A tecnologia e as inúmeras soluções e ferramentas criadas por ela, modificaram completamente a maneira como o ser humano se relaciona, e, naturalmente, essas mudanças influenciam diretamente na forma como desenvolvemos as nossas atividades profissionais.

Neste post, você vai entender de forma prática como melhorar a produtividade no trabalho com a tecnologia.

Vamos entender como a tecnologia trouxe (e traz cada vez mais) soluções eficientes que podem ser aplicadas ao seu negócio para:

  • aumentar a produtividade;
  • promover a redução de custos;
  • gerar o aumento da segurança;
  • ampliar a eficiência na gestão;
  • melhorar o desempenho individual e coletivo dos colaboradores.

Além de apresentar algumas soluções tecnológicas largamente utilizadas por grandes corporações em suas estratégias de gestão, trabalho e planejamento, também vamos mostrar como melhorar a produtividade no trabalho com essas soluções. Acompanhe!

Como melhorar a produtividade no trabalho com a tecnologia: 4 dicas

1. Softwares de planejamento

A organização e o planejamento estratégico do negócio são pontos de partida para qualquer estratégia eficiente.

Um bom planejamento reduz o risco de erros, atrasos e perda de prazos.

Leia também: O que é gestão de risco: 6 passos para otimizar operações

A tecnologia trouxe soluções de gestão e planejamento que vieram com o objetivo de facilitar:

  • a organização de cronogramas;
  • o registro de responsabilidades;
  • o envio de lembretes.

Esses elementos garantem o cumprimento de prazos e o aumento da eficiência na execução de tarefas.

Desta forma, os softwares de planejamento permitem que as empresas e os gestores possam ordenar as incumbências com maior organização, reduzindo o índice de erros, a dificuldade de comunicação e até mesmo ausência de informações.

Uma vez que todos os colaboradores de uma mesma equipe podem acessar as tarefas e verificar os status de andamento das mesmas, a gestão de projetos fica muito mais eficiente.

O monitoramento não fica centralizado e a atribuição pode ser feita por qualquer membro da equipe.

Os processos ganham maior transparência. A facilidade de acesso às informações auxilia na resolução de possíveis problemas que possam vir a acontecer.

A principal vantagem dentro das organizações, é que estes sistemas:

  • aumentam a interação entre os colaboradores;
  • registram falhas e atrasos;
  • permitem criar um histórico de ocorrências, que pode ser utilizado como fonte de informações para a elaboração de planejamentos estratégicos futuros.

2. Documentos na nuvem

Diariamente são criadas, editadas e compartilhadas inúmeras informações e documentos.

Na era digital, essa comunicação e troca de dados, além de mais rápida, tornou-se muito mais volumosa, o que torna indispensável garantir que os dados possam estar em segurança.

Por isso, a otimização desses processos e o bom gerenciamento de documentos é um assunto que interessa a qualquer empresa, tendo em vista que essa característica de geração e transmissão de informações faz parte do seu cotidiano.

Pensando nisso, vale investir na chamada cloud computing, ou computação em nuvem, que é a utilização da memória de servidores ligados à internet para o armazenamento de documentos e informações.

O armazenamento destas informações é feito de tal forma que os dados podem ser acessados de qualquer lugar, a qualquer horário, sem a necessidade de acesso a um computador ou um programa de armazenamento de dados específico.

Além disso, a tecnologia permite soluções que facilitam o acesso, edição e compartilhamento dos arquivos.

Na computação em nuvem o acesso às informações é feito remotamente, sendo necessários apenas um login e senha, além de uma boa conexão com a internet.

É uma solução que vem crescendo exponencialmente nos últimos anos e que representa uma das maneiras de como melhorar a produtividade no trabalho, pois otimiza processos e facilita a transmissão e compartilhamento de informações.

3. Software de gerenciamento de informações

Uma das maiores vantagens trazidas pela tecnologia é a possibilidade de agilizar a execução de tarefas, o que gera, como consequência, um ganho de produtividade.

Quando um processo interno funciona de forma automatizada, as informações são guardadas com maior segurança, evitando o retrabalho e permitindo que os profissionais envolvidos se concentrem na execução de atividades mais estratégicas.

Isso reduz a perda de tempo e é uma das maneiras de como melhorar a produtividade no trabalho. Permite o impulsionamento do crescimento da empresa e do próprio profissional.

O gerenciamento de informações e a gestão de documentos são etapas importantes e necessárias. Com elas a empresa pode ganhar muito mais eficiência e qualidade através da aplicação de recursos tecnológicos.

4. Softwares específicos

O mercado oferece hoje diversas soluções voltadas para as necessidades específicas de cada setor e departamento de um negócio.

Essas soluções tornam os processos destes setores ainda mais dinâmicos e eficientes:

  • facilitando a execução dos trabalhos;
  • reduzindo significativamente a ocorrência de erros;
  • aumentando a produtividade dos colaboradores.

Por exemplo, as atividades do departamento pessoal são compostas por diversos processos burocráticos e complexos que podem facilmente ser padronizados e acoplados a uma plataforma ou aplicativo de gestão de RH.

O objetivo é reduzir o tempo gasto com métodos manuais que são, muitas vezes, lentos e imprecisos.

Diversos processos de negócios podem se beneficiar do uso da tecnologia para reduzir o tempo gasto em suas execuções, tais como:

Por que adotar esses sistemas na minha empresa?

Esses sistemas permitem melhor aproveitamento do tempo, facilitam trabalhos exclusivamente burocráticos, além de facilitarem a organização das tarefas de um setor.

É natural que, como consequência, eles sejam uma das formas de como melhorar a produtividade no trabalho e, até mesmo, reduzam gastos (tanto da empresa no geral, quanto com funcionários).

Desse modo, tecnologias trazidas por softwares específicos agregam no reconhecimento da empresa, permitindo que os seus colaboradores possam ser mais bem direcionados, já que a mão de obra pode atuar em setores mais estratégicos, reduzindo trabalhos repetitivos e burocráticos.

Ainda que essas tecnologias peçam certo investimento, é importante ter em mente que elas trazem para a empresa benefícios que a médio e longo prazo justificam facilmente os custos.

Por isso, é importante avaliar os resultados que essas soluções podem trazer e pensar no seu negócio estrategicamente, sempre olhando para o futuro.

Para fazer um acompanhamento ainda mais profissional dos principais indicadores de RH, você pode contar com o auxílio da tecnologia.

A Xerpa é um software para RH, com um sistema que atua na otimização de processos como overview, admissão e demissão, contratação, holeries, controle de férias e mais. Além de ser uma forma de como melhorar a produtividade no trabalho, ainda reduz 30% dos custos do seu RH.

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