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Como funciona o emissor de nota fiscal eletrônica?

Se você é empreendedor ou trabalha no departamento financeiro de uma organização varejista, sabe que um dos maiores desafios é manter toda documentação legalizada. Por isso, empregar um emissor de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) adequado para a realidade e a demanda do negócio é indispensável. Mas como funciona o emissor de nota fiscal eletrônica?

O emissor de nota fiscal eletrônica é a versão digital do sistema de emissão impresso tradicional. É por meio dele que operação de lançamento e fiscalização de prestações tributadas sob a venda são realizadas com mais rapidez e praticidade.

Geralmente essa tecnologia vem integrada a uma plataforma digital de gestão que traz funcionalidades que automatizam e otimizam as etapas operacionais, permitindo que a equipe se dedique a questões mais estratégicas como expansão, rentabilidade, captação dos clientes, dentre outros.

Se você quiser conhecer mais a fundo sobre essas plataformas digitais de gestão, indicamos a leitura do artigo “Software de Gestão: por que ele é importante para sua empresa?”.

Agora, para esclarecer todas as suas dúvidas sobre esse como funciona o emissor de nota fiscal eletrônica, preparamos este post com as principais informações. Acompanhe e aprenda como ele influencia os resultados da empresa.

O que é nota fiscal eletrônica?

A Nota fiscal eletrônica é um documento que formaliza a realização da vendas de produtos ou serviços, para o registro do faturamento e a cobrança de tributações. 

No Brasil, ela surgiu como parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), um programa do Governo Federal de aceleração da informatização das relações entre Fisco e contribuintes, criado em 2007.

A versão eletrônica das notas fiscais substitui a versão impressa, oferecendo diversas vantagens às empresas e ao governo como:

  • redução da sonegação de impostos;
  • fiscalização facilitada;
  • eliminação de gastos com a impressão de papéis;
  • redução de custos operacionais;
  • fortalecimento do comércio eletrônico;
  • otimização das atividades contábeis;
  • eliminação do espaço de armazenamento;
  • envio da nota por e-mail para o cliente, dentre outros.

Entender como funciona o emissor de nota fiscal eletrônica é um investimento para a qualidade da gestão do negócio e, consequentemente, um estímulo para melhorar a sua produtividade.

Tipos de nota fiscal eletrônica

Existem quatro tipos de nota fiscal eletrônica, cada uma atende a uma determinada condição. Caso exista alguma dúvida em relação ao enquadramento da sua empresa, o contador é a pessoa certa para orientar o tipo de nota que deve ser emitida. Confira:

1. NF-e

A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) substitui as NFs utilizadas nas operações de venda e prestação de serviço, que estão relacionadas à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

2. NFS-e

A NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) substitui a nota em bloco, documento exigido pelo município e que está relacionado à cobrança do ISS (Imposto Sobre Serviço).

3. CT-e

A CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é um documento eletrônico emitido para registrar uma prestação de serviço de transporte de cargas (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário).

4. NFC-e

A NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica) é um documento fiscal eletrônico emitido para o consumidor final, e está relacionada às propostas do Sped.

O que é emissor de nota fiscal eletrônica?

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Assim como já dissemos, emissor de nota fiscal eletrônica é a versão digital do sistema de emissão impresso.

Desde 2006, parte dos micro e pequenos empresários utiliza essa tecnologia. De forma progressiva, o emissor de nota fiscal eletrônica foi introduzido no cenário empresarial do país para validar suas atividades comerciais e assegurar o cumprimento das suas obrigações legais com mais velocidade, precisão e qualidade. 

Inicialmente, o emissor era obrigatório para empresas que exerciam atividades operacionais específicas, principalmente para os contribuintes do ICMS e/ou do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). Hoje, o emissor já é obrigatório via certificação digital para qualquer estabelecimento comercial em seis estados: Goiás, Pernambuco, Piauí, Rio de Janeiro, Rio Grande do Sul e São Paulo.

Para verificar se a sua empresa está englobada nessa obrigatoriedade, basta entrar no portal do NF-e da Receita Fedaral ou da Secretaria da Fazenda da cidade. O não cumprimento dessas emissões pode acarretar em multas.

Como funciona o emissor de nota fiscal eletrônica

Até pouco tempo atrás, as empresas perdiam muito tempo para redigir e conferir as notas fiscais. Mas o avanço da tecnologia possibilitou solucionar mais essa questão, por meio de sistemas de gestão inteligentes que otimizam o fluxo de trabalho

O emissor de nota fiscal eletrônica costuma ser uma das muitas funcionalidade de um software de gestão digital, que facilita o processo de emissão pela sua praticidade, integração a outros setores da empresa, importação de dados de arquivos compatíveis (XML), automatização de atividades, alta capacidade de armazenamento, dentre outros. 

Mesmo com essas facilidades é preciso ficar atento aos tipos de NF. É essencial verificar o tipo de cadastro fiscal que a sua empresa possui junto ao governo para emiti-las sem erro. 

Ademais, será necessário criar uma assinatura digital em uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP) para validar juridicamente essas emissões. 

Como escolher o melhor software de emissão de NF-e?

Para adotar um emissor de nota fiscal eletrônica de qualidade, é indispensável escolher um software de gestão de excelência

Isso quer dizer que a opção mais cara é a ideal? Não, quer dizer que as reais necessidades e demandas da sua empresa devem ser analisadas com atenção para estudar as opções disponíveis no mercado. Considere:

  • tempo de emissão da nota; 
  • automatização dos processos operacionais;
  • processamento do sistema;
  • integração dos setores essenciais;
  • otimização do fluxo de trabalho;
  • controle de estoque integrado;
  • possibilidade de envio da nota por e-mail;
  • portabilidade com a área contábil;
  • custo-benefício, suporte técnico;
  • importação de dados via arquivo;
  • cancelamento de vendas estornadas​, etc.

Viu, só? Empregar um bom software de gestão que tenha um emissor de nota fiscal eletrônica adequado a sua empresa pode fazer toda diferença no uso de recursos, na velocidade de execução e na rentabilidade da equipe.

Consulte seu contador e aprenda como funciona o emissor de nota fiscal eletrônica para impulsionar o avanço da sua empresa.

Como sua empresa emite nota fiscal? Qual o software que ela adota? Conta pra gente aqui nos comentários!

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