Um levantamento do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) revelou que o Brasil conta com cerca de meio milhão de contabilistas exercendo ativamente suas funções. Toda essa oferta exige atenção das empresas que desejam transferir sua contabilidade para outro escritório e por isso estão buscando por formas de como trocar de contador.

Para que você não se confunda nesse momento de transição, este artigo traz todas as informações e procedimentos para transferência de contabilidade.

Vamos abordar o como trocar de contador pode ajudar a otimizar processos e custos no seu negócio.

Aproveite a leitura!

A importância do contador no ambiente de negócios

O contador é uma figura obrigatória em todas as empresas, seja ele representado por um escritório de contabilidade terceirizado, seja por profissional contratado exclusivamente para o seu negócio.

É importante ter em mente que um bom serviço contábil é peça fundamental para evitar dores de cabeça com o fisco, além de permitir que gestores e empresários foquem seus esforços em atividades estratégicas para o crescimento de suas atividades.

Por isso é tão importante entender como escolher contador, principalmente se você está saindo de um escritório e indo para outro.

Como trocar de contador? A necessidade de mudar de escritório de contabilidade

Há vários motivos que levam um empresário a buscar sobre como trocar de contador.

É preciso avaliar, porém, se essas razões não são decorrentes apenas da falta de um processo de comunicação eficiente entre empresa e escritório.

Antes de buscar a troca, portanto, converse com seu contador atual.

Uma conversa preliminar pode resolver pequenos conflitos e evitar o trabalho de uma mudança.

Caso a motivação da troca seja financeira, dê preferência à renegociação de preços.

Leia também: Custos da empresa: como reduzir sem perder a qualidade do serviço?

Entretanto, se os fatores que motivam a alteração não são falhas de comunicação ou aperto orçamentário e não puderem ser resolvidos apenas através do diálogo, é melhor partir para a execução dos processos para transferência de contabilidade.

Uma vez que você ainda não sabe como trocar de contador, separamos a seguir algumas dicas para que o processo não lhe traga dores de cabeça futuras. Então, fique atento a todos os pontos levantadas.

Os pontos a considerar na escolha de um novo escritório

Como já citamos, a oferta de escritórios e profissionais de contabilidade é grande. Para facilitar o seu trabalho de pesquisa por bons prestadores de serviços, peça referências para conhecidos. Vale perguntar para amigos empresários, clientes e fornecedores.

Durante o processo de pesquisa sobre como trocar de contador, atente para as dicas a seguir:

  • Analise a oferta de serviços de valor agregado para a gestão da sua empresa, como geração de relatórios e agilidade no fornecimento de dados;
  • Verifique se o escritório conta com registro regular junto ao CRC do seu estado;
  • Tome cuidado com propostas muito abaixo do preço de mercado;
  • Verifique quais canais de atendimento o escritório fornece;
  • Observe se o contrato de prestação de serviços com o novo contador inclui alguma condição específica, valores extras para serviços prestados ou multa por rescisão contratual;
  • Conheça o processo de trânsito de informações e documentos que o escritório adota e esclareça qual a antecedência mínima com que guias para pagamentos de impostos e informações gerenciais serem disponibilizadas.

Ser detalhista nesse momento vai ajudar você a escolher o melhor escritório para suas necessidades.

Se os procedimentos para transferência de contabilidade parecem excessivamente minuciosos, lembre-se de que você está escolhendo um dos parceiros mais importantes para o bom andamento de seus negócios.


4 passos essenciais sobre como trocar de contador

Após a escolha do escritório de contabilidade que cuidará de sua empresa, formalize toda a contratação por meio de contrato de prestação de serviços.

Siga as dicas abaixo para uma boa transição:

1. Estreite os laços profissionais com o novo escritório

Convide o novo contador ou responsável em sua equipe, para visitar o negócio e conhecer seus processos empresariais e o organograma de empresa.

Essa simples visita pode ajudar o profissional a entender que tipo de informação gerencial é mais relevante para sua empresa.

Você também deve ir pessoalmente ao escritório contratado para avaliar a estrutura de trabalho e equipe. Durante esse contato:

  • pergunte pela frequência com que o contador se reunirá com você;
  • questione também se ele disponibilizará um funcionário específico para ser o responsável técnico por sua empresa;
  • analise se os modelos de relatórios enviados pelo contador atendem às necessidades de sua empresa;
  • pergunte se o escritório conta com um bom software de gestão contábil.

2. Solicite sigilo

Caso sua atividade exija um nível elevado de proteção das informações, não se esqueça de incluir cláusulas de sigilo da informação no contrato de prestação de serviços.

Deixe claro quais são as pessoas e partes envolvidas no uso das informações e as finalidades para as quais elas poderão ser utilizadas.

Esclareça de forma detalhada o que será considerado confidencial:

  • informação verbal e escrita;
  • planos de negócios;
  • preços e custos;
  • informações sobre fornecedores e clientes, além de qualquer outro dado exclusivo que por ventura tenha que ser fornecido para o escritório de contabilidade.

Avalie a necessidade de garantir que as informações confidenciais sejam separadas daquelas de mais fácil acesso.

Se você não estiver familiarizado com essas questões, busque a assessoria de um advogado de sua confiança.

3. Registre a troca de contador e envie comunicado

Protocole a transferência de toda a documentação da empresa em poder do escritório de contabilidade. Isso inclui:

  • documentação contábil e fiscal arquivada;
  • balancetes mensais do exercício corrente;
  • relação de processos em andamento;
  • situação atualizada de débitos com órgãos municipais, estaduais e federais, incluindo certidões negativas e parcelamentos de dívidas em andamento.

É importante que você envie ao contador que será desligado, um comunicado de mudança de escritório de contabilidade para que ele também possa se organizar para transferir a documentação da maneira correta.

No comunicado de mudança de escritório de contabilidade é importante constar:

  • agradecimento pelas atividades realizadas e pela parceria estabelecida;
  • declarar o fim do contrato;
  • explicar as razões que o motiva a trocar de contador;
  • definir o último mês de trabalho (é precisa analisar o contrato e ver se não há nada sobre isso);
  • solicitar a relação de documentos entregues ao novo contador;
  • solicitar a elaboração do distrato;
  • identificar o novo profissional contratado.

Solicite ao seu novo escritório o termo de transferência de responsabilidade técnica, que deve ser emitido em 3 vias: uma para o cliente, outra para o escritório anterior e a última para o novo escritório, que passará a ser o responsável técnico da empresa junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) do seu estado de atuação.

Esse documento é a garantia de que o contador anterior cumpriu com suas funções e não será mais responsável pelas atividades do cliente. Ele também garante que o novo contador será comunicado sobre qualquer fato necessário para o bom desempenho de suas funções.

4. Confirme a regularidade fiscal

O último ponto sobre como trocar de contador, é extremamente importante.

Solicite ao novo contador a realização de levantamento da regularidade fiscal de sua empresa nos últimos cinco anos.

Para tanto, ele poderá levantar as certidões de débitos junto à Prefeitura, Estado e Receita Federal.

Leia também: Passo a passo: saiba como adaptar a sua empresa ao eSocial

Quando negativas, essas certidões atestam que não há dívidas em aberto de sua empresa. Em caso positivo, os documentos apresentarão quais impostos e tributos estão em atraso.

Dessa maneira, você garante que seu antigo contador não deixou passar em branco nenhuma obrigação fiscal da sua empresa e realizou suas funções de acordo com o regime de tributação.

Continue lendo em: 7 maneiras de pagar menos impostos: um guia para sua empresa economizar

Conclusão

Agora que você já conheceu os principais procedimentos de como trocar de contador sem atrapalhar a gestão de sua empresa, pode buscar por um escritório que atenda melhor suas necessidades.

Seguir essas dicas práticas pode evitar que você tenha que achar espaço em sua rotina cheia e com muitas responsabilidades para resolver dores de cabeça decorrentes de uma má escolha do escritório de contabilidade.

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