativas de receitas futuras.

De modo geral, o Simples Nacional é voltado para Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP), cujo faturamento é de até R$ 3,6 milhões (atualizado para R$ 4,8 milhões a partir de 2018). Ele unifica o pagamento de tributos na guia Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

O Lucro Real é obrigatório para algumas empresas, conforme a atividade (por exemplo, instituições financeiras), e opcional para aquelas que têm receita bruta acima de R$ 78 milhões. É mais indicado para empreendimentos que contam com margem de lucro reduzida ou prejuízo.

Já o Lucro Presumido tem como base uma margem de lucro prefixada na legislação. Esse modelo simplifica a apuração de Imposto de Renda (IR) e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). Isso significa que, independentemente de a empresa atingir um valor mais alto, a tributação vai incidir somente sobre o que está previamente determinado.

Para verificar o melhor modelo para sua startup, o ideal é conversar com um contador.

E por fim, sabendo da importância desses cinco aspectos, tenha em mente que contratar uma contabilidade não especializada, de um escritório tradicional, traz diversos riscos, como:

  • erros e fraudes nas declarações fiscais;
  • seleção inadequada do regime tributário, situação que gera custos desnecessários;
  • falta de conhecimento e dados que subsidiem a tomada de decisão;
  • problemas no processo de auditoria, o que inviabiliza a recepção de investimentos.

Como a contabilidade deve atuar na startup? 

O funcionamento diferenciado das startups exige uma contabilidade diferenciada. É necessário ter um cuidado extra para fazer com que esse tipo de negócio atinja bons rendimentos e se desenvolva.

Tenha em mente que os aspectos tributários, fiscais e contábeis vão além dos processos obrigatórios e burocráticos. Eles são instrumentos de gestão importantes e ajudam a estabelecer estratégias de curto, médio e longo prazos.

Porém, quais são as peculiaridades que devem ser inseridas na contabilidade para startup? Confira as principais:

1. Adequação tributária

As características diferenciadas das startups e de seus negócios informais e escaláveis requerem uma contabilidade muito mais próxima, porque os resultados podem ser alcançados em pouco tempo. Isso significa que qualquer falta de atenção pode resultar em prejuízos.

Outro problema é que esse modelo de negócio inovador não conta com leis específicas, o que faz com que muitos empreendedores caiam na informalidade.

Quando você opta por uma contabilidade especializada, consegue trabalhar na legalidade desde o começo, diminuindo as incertezas e os desafios inerentes ao processo de desenvolvimento das startups.

Ao mesmo tempo, a adequação tributária permite conquistar investimentos mais facilmente, que são cruciais para a existência desse tipo de negócio.

Porém, atenção! O ideal é contar com um escritório que fuja do tradicional, porque, assim, é possível conhecer novas oportunidades para entrar em programas de incentivo.

2. Aporte de investimentos

A contabilidade é uma ferramenta estratégica para qualquer empresa — e não é diferente para as startups. Esse conceito surgiu nos últimos anos, porque o papel do contador passou de pagador de impostos e receptor de documentos para o de orientador.

O profissional da contabilidade, atualmente, consegue identificar as boas oportunidades de negócio e os investimentos que podem gerar lucro, além de subsidiar a tomada de decisão, apontar estratégias para melhorar a performance e agregar valor ao negócio.

Essa responsabilidade é fundamental para as startups. Além disso, o aporte de investimentos, que pode ser de dentro ou de fora do país, exige um controle maior, que é uma atribuição do contador.

Em relação ao cenário de incertezas das startups, o empreendedor precisa ter claro quais são as oportunidades e os riscos inerentes ao negócio.

Tendo uma contabilidade especializada, ele realiza um monitoramento mais adequado dos dados e identifica situações problemáticas, como receitas abaixo do esperado e custos e despesas acima das estimativas.

A contabilidade também possibilita fazer uma análise financeira detalhada para conhecer informações relevantes, por exemplo: faturamento, inadimplência, lucratividade e rentabilidade.

Por isso, é necessário ter sempre em mãos alguns relatórios, como Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), Demonstração de Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial. Esses dados possibilitam tomar decisões mais acertadas, conforme a situação econômico-financeira do negócio.

