Como organizar as tarefas do trabalho

Como organizar as tarefas do trabalho: 10 dicas para otimizar a rotina da sua empresa

Chegar no trabalho e dar de cara com uma pilha de afazeres pode ser estressante, ainda mais se você for o responsável pela tomada de decisões do seu setor. Por isso é importante aprender como organizar as tarefas do trabalho.

Por onde começar, qual tarefa tem mais prioridade, quem está envolvido, qual é o prazo, tudo isso pode ser desafiador se você não estiver preparado sobre a gestão de tarefas.

Para te ajudar no processo de como organizar as tarefas do trabalho com excelência e aumentar a produtividade da sua rotina dentro da empresa, separamos as seguintes dicas:

  • planejar o dia antecipadamente;
  • trabalhar com expectativas reais;
  • executar uma tarefa de cada vez;
  • agrupar assuntos relacionados;
  • empregar a tecnologia;
  • pautar reuniões;
  • delegar tarefas;
  • evitar distrações;
  • evitar a procrastinação;
  • separar tempo para os e-mails.

Estar atualizado sobre as novidades do seu setor também é um fator importante, já que a sua autoridade é reforçada.

Uma dica bônus de como organizar as tarefas do trabalho é estudar sobre assuntos que tragam benefícios a sua equipe e a empresa, tal como o salário sob demanda, uma questão que também pode otimizar o rendimento do seu setor pela motivação individual.

Resumindo, organização e informação podem transformar qualquer empresa.

Acompanhe este post e confira, detalhadamente, como essas 10 dicas de como organizar tarefas, que podem favorecer a rotina da sua equipe.

Como organizar as tarefas do trabalho: 10 dicas práticas

Acompanhe a explicação a seguir e aprenda como realizar a gestão de tarefas. Dê fim a sensação de falta de tempo e pressão. Confira!

1) Planejar o dia antecipadamente

Antes de mais nada é preciso definir os afazeres do dia com antecedência.

Tenha tudo anotado em uma lista, definindo:

  • a ordem em que as atividades serão executadas;
  • quem será o responsável por cada tarefa;
  • os horários de começo e fim de cada trabalho;
  • comunique claramente a demanda definida a toda sua equipe;
  • esclareça dúvidas;
  • mantenha o controle do fluxo de trabalho.

Um organizador de tarefas oferece um norte, permitindo que os processos caminhem, evitando atrasos e reclamações.

2) Trabalhar com expectativas reais

Ao aprender como organizar as tarefas do trabalho é importante também criar um planejamento com expectativas reais.

Ao listar todas as atividades previstas para o dia, para a semana, para o mês, o organizador de tarefas deve considerar a sua velocidade de execução, priorizando a qualidade dessas tarefas.

Estabeleça limites mais concretos ao uso do tempo, você vai se surpreender com o quanto isso pode ser proveitoso na gestão empresarial de seu trabalho.

A curto e médio prazo, os processos ganharão velocidade automaticamente, potencializando a produtividade de todo setor.

3) Executar uma tarefa de cada vez

Na afobação da rotina é comum que as pessoas executem muitas tarefas ao mesmo tempo.

Contudo, uma dica para zelar a qualidade é realizá-las uma de cada vez.

Sem organização, fazer muitas atividades ao mesmo pode ser sinônimo de:

  • confusão;
  • atrasos;
  • pouca qualidade;
  • estresse.

Por isso, procure priorizar a qualidade, faça uma tarefa de cada vez com atenção e responsabilidade.

A finalização de cada uma delas gera satisfação dos colaboradores e noção de seu rendimento.

4) Agrupar assuntos relacionados

Outra dica de como organizar as tarefas do trabalho é agrupar assuntos relacionados para serem abordados em um mesmo dia.

Assim, a sua equipe se mantém ativa para solucionar diversas questões relacionadas, fazendo um bom gerenciamento de tempo com a concentração e o foco.

Além disso, o agrupamento também pode ser aplicado nos afazeres, tais como:

  • fazer ligações;
  • realizar pesquisas;
  • gerar relatórios, dentre outros.

Se atividades da mesma natureza foram organizadas para serem feitas em um mesmo período, o seu tempo é poupado.

5) Empregar a tecnologia

Para ser um organizador de tarefas eficiente é indispensável empregar recursos tecnológicos.

Existem diversas ferramentas digitais criadas para facilitar e fortalecer o trabalho de administração, e praticamente todos ajudam a organizar processos.

A tecnologia traz de aplicativos (app) a softwares de gestão inteligente para:

Por isso, é preciso buscar um recurso que sane as necessidades da sua equipe.

6) Pautar reuniões

Como o objetivo das reuniões é discutir assuntos é muito comum que sejam feitas diversas arguições e nada seja resolvido ou que a temática central fuja de controle.

Por isso, um dica importante é pautar os assuntos que serão abordados e o tempo disponível.

Com esse planejamento, as reuniões ganharão fluidez e as principais questões serão debatidas.

Lembre-se de enviar essa pauta antecipadamente a todos os envolvidos, assim eles terão tempo para se preparar.

7) Delegar tarefas

Delegar tarefas é uma ótima prática para quem deseja aprender como organizar as tarefas do trabalho porque valida a importância do seu colaborador e reforça a sua confiança no trabalho dele.

Além de suavizar a sua demanda de trabalho, a distribuição de tarefas ainda motiva a sua equipe pelo reconhecimento e pela oportunidade de capacitação.

Como organizar as tarefas do trabalho

8) Evitar distrações

Seja para conferir uma mensagem de alguém importante, responder um cliente ou dar uma relaxada, é bastante provável que você esteja perdendo muito tempo no celular.

O uso das redes sociais no ambiente de trabalho são excelentes formas de distração, que engolem o seu tempo.

Por isso é importante limitar o seu uso durante o trabalho.

Fazer pausas é indispensável para estimular o seu rendimento, mas procure optar por atividades que o façam relaxar, desligar da correria e do senso de urgência.

9) Evitar a procrastinação

Um mau hábito comum é a procrastinação no trabalho, não é mesmo?

Se você está em busca de dicas de como organizar as tarefas do trabalho você deve evitar esse comportamento ao máximo, porque deixar as coisas para a última hora:

  • as tornam mais demoradas;
  • estimulam a ansiedade;
  • podem comprometer a sua qualidade de execução.

Além disso, quando os trabalhos são realizados com antecedência, a equipe fica imune a imprevistos tendo tempo hábil para realizar correções ou reestrutura todo projeto.

Leia também: Qual a influência do programa de saúde mental no bem-estar dos colaboradores?

10) Separar tempo para os e-mails

A última dica para te ajudar em como organizar as tarefas do trabalho é o controle sobre os e-mails.

Conferir a caixa de entrada para responder e-mails pode tomar muito do seu tempo, por isso procure separar um período do seu dia pra isso e não o exceda.

Dê uma avaliada inicial e siga a ordem de urgência.

Lembre-se de não abrir e-mails durante a realização de alguma atividade, porque isso pode comprometer a sua concentração e bagunçar todo seu cronograma, gerando desconforto, estresse e frustração.

Viu, só? Ser um organizador de tarefas é muito mais simples do que parece! Estude a demanda do seu setor, conheça a sua força de trabalho e comece a organizar a casa. Com o estímulo certo, a produtividade da empresa só tende a melhorar e a sua reputação como um bom líder se fortalecer!.

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