Como organizar um escritório de contabilidade em 5 passos

Como organizar um escritorio de contabilidade

Para atender às exigências do atual cenário econômico-financeiro, bem como os avanços tecnológicos e as demandas da legislação fiscal, trabalhista e previdenciária, é cada vez mais necessário que o contador modernize seu escritório, insira novas rotinas contábeis para o escritório de contabilidade e torne-se um contador digital.

Mas, como organizar um escritório de contabilidade?

A contabilidade é atualmente uma importante ferramenta gerencial. Ela tem o papel de garantir informações precisas que auxiliam os gestores e empreendedores na tomada de decisões que resultarão no sucesso da empresa.

Neste artigo você verá sugestões práticas sobre como organizar um escritório de contabilidade, a fim de otimizar a sua rotina de trabalho e garantir o melhor serviço aos seus clientes. Acompanhe!

A evolução da profissão contábil

Até a década de 1940, a contabilidade era exercida pelo então chamado “guarda-livros”. Somente em 1946, com o Decreto-lei n.º 9. 295 que criou o Conselho Federal de Contabilidade, é que começou haver um desenvolvimento mais significativo da profissão contábil.

Assim como está ocorrendo hoje, nos anos 1960 diversas mudanças na legislação obrigaram os profissionais contábeis a buscarem melhorias para o seu modus operandi. Elas implicaram em maiores controles fiscais e contábeis para os órgãos públicos, assim como para as empresas.

Outro marco do desenvolvimento da profissão contábil no Brasil foi a aprovação da Lei das Sociedades Anônimas, em 15 de dezembro de 1976. Ao mesmo tempo foi criada a Comissão de Valores Mobiliários (CVM), que substituiu o Banco Central na emissão de parte da legislação contábil e no controle do mercado de capitais no Brasil.

Nesse período, procedimentos contábeis eram bastante complexos e dependiam de uma papelada “infinita”.

Talvez os profissionais de hoje nunca tenham ouvido falar da Ficha Tríplice e do Front Feed, que eram utilizados pela contabilidade para escriturar o Livro Diário na época.

Na década de 1980, começaram a surgir os primeiros computadores de pequeno porte e teve início, então, uma revolução tecnológica que afetou diretamente os procedimentos contábeis e exigiu que os profissionais se adequassem a inovação na contabilidade.

Nos anos 1990 entraram no mercado os sistemas de gestão empresarial, os ERPs (Enterprise Resource Planning), e a contabilidade passou a ter cada vez mais importância estratégica no direcionamento e no gerenciamento de qualquer empresa.

A partir daí, o avanço tecnológico não parou mais e contribuiu definitivamente para que o contador deixasse de exercer um papel apenas escritural, para assumir a importante função de consultor de negócios.

Isso fez com que os contadores precisassem entender como organizar um escritório de contabilidade de maneira moderna, que atendesse às novas necessidades do mercado.

Como organizar um escritório de contabilidade: 5 dicas

O avanço da tecnologia facilitou consideravelmente o desenvolvimento das atividades contábeis. No entanto, a rotina de um escritório contábil é muito intensa e precisa de organização para otimizar o trabalho e o tempo.

Confira algumas dicas práticas de como organizar um escritório de contabilidade, que podem fazer toda a diferença no seu dia a dia:

1. Planeje as rotinas

As rotinas contábeis de uma escritório de contabilidade são agitadas e incluem muitos processos e atividades paralelas.

Por isso, um bom planejamento é essencial para ter um cotidiano mais organizado e conseguir dar qualidade aos serviços prestados.

O objetivo do planejamento é definir estratégias para o cumprimento das tarefas de acordo com o tempo gasto para realizá-las.

Uma boa dica é documentar os problemas encontrados na sua rotina, bem como a forma usada para resolvê-los. Isso lhe ajudará a encontrar soluções futuras de maneira mais rápida e assertiva.

Lembre-se que uma rotina organizada também contribui para a adaptação de novos profissionais, permitindo que eles se dediquem às atividades com mais tranquilidade e aproveitamento.

2. Treine sua equipe

A contabilidade passa por constantes mudanças, principalmente na área fiscal e tributária. Por isso, é importante oferecer treinamentos de equipe, definindo o foco da capacitação com base nos resultados da gestão.

O treinamento é fundamental para a execução do planejamento das rotinas contábeis de um escritório de contabilidade.

Dessa forma, você poderá rever desde procedimentos até a definição de resultados, corrigindo as rotas que estiverem desajustadas. Além de, claro, aumentar a produtividade e a qualidade dos serviços prestados.