3. Cálculo do valuation

O valuation é o processo de estimativa do quanto vale a sua empresa. Esse dado é importante para diversos momentos, como em transações e aquisições, finalidades contábeis e processos judiciais.

Geralmente, o cálculo é realizado pelo fluxo de caixa descontado para o valor presente usando o custo de capital. A contabilidade é importante nessa avaliação por diversos fatores. Além de facilitar o processo, o contador consegue cumprir as exigências do Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC).

Outro detalhe relevante é que o cálculo do valuation só pode ser realizado por meio de demonstrações financeiras que sirvam como base para a avaliação.

Por que terceirizar folha de pagamento na startup? 

A abordagem das rotinas contábeis e administrativas de uma empresa implica, necessariamente, falar sobre o processamento da folha de pagamento, uma das atividades mais complicadas e cansativas de qualquer empreendimento.

A folha de pagamento gera dúvidas nos empreendedores e seu processamento traz problemas, por conta da grande quantidade de impostos, encargos, contribuições e da própria legislação trabalhista, que é bastante complexa.

É nesse cenário que surge a possibilidade de terceirização do serviço. Existem diversos motivos que justificam essa ação, como a facilitação das rotinas mensais, o melhor controle sobre as férias dos colaboradores, o processamento mais adequado de documentos, as admissões e demissões, entre outros.

Veja, a seguir, três motivos pelos quais você deve terceirizar o processamento da sua folha de pagamento:

1. Menos custos

Um dos grandes benefícios da terceirização é a redução de custos para a startup. Essa consequência impacta tanto nas operações normais de processamento da folha de pagamento quanto em situações extraordinárias, como é o caso de indenizações que provêm de reclamações e processos trabalhistas.

2. Profissionais qualificados

A terceirização do processamento da folha de pagamento garante que o procedimento será realizado por profissionais qualificados, que conhecem a legislação a fundo e conseguem contornar os problemas burocráticos que podem aparecer.

Essa característica é muito relevante, porque um erro, mesmo que pequeno, pode causar grandes prejuízos para o empreendimento.

Portanto, vale a pena pesquisar e cuidar ao contratar a empresa terceirizada, a fim de garantir que o profissional vai honrar os compromissos e ter ética.

3. Mais eficiência na gestão do RH

As startups têm um ritmo muito dinâmico, e isso exige um esforço extra de todos os setores, inclusive do de RH. Esse departamento, junto com o contábil e o financeiro, pode trazer mais eficiência para as estratégias do negócio e diminuir os custos dos processos operacionais.

Ao terceirizar a folha de pagamento, você consegue reduzir os encargos e diminui a sobrecarga de trabalho. Com isso, o RH consegue focar em sua gestão e gerenciar melhor as lideranças e as mudanças que ocorrem no negócio. Esse cenário também possibilita maior clareza na formulação de políticas estratégicas.

Agora, após conhecer as justificativas para terceirização da folha de pagamento, entenda que isso não significa que você deve deixar de lado a questão ou não pensar mais sobre ela.

É importante ter cuidado com o processo e exigir que a empresa que fornece o serviço entregue o comprovante de pagamento das obrigações fiscais, trabalhistas, previdenciárias e tributárias.

Você também deve se certificar de que a empresa terceirizada é especialista no assunto e trabalha com o modelo de contabilidade mais ágil e adequado às startups. Assim, você assegura o melhor serviço possível.

Lembre-se de que a terceirização da folha de pagamento é uma tendência geral e que ajuda muito a facilitar as rotinas contábeis, especialmente em um modelo de negócios que lida com mudanças constantes, como é o caso das startups.

Como você pôde perceber até aqui nesta leitura, os escritórios de contabilidade precisam se reinventar para trabalhar com as startups.

Por ter um modelo dinâmico, esse tipo de negócio deve ser desburocratizado, e o contador precisa ter uma atenção extra para assegurar a sobrevivência do empreendimento no mercado.

Esse novo contexto, porém, é muito benéfico. Traz novas oportunidades e faz com que a contabilidade para startup seja uma realidade diferenciada e bastante positiva.

E você, já está preparado para esse novo cenário? Se ficou com alguma dúvida, deixe seu comentário aqui no post.

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