Como se preparar para mudança de escritório

Como se preparar para mudança de escritório?

São muitos os motivos que levam os gestores e o setor de RH a aprenderem como se preparar para a mudança de escritório. Pode ser a fusão de empresas, por exemplo, uma simples mudança de endereço e até mesmo a necessidade por um espaço maior para acomodar a todos os colaboradores.

Como não se trata de uma questão que se decide e implementa da noite para o dia, é fundamental saber como agir diante desse tipo de situação, prevendo já um plano que torne essa transição muito mais prática, eficiente e livre de riscos e imprevistos.

Quer saber quais são as melhores práticas para entender como se preparar para mudança de escritório? Neste post, vamos passar pelos seguintes pontos:

  • organize a mudança com antecedência;
  • escolha bem o novo imóvel;
  • planeje bem a nova estrutura do edifício;
  • faça o transporte de materiais de maneira estratégica;
  • eleja responsáveis e divida as tarefas por equipes;
  • opte pela organização também ao embalar as coisas.

Boa leitura!

Como se preparar para a mudança de escritório?

A mudança pode não ser uma tarefa simples. Independentemente do porte da empresa, esse tipo de atividade não pode — e tampouco deve — ser feito sem um mínimo de planejamento.

Do contrário, correm-se riscos diversos, como:

  • extravio e perda de itens diversos de escritório;
  • prejuízos de todo tipo;
  • perda de prazos para a mudança;
  • dificuldades de integração;
  • estresse e irritabilidade dos envolvidos;
  • baixa produtividade da empresa durante o período.

Só existem benefícios, portanto, em saber como se preparar para a mudança de escritório. Um plano que já preveja diferentes cenários e contextos para que a tomada de decisão seja assertiva e ágil, bem como o processo da mudança em si. 

Vamos ver, então, o que deve ser feito para que todos na empresa saibam o seu respectivo papel e para que a mudança ocorra sem nenhum (ou grandes) imprevistos? Basta conferir os tópicos abaixo!

Organize a mudança com antecedência

Imagine que, durante a mudança, apenas alguns computadores de determinada equipe foram enviados e todo o departamento já encontra-se no novo endereço. Por que isso ocorreu?

Uma série de motivos pode ocasionar isso, mas em geral é consequência direta da falta de um planejamento. Aprender como se preparar para a mudança de escritório deve respaldar essa e outras questões associadas ao processo.

Portanto, vale a pena considerar uma espécie de checklist para que cada etapa dessa atividade seja devidamente trabalhada sem que etapas sejam esquecidas ou negligenciadas. Lembre-se de considerar algumas das questões abaixo, como:

  • os custos que envolvem a mudança;
  • um inventário para todo o material que vai ser realocado para o novo espaço e o que vai ser vendido/doado/descartado;
  • responsáveis por cada atividade da atividade;
  • cronograma com datas e um passo a passo de todo o fluxo de trabalho da mudança;
  • meios de transporte necessários para realizar a mudança;
  • organização de todos os documentos do atual escritório;
  • materiais necessários para embalar e enviar para o novo endereço;
  • contato com todos os fornecedores e pessoas (físicas e jurídicas) que enviam correspondências para a empresa;
  • atualização de endereço em todas as mídias da empresa — e também o antecipado anúncio da mudança para que isso não seja uma novidade para as pessoas, quando a mudança ocorrer.

Só passando os olhos para essa lista você já deve ter identificado uma série de atividades menores dentro de cada item acima, certo? Pois então, o planejamento é crucial justamente por conta do acúmulo de coisas a serem feitas para que a mudança seja segura e tranquila.

Complementarmente, podemos falar de um assunto associado a esse. Temos um post que explica, detalhadamente, como a empresa pode se organizar quando a mudança de endereço ocorre com o funcionário. Dê uma conferida assim que finalizar esta leitura!

Escolha bem o novo imóvel

Este tópico tem tudo a ver com o motivo da mudança. Atente-se a ele (ou eles) e procure por um imóvel que atenda não apenas às necessidades atuais, mas ao futuro também.

Por exemplo: a empresa cresceu e precisa acomodar mais funcionários confortavelmente? Pois então, não limite-se a encontrar um lugar que apenas atenda à demanda em curto prazo, mas considere um lugar que permita o crescimento gradual mais à frente também.

Afinal de contas, saber como se preparar para a mudança de escritório pode tornar o processo menos desgastante, mas já é uma atividade que, quanto menos vezes realizada, melhor. Por isso, avalie bem todos os pontos positivos e negativos de cada imóvel, para que ele possa se tornar a nova casa de sua marca por muitos e muitos anos.