3. Fique atento às novidades tecnológicas

Acompanhar as inovações na contabilidade e as novidades tecnológicas é praticamente uma obrigação para escritórios de contabilidade, pois a tecnologia se tornou fundamental para atender às demandas legais e para sobreviver à competitividade do mercado.

Portanto, automatize os processos que ainda são manuais.

Escolha sistemas de gestão contábil que atendam às necessidades do seu escritório, que ajudem a organizar e simplificar a sua rotina.

Eles também ajudam a reduzir custos e a aumentar a produtividade.

Leia também: Dicas de redução de custos nas empresas: formas de cortar gastos

Não negligencie as ferramentas de gestão financeira, porque elas podem fazem toda a diferença em como organizar um escritório de contabilidade e podem ser o diferencial quando o cliente tiver que escolher entre o seu escritório e o concorrente.

4. Conheça todas as funcionalidades do seu sistema

Ao disponibilizar um sistema de gestão para os seus colaboradores, é muito importante conhecer todas as suas funcionalidades, uma vez que o volume de informações com que um escritório contábil trabalha diariamente é muito grande.

O programa de gestão escolhido para acompanhar e facilitar as rotinas contábeis do escritório de contabilidade devem ser funcionais e dinâmicos.

Procure conhecer o seu funcionamento completo para ganhar tempo e evitar retrabalhos, eles precisam:

  • atender às exigências legais;
  • apurar impostos;
  • enviar declarações;
  • emitir relatórios e muitas outras atividades.

5. Acompanhe as tendências para o setor

Preste atenção ao que acontece no mundo da contabilidade, pois isso permitirá identificar as tendências e sair na frente da concorrência ao oferecer novidades aos seus clientes.

Isso possibilitará que você:

  • defina uma estratégia mais assertiva;
  • mantenha a equipe sempre atualizada e pronta para prestar um serviço diferenciado e de qualidade, sem ter que correr atrás do prejuízo mais tarde.

Inovação na contabilidade e o uso de tecnologias

O uso de tecnologias precisa ser um ponto estratégico para os escritórios contábeis.

Ainda há muita resistência, mas sem tecnologia não há condições de crescer de forma sustentável — é preciso entender que, atualmente, o profissional contábil é um contador digital.

Uma ferramenta digital que tem sido muito usada pelos escritórios é a tecnologia cloud computing — ou computação na nuvem —, que processa e armazena dados em ambiente virtual com total segurança e organização.

Sistemas de gestão são essenciais para possibilitar a comunicação direta com os clientes de maneira intuitiva, por meio de plataformas que disponibilizem o envio e o recebimento de informações, de planilhas e de documentos — ou outros tipos de arquivos eletrônicos.

Os sistemas integrados ERP permitem compartilhamentos de dados e a uniformização de atividades e processos, produzindo e trabalhando informações em tempo real, otimizando o desempenho e maximizando os resultados.

Existem, ainda, os aplicativos de agendas e calendários virtuais, que ajudam a controlar datas e horários de compromissos, evitando perda de prazos e pagamento de multas.

Acesse: Nunca mais perca prazos: baixe o Calendário de Obrigações Acessórias, grátis!

Entenda como automatizar a folha de pagamento

Ainda sobre tecnologias de gestão, automatizar a folha de pagamento de um escritório é um passo muito importante para a modernização deste. Um sistema desse tipo:

  • reduz custos;
  • otimiza o tempo;
  • aumenta a produtividade.

Isso tudo pois realiza de forma automatizada todas as funções do departamento pessoal com segurança e agilidade, evitando erros e retrabalhos.

A escolha deve ser por um sistema que permita adaptações às novas exigências legais, previdenciárias e trabalhistas, como é o caso da obrigação acessória e-Social.

Ele deve garantir que as informações sejam exatas para o correto recolhimento de encargos e tributos, bem como do salário dos colaboradores, para evitar multas e penalidades.

Agora você aprendeu como organizar um escritório de contabilidade e está mais bem preparado para modernizar seu escritório e se tornar um contador digital e para isso sugerimos que conheça a Xerpa.

Além de oferecer o serviço de folha de pagamento online, somos uma plataforma de Recursos Humanos eficiente, que possa ajudar a sua empresa a:

  • reduzir o tempo nos seus processos de admissão de desligamento de funcionários;
  • ter um processo mais claro e seguro;
  • evitar penalizações, multas ou qualquer risco relacionados à questões legais e gestão de informação da empresa.

Fale com um especialista e descubra como reduzir 30% dos custos do seu RH.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *