Burocrática, porém essencial, saber como fazer uma ficha de cadastro de funcionários pode ser um diferencial para sua empresa.

A ficha de cadastro de funcionários serve como um organizador de dados dos colaboradores da empresa.

É por meio dele que o setor de RH organiza em um só lugar informações importantes pessoais e profissionais dos empregados. Essa forma de gerenciamento de informações tem um grande impacto financeiro e de tempo sobre as equipes de RH.

No sentido financeiro por oferecer uma visão macro dos dados da empresa facilitando investimentos e cortes de custos. E em economia de tempo quando a empresa opta pela automatização dos processos em contrapartida aos processos manuais.

Com a automatização, a burocracia diminui, reduzindo também a incidência de erros e aumentando a segurança de armazenamento dos dados.

Mas como fazer uma ficha de cadastro de funcionários de forma correta? Neste artigo vamos lhe ajudar a agilizar esse processo para evitar problemas futuros. Acompanhe!

Dados obrigatórios da ficha de cadastro de funcionários

Existem alguns dados que aparecem como obrigatórios em fichas de admissão, conforme o artigo 41 da Lei da CLT. Eles são base no modelo de como fazer uma ficha de cadastro de funcionários.

Confira alguns dados para preencher sua ficha corretamente.

  • Nome do empregado, filiação, data de nascimento, naturalidade e nacionalidade;
  • Data de admissão;
  • Jornada de trabalho
  • Número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS;
  • Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público – PASEP ou no Número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social – PIS;
  • Cargo e função;
  • Férias;
  • Acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver;
  • Remuneração.
  • CPF;
  • RG;
  • Estado civil;
  • Certificado de reservista;
  • Título eleitoral;
  • Espaço para fotografia;
  • Encargos sociais;
  • Plano de carreira.

Processo manual ou processo automatizado

Para saber como fazer uma ficha de cadastro de funcionários primeiramente precisamos conhecer as diferentes maneiras de organizá-la. Atualmente dois modelos são possíveis e muito comuns no mercado:

  • processo manual;
  • processo automatizado.

Não existe a opção certa ou errada para a empresa, tudo depende da sua realidade.

Entretanto, a automatização (além de otimizar o processo) reduz a incidência de erros que surgem quando o processo é manual e permite que o RH se dedique mais a questões estratégicas.

Ao longo dos anos o setor perdeu um pouco seu caráter de área burocrática e assumiu esse caráter estratégico. E a automatização dos processos foi quem impactou diretamente nessa possibilidade.

Processo manual

O processo manual ainda é bastante comum as empresas quando se fala em como fazer uma ficha de cadastro de funcionários. Isso porque nem toda a empresa pode financeiramente investir em um bom software de gestão.

Assim todos os dados são colocados em forma de planilha, onde o RH precisa preencher tudo manualmente. Em pequenas empresas o tempo dedicado a esse processo não costuma ser alto.

Porém, se a organização possui um grande número de funcionários aumentam as chances de erro no preenchimento desses dados. Dificultando o armazenamento de uma grande quantidade de documentos na empresa, que podem ser perdidos em qualquer imprevisto.

Processo automatizado

O processo manual leva bastante tempo e abre muitas possibilidades para erros em tarefas repetitivas. Já o processo automatizado abre um leque de boas possibilidades.

Se a empresa ainda não definiu em como fazer uma ficha de cadastro de funcionários, sem dúvida, o processo automatizado é o mais recomendável.

Quer saber por quê? Vamos falar sobre suas principais vantagens em relação ao processo manual logo abaixo:

1. Menor incidência de erros

Atividades manuais e principalmente repetitivas, como preencher uma planilha, por exemplo, possibilita uma grande chance de erros.

Vencido pelo cansaço ou até desatenção, um colaborador dedicado a processos manuais e burocráticos tem mais chances de errar.

Por esse motivo muitas empresas automatizam os seus processos para diminuir a incidência de erros. E fazer uma ficha de cadastro de funcionários faz parte dessa burocracia do setor. Ela também foi influenciada e entregue a tecnologia.

Atualmente os softwares de gestão conseguem compactar e organizar todas as informações em um só lugar.

E não só isso, um preenchimento equivocado muitas vezes é apontado pelo próprio software que exige a correção imediata. Minimizando os erros recorrentes em processos manuais.

2. Maior segurança de dados

Enquanto as fichas de cadastro físicas estão mais expostas a acidentes, com a automatização a segurança é muito maior.

Isso porque os documentos além de poderem serem armazenados em nuvens, os backups são feitos constantemente, para que nada seja perdido em algum imprevisto.

Essa segurança da automatização em como fazer uma ficha de cadastro de funcionários permite ainda o armazenamento de uma quantidade ilimitada de dados. Informações que podem ser acessadas e mapeadas facilmente via software ou programa.

Fora que a automatização oferece rapidez de atualização de dados, documentos e etc. Evitando confusões entre documentos antigos e novos, que podem ocorrer em uma desorganização de um processo fosse manual.

3. Otimiza os processos

A otimização dos processos de RH não veio para tomar o emprego de quem trabalha nesse setor.

Muito pelo contrário! Ele veio contribuir para que esses profissionais se dedicassem mais nas partes estratégicas da empresa, especialmente com foco na gestão de pessoas.

E saber como fazer uma ficha de cadastro de funcionários era uma dessas burocracias obrigatórias. A perda de tempo fazia parte dessa rotina. Processos manuais infinitos que tomavam bastante tempo do setor.

Mas com a automatização, o tempo foi otimizado. Em poucos cliques os profissionais do setor podem acessar qualquer dado do colaborador, sem ter que procurar em uma montanha de papéis.

Sem contar na facilidade de compartilhamento desses dados entre os profissionais do setor ou até mesmo com um contador, colaborador, superiores e etc. Agilizando a busca e a integração dos dados entre a equipe.

Nisso os profissionais de RH podem agora focar suas energias em questões mais estratégicas e de planejamento.   

4. Diminui os custos

A automatização de processos também têm impactos financeiros na empresa. Isso porque ela permite um processo mais rápido na montagem e organização dos documentos.

Mas qual o impacto financeiro disso? Total! Já que processos mais rápidos diminuem os esforços com burