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Como organizar tarefas: 7 passos para melhorar sua produtividade

O que toda empresa busca diariamente na sua rotina é produtividade. Só que é impossível ser produtivo se não houver planejamento e organização. Portanto, saber como organizar tarefas é um grande diferencial para controlar e otimizar os processos e rotinas diárias.

A cada dia que passa, novas estratégias são criadas para que os colaboradores tenham um alto grau de desempenho. Afinal, quanto mais produtiva a empresa estiver, maiores os resultados.

Um organizador de tarefas diárias como um checklist de produtividade pode contribuir de inúmeras maneiras para isso. Dentre elas, na definição de objetivos claros, visualização do que já foi feito e revisão de desempenho.

Quer conhecer os impactos e ainda saber como organizar tarefas de modo eficiente com um checklist de produtividade? Aprenda agora mesmo em nosso artigo!

Como organizar tarefas e ser produtivo

O checklist é uma das maneiras mais simples de como organizar tarefas. É uma ferramenta simples e básica para quem busca um controle mais eficaz sobre suas rotinas. Seja por meio de uma lista digital ou em papel, o principal objetivo é que a pessoa visualize o que precisa ser feito.

Independente do tipo, seja em papel ou digital, saber como organizar tarefas na sua rotina diária pode ser crucial para os resultados. Mas qual o passo a passo para criar um organizador de tarefas com perfeição?

Abaixo separamos algumas dicas de como organizar tarefas para você!

1. Planeje o seu dia

Anotar tudo o que você precisa fazer ao longo do dia é fundamental e deve ser o primeiro passo de como organizar tarefas para que nada seja esquecido.

Com esse planejamento breve diário é possível definir estratégias para as tarefas que você elencou e, principalmente, definir os prazos de entrega de cada um.

2. Estabeleça prazos para as tarefas

Organizar-se para fazer uma coisa de cada vez é um passo importante de como organizar tarefas diárias de maneira eficiente. Determine datas de entrega para cada trabalho. Coloque-os em ordem e estabeleça as prioridades.

O seu checklist deve servir como uma bússola pra te guiar até o fim da tarefa e não como um acumulador de tópicos inacabados.

Se o seu checklist está cheio de afazeres incompletos e você vem pulando de tarefa para tarefa devido a complexidade delas está fazendo errado. Como dissemos anteriormente “faça uma coisa de cada vez” e não “tudo ao mesmo tempo”.

5. Preveja períodos de descanso com seu checklist

Manter um alto nível de concentração por um período de tempo e breves intervalos está completamente ligado a alta produtividade. Por isso, o ponto principal de como organizar tarefas é também incluir períodos de descanso ao longo do dia.

Quando você está trabalhando por muitas horas na mesma tarefa é comum ocorrer uma queda de rendimento, portanto é importante prever esse “respiro” entre as tarefas.

6. Mensure reuniões e checagem de e-mails

Um checklist não só permite organizar suas tarefas diárias, mas também serve como uma agenda para guiar seu dia. Portanto, não esqueça de mensurar o tempo disposto para reuniões, checagem de e-mails e até mesmo horários de almoço.

7. Automatize sua gestão de tarefas

Com o domínio da era digital no mercado, um checklist eletrônico pode ampliar as possibilidades de como organizar tarefas. Através dele é possível colocar observações mais extensas, alertas de entrega da tarefa, anexar documentos e etc.

Assim tudo pode ser comandado e organizado em um só lugar, com um acesso mais fácil e rápido de onde você estiver. E existem inúmeros gerenciadores de tarefas online que podem contribuir com esse processo.

Desde uma simples agenda virtual (Google Calendar), um organizador de tarefas (Evernote) até mesmo plataformas que contemplam a equipe de forma geral (Runrun.it).

Benefícios da gestão de tarefas

Adotar um checklist de produtividade no seu dia a dia para fazer a gestão de tarefas pode oferecer inúmeras vantagens para que seu trabalho seja mais eficaz.

Conheça os principais benefícios de saber como organizar tarefas diárias:

Criar senso de urgência

Com uma rotina muitas vezes estonteante conseguir compilar tudo o que precisa ser feito não é tarefa fácil. Por isso aprender como organizar tarefas se torna uma habilidade muito importante.

Através de um checklist de produtividade, por exemplo, é possível não só visualizar todas as tarefas, mas definir o senso de urgência de cada uma.

Existe um ditado que diz: “quando tudo é urgente, na verdade, nada é”. Apesar de ser comum nas empresas, a realidade de que “tudo precisa ser entregue para ontem”, é necessário criar um nível de prioridade e uma ordem no que precisa ser entregue primeiro.

O checklist dá esse apoio para que o profissional seja mais produtivo e consiga visualizar suas tarefas, sem pular etapas e sem se desesperar. Afinal, para que tudo seja resolvido com qualidade é necessário fazer uma coisa de cada vez.    

Liberar sua memória das tarefas

Não anotar o que precisa ser feito e confiar na própria memória é um grande erro. A cada dia surgem novas demandas e se você não souber como organizar tarefas, sem dúvida, perderá o controle sobre elas.

Mas como um checklist de produtividade pode ajudar? Ele contribui para a organização de ideias, otimização do tempo e, assim, pode liberar sua memória de ter que ficar a todo momento guardando o que precisa ser feito ou não.

Fazendo uma lista todas as tarefas estarão devidamente anotadas, diminuindo a preocupação com as etapas a seguir. Consequentemente, abre-se um caminho para que você seja mais criativo e produtivo.

Facilitar a visualização do que já foi feito

Nada melhor do que finalizar bem uma tarefa planejada anteriormente. Enxergar o seu esforço e dedicação e poder colocar como concluída tem um benefício psicológico na rotina profissional, criando motivação e engajamento.

E quando você sabe como organizar tarefas pode visualizar o que já foi feito. E não só isso, pode ter aquela sensação de alívio e satisfação ao marcar uma tarefa como concluída.

Pode parecer algo simples, mas muitas pesquisas e teorias mostram a importância de se finalizar uma tarefa para aliviar as tensões, um efeito que é explicado como Efeito Zeigarnik.

Ele tem como base estudos da psicóloga Bluma Zeigarnik que comprovou que apenas quando uma tarefa é concluída que a tensão realmente desaparece.

Permitir uma reavaliação das tarefas

Reavaliar as tarefas é algo importante. Quando usamos um organizador de tarefas diárias  é possível revisar nas anotações o que foi feito e o que ainda não foi feito para ser retomado no dia seguinte.

E melhor, você pode repassar cada tarefa executada e fazer uma breve avaliação de como tudo foi feito e se seu desempenho foi satisfatório.

Faça perguntas a você mesmo: No que eu poderia ter sido melhor? Como foi minha produtividade? O que posso mudar amanhã?

Através dessas anotações no seu checklist, por mais básicas que sejam, é possível realizar ajustes de desempenho e mudanças de traçado na execução das tarefas.

Aprenda como organizar tarefas e seja mais produtivo!

Fazer uma gestão de tarefas pode oferecer um maior controle sobre as rotinas e potencialização do desempenho diário. Aprender como organizar tarefas seja em papel ou em meios eletrônicos é um desafio simples, mas que exige empenho e dedicação.

Em um mercado que trabalha praticamente em tempo real com a execução de tarefas e solicitação de demandas a todo tempo, a organização é prioridade. E sem dúvida ter todas as tarefas a serem feitas a vista pode facilitar a execução.

Isso porque quando você não tem algo organizado, como em um checklist, a tendência é esquecer o que precisa ser feito diante dos desafios diários. Assim, as coisas acabam virando uma bola de neve, onde tudo é prioridade e você não consegue fazer nada.

Um organizador de tarefas pode ser o guia que você está precisando. Basta apenas reservar alguns minutos do dia para organizar o que precisa ser feito ao longo do expediente. Afinal, quem se organiza tem mais chances de dar resultados, do que quem tenta fazer tudo ao mesmo tempo.

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