Como funciona o processo de mudança de escritório de contabilidade? Entenda!

Um levantamento do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) revelou que o Brasil conta com cerca de meio milhão de contabilistas exercendo ativamente suas funções. Toda essa oferta exige atenção das empresas que estão em processo de mudança de escritório de contabilidade.

Para que você não se perca nesse momento de transição, o post de hoje traz todas as informações sobre como a mudança de escritório de contabilidade pode ajudar a otimizar processos e custos no seu negócio. Aproveite a leitura!

A importância do contador no ambiente de negócios

O contador é uma figura obrigatória em todas as empresas, seja ele representado por um escritório de contabilidade terceirizado, seja por profissional contratado exclusivamente para o seu negócio.

É importante ter em mente que um bom serviço contábil é peça fundamental para evitar dores de cabeça com o fisco, além de permitir que gestores e empresários foquem seus esforços em atividades estratégicas para o crescimento de suas atividades.

A necessidade de mudar de escritório de contabilidade

Há vários motivos que levam um empresário a buscar um novo escritório de contabilidade. É preciso avaliar, porém, se essas razões não são decorrentes apenas da falta de um processo de comunicação ágil e eficiente entre empresa e escritório.

Antes de buscar a troca, portanto, converse com seu contador atual. Uma conversa preliminar pode resolver pequenos conflitos e evitar o trabalho de uma mudança. Caso a motivação da troca seja financeira, dê preferência à renegociação de preços.

Entretanto, se os fatores que motivam a alteração não são falhas de comunicação ou aperto orçamentário e não puderem ser resolvidos apenas através do diálogo, continue o processo de mudança de contabilista. Para que o processo não lhe traga dores de cabeça futuras, observando os pontos apresentamos a seguir.

Os pontos a considerar na escolha de um novo escritório

A oferta de escritórios e profissionais de contabilidade é grande. Para facilitar o seu trabalho de pesquisa por bons prestadores de serviços, peça referências para conhecidos. Vale perguntar para amigos empresários, clientes e fornecedores.

Durante o processo de escolha, atente para as dicas a seguir:

  • Analise a oferta de serviços de valor agregado para a gestão da sua empresa, como geração de relatórios e agilidade no fornecimento de dados;
  • Verifique se o escritório conta com registro regular junto ao CRC do seu estado;
  • Tome cuidado com propostas muito abaixo do preço de mercado;
  • Verifique quais canais de atendimento o escritório fornece;
  • Observe se o contrato de prestação de serviços com o novo contador inclui alguma condição específica, valores extras para serviços prestados ou multa por rescisão contratual;
  • Conheça o processo de trânsito de informações e documentos que o escritório adota e esclareça qual a antecedência mínima com que guias para pagamentos de impostos e informações gerenciais são disponibilizadas.

Ser detalhista nesse momento vai ajudar você a escolher o melhor escritório para suas necessidades. Se o processo parece excessivamente minucioso, lembre-se de que você está escolhendo um dos parceiros mais importantes para o bom andamento de seus negócios.

Os passos essenciais para uma mudança tranquila

Após a escolha do escritório de contabilidade que cuidará de sua empresa, formalize toda a contratação por meio de contrato de prestação de serviços.

Siga as dicas abaixo para uma boa transição:

Visita

Convide o novo contador ou responsável em sua equipe para visitar a empresa e conhecer seu processo. Essa simples visita pode ajudar o profissional a entender que tipo de informação gerencial é mais relevante para sua empresa.

Você também deve ir pessoalmente ao escritório para avaliar sua estrutura de trabalho. Durante esse contato, pergunte pela frequência com que o contador se reunirá com você. Questione também se ele disponibilizará um funcionário específico para ser o responsável técnico por sua empresa.

Finalmente, analise se os modelos de relatórios enviados pelo contador atendem às necessidades de sua empresa e, além disso, se o escritório conta com um bom software de gestão contábil.

Sigilo

Caso sua atividade exija um nível elevado de proteção das informações, não se esqueça de incluir cláusulas de sigilo da informação no contrato de prestação de serviços. Deixe claro quais são as pessoas e partes envolvidas no uso das informações e as finalidades para as quais elas poderão ser utilizadas.

Esclareça de forma detalhada o que será considerado confidencial: informação verbal e escrita, planos de negócios, preços e custos, informações sobre fornecedores e clientes, além de qualquer outro dado exclusivo que por ventura tenha que ser fornecido para o escritório de contabilidade.

Avalie a necessidade de garantir que as informações confidenciais sejam separadas daquela de mais fácil acesso. Se você não estiver familiarizado com essas questões, busque a assessoria de um advogado de sua confiança.

Protocolo

Protocole a transferência de toda a documentação da empresa em poder do escritório de contabilidade.

Isso inclui a documentação contábil e fiscal arquivada, os balancetes mensais do exercício corrente, relação de processos em andamento e situação atualizada de débitos com órgãos municipais, estaduais e federais, incluindo certidões negativas e parcelamentos de dívidas em andamento.

Solicite ao seu novo escritório o termo de transferência de responsabilidade técnica, que deve ser emitido em 3 vias: uma para o cliente, outra para o escritório anterior e a última para o novo escritório, que passará a ser o responsável técnico da empresa junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) do seu estado de atuação.

Esse documento é a garantia de que o contador anterior não será mais responsável pelas atividades do cliente, e que o novo contador será comunicado sobre qualquer fato necessário para o bom desempenho de suas funções.

Regularidade fiscal

Por último, mas não menos importante, solicite ao novo contador a realização de levantamento da regularidade fiscal de sua empresa nos últimos cinco anos. Para tanto, ele poderá levantar as certidões de débitos junto à Prefeitura, Estado e Receita Federal.

Quando negativas, essas certidões atestam que não há dívidas em aberto. Em caso positivo, os documentos apresentarão quais impostos e tributos estão em atraso. Dessa maneira, você garante que seu antigo contador não deixou passar em branco nenhuma obrigação fiscal da sua empresa.

Seguir essas dicas práticas pode evitar que você tenha que achar espaço em sua rotina cheia e com muitas responsabilidades para resolver dores de cabeça decorrentes de uma má escolha do escritório de contabilidade.

Você também pode sugerir ao novo contador soluções que facilitem o processo de escrita contábil e gestão do seu negócio. A Xerpa é uma solução digital para RH e departamento pessoal, que reduz os processos burocráticos nessas áreas e ainda facilita a comunicação da empresa com os contadores. Ela te ajuda a reduzir erros em dados de admissões, desligamentos, férias, ausências, folha de pagamento e muito mais.

Quer conhecer melhor essa solução e conquistar mais tempo para você se dedicar a demandas específicas da gestão? Entre em contato conosco!

 

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