Como melhorar a comunicação interna na empresa: 6 segredos eficientes

A manutenção de um ambiente de trabalho harmonioso, com colaboradores engajados e motivados no trabalho para dar o seu melhor, é um desafio constante para o time de Recursos Humanos. Por isso, aprender como melhorar a comunicação interna na empresa tem um papel de grande destaque.

Mas comunicar-se com clareza e objetividade, cultivando valores como escuta empática e solidariedade, vai muito além do clima organizacional. A boa comunicação interna evita erros graves em processos e retrabalho, aumentando a eficiência de uma forma geral.

No post de hoje, listamos seis segredos para você aprender como melhorar a comunicação interna com ações simples do time de RH.

Como melhorar a comunicação interna: 6 segredos

1. Cultive ambientes silenciosos

As empresas mais modernas têm adotado o modelo de escritório sem salas ou paredes visando tornar a comunicação mais dinâmica e aberta. Essa é uma estratégia bastante válida, mas é necessário tomar alguns cuidados nesse sentido.

Alguns assuntos mais delicados ou importantes exigem concentração e privacidade, o que não acontece em um ambiente cheio de ruídos e pessoas ao redor.

Independentemente do modelo da empresa, essa é a forma número 1 de como melhorar a comunicação interna: ter espaços silenciosos que permitam reuniões e conversas. Algumas salas pequenas para reuniões de grupo e individuais — preferencialmente, afastadas do tumulto — já são suficientes para solucionar a questão.

Mas não basta criar esses espaços: é importante lembrar aos colaboradores de utilizá-los para esse fim, evitando que assuntos sérios sejam tratados sem a devida atenção.

2. Elabore periódicos com notícias da empresa

Essa é uma solução bastante simples de como melhorar a comunicação interna para facilitar a comunicação entre o RH e os colaboradores. Os periódicos são bastante úteis no ambiente corporativo, especialmente em empresas com um grande número de funcionários.

Um jornal impresso ou virtual possibilita ao RH transmitir comunicados importantes e mostrar as novidades que afetam a empresa. Essa também é uma boa oportunidade de fortalecer a cultura organizacional e engajar os funcionários em algumas causas.

O formato e a periodicidade ficam a critério de cada empresa. O importante é que as informações sejam comunicadas de forma clara e eficiente.

3. Foque na comunicação interpessoal

A comunicação interna depende diretamente da forma com que as pessoas se comunicam umas com as outras. Portanto, tratar da comunicação interpessoal dentro da empresa é vital para melhorar a comunicação da organização de maneira global.

Para ajudar os colaboradores a se comunicarem de uma forma mais plena, o time de Recursos Humanos pode promover ações educacionais, como treinamentos, palestras e dinâmicas de grupo.

Essas ações podem abordar temas como empatia, comunicação não-violenta e boas práticas de expressão verbal.

Além disso, oferecer materiais de estudo e compartilhar ferramentas de comunicação interna também é uma maneira de incentivar a equipe a melhorar sua maneira de se comunicar.

4. Fortaleça a cultura organizacional

Como já mostramos por aqui, a cultura organizacional é a essência que traduz os valores e princípios de uma empresa. Portanto, se a organização se preocupa com a qualidade de sua comunicação interna, isso deve estar claro em seu código de cultura.

Na hora de elaborar o documento que formaliza os fundamentos da cultura da empresa, lembre-se de dar a devida atenção à comunicação. Valores como empatia, respeito, solidariedade e cortesia devem ter sua relevância devidamente evidenciada.

Vale lembrar que não basta apenas registrar os princípios de comunicação no papel e não aplicá-lo no dia a dia. O time de RH deve estar sempre atento para que a cultura organizacional se manifeste por meio de ações concretas no ambiente corporativo.

5. Incentive a comunicação horizontalizada

Horizontalizar a comunicação na empresa é sinônimo de mais participação nas decisões e discussões que são relevantes para os objetivos da organização.

Portanto, a corporação deve adotar uma postura de escuta e valorização das opiniões de todos que atuam ali.

Isso não significa que não haverá hierarquia ou tomadores de decisão específicos. É possível adotar modelos de gestão mais colaborativos, com líderes acessíveis e abertos ao diálogo.

Ao horizontalizar a comunicação interna, os colaboradores se sentem mais à vontade para se expressar de forma plena, evitando as comuns “conversas de corredor” e as fofocas envolvendo questões sérias da empresa.

6. Ofereça canais de comunicação

Melhorar a qualidade da comunicação interna também implica em conceder espaços para que essa comunicação aconteça, tanto formal quanto informalmente.

Com isso em mente, o RH deve buscar meios alternativos e oficiais de comunicação na empresa. Além das reuniões periódicas, tanto em grupo quanto individuais, o e-mail corporativo é uma ferramenta indispensável para a comunicação formal.

Os chats corporativos são bastante úteis para mensagens rápidas, mas também servem como meio de comunicação informal. Os espaços de convivência e os eventos de entretenimento fora do horário de trabalho também ajudam a fortalecer os laços e facilitar a comunicação.

O RH deve oferecer, ainda, meios para que os colaboradores expressem suas opiniões, críticas, elogios e pedidos à direção da empresa. Isso pode ser feito por meio de pesquisas de clima organizacional, formulários de feedback etc.

Bônus: seja o exemplo!

“Devemos ser a mudança que queremos ver no mundo”. – Mahatma Gandhi

A famosa frase do mestre espiritual Mahatma Gandhi também se aplica quando o assunto é comunicação.

Se o objetivo do time de Recursos Humanos é melhorar a interação dentro da empresa, evitando conflitos e cultivando um ambiente harmônico e aberto ao diálogo, a iniciativa deve ser individual.

Os colaboradores que fazem parte do RH devem ser exemplos de boa comunicação interna, tanto entre si quanto em relação ao resto da empresa — desde a gentileza no ambiente informal até a clareza ao elaborar uma circular ou um email institucional.

Um time de RH que se esforça para se tornar um modelo para toda a organização certamente vai inspirar outros colaboradores a agirem da mesma forma, causando um grande impacto coletivo.

A comunicação interna eficiente pode ser construída com ações simples, mas que exigem atenção e esforços para serem cultivadas no dia a dia corporativo. Cabe ao setor de Recursos Humanos da empresa traçar as estratégias que tornarão essas ações possíveis.

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