Planeje bem a nova estrutura do edifício

Visite o lugar diversas vezes, antes da mudança, e considere um planejamento de alocação que seja assertivo, eficiente e o mais objetivo possível.

E isso significa, basicamente, ter mais cuidado com relação a tudo nesse novo edifício — desde os setores que devem ficar mais próximos à disposição de móveis e a decoração da empresa em acordo com a sua identidade e cultura organizacional.

Muita coisa até pode parecer detalhe, mas faz toda a diferença em tornar a mudança mais rápida e com menos obstáculos no percurso. Imagine, por exemplo, que uma sala tem menos tomadas do que o necessário. Isso envolve reformas, novas instalações elétricas e mais uma série de questões necessárias para tornar o lugar adequado para receber a infraestrutura desse departamento.

E é fundamental que isso seja efetivado antes da mudança em si, já que as reformas necessárias posteriormente só vão atrapalhar o dia a dia dos seus colaboradores.

Faça o transporte de materiais de maneira estratégica

Comece despachando os itens que são pouco usados. Objetos maiores também podem ir na frente para começar a organização do novo espaço com mais facilidade.

Enviar tudo de uma só vez pode causar complicações na hora de organizar, separar as caixas e outros itens, além de causar um verdadeiro alvoroço para arrumar tudo. No seu checklist já deve constar, portanto, quais são os materiais que devem ser enviados, e a ordem deles também.

Eleja responsáveis e divida as tarefas por equipes

Delegue tarefas. Essa é uma parte importante de aprender como se preparar para a mudança de escritório. Com isso, cada pessoa vai saber exatamente a sua parte, nessa atividade, cuidando para que as etapas sejam cumpridas rigorosamente conforme o planejado.

Se, por outro lado, acontecer uma descentralização, ninguém vai saber como proceder com a mudança, entender as tarefas prioritárias e secundárias e tampouco montar um cronograma efetivo. Fracione o trabalho e deixe os líderes de cada etapa conduzirem o processo de maneira mais assertiva.

Opte pela organização também ao embalar as coisas

Calcule, previamente, a quantidade de caixas de papelão (ou outro tipo de recipiente, caso seja necessário) para fazer uma compra, apenas, e com melhores condições de pagamento.

Em seguida, monte o inventário de cada setor e área para que a organização de itens ocorra de maneira mais objetiva e, assim, o cronograma é seguido sem grandes imprevistos.

Vale a pena, também, associar graus de prioridade para o envio de materiais. Isso pode constar nas caixas para que a mudança seja feita gradualmente, deixando apenas os itens mais necessários por último.

Tenha em mente o quanto isso é importante: computadores e outros itens fundamentais para o andamento do trabalho, no dia a dia, são os últimos itens a serem embalados e despachados. Faça isso, preferencialmente, em um dia em que não vai haver expediente — em feriados ou finais de semana, por exemplo — para que as pessoas não percam a produtividade.

Caso isso aconteça, tenha medidas preventivas para evitar um acúmulo de estresse nos colaboradores, posteriormente, uma vez que os atrasos só vão gerar mais imprevistos como se fosse uma bola de neve descendo a montanha.

Quais cuidados tomar ao se preparar para a mudança de escritório?

Agora que vimos quais são os principais itens na sua lista para aprender como se preparar para mudança de escritório, vale a pena ficar por dentro de alguns cuidados que fazem toda a diferença.

E, a seguir, vamos tratar dos principais deles. Confira:

  • confirme múltiplas vezes se a nova estrutura é adequada para receber a mudança;
  • avalie as condições do novo edifício, como encanamentos e instalações elétricas e hidráulicas;
  • calcule a quantidade de tomadas existentes e necessárias para a empresa funcionar em segurança;
  • conte com o entendimento e colaboração dos funcionários para que a mudança seja harmoniosa;
  • realize a limpeza do local antes de realizar a mudança — e logo após também. Pode parecer que não, mas é uma atividade que levanta muita poeira.

Com essas dicas, a mudança parece até um trabalho menos pesado e cansativo, não é mesmo? Lembre-se, então, que o planejamento é a palavra-chave para o sucesso dessa empreitada!

Vale destacar, por fim, que embora você tenha aprendido como se preparar para mudança de escritório e a contornar os riscos e imprevistos dessa jornada, existe muito mais que você pode fazer pelo desenvolvimento da sua empresa. E de múltiplas maneiras! 

 

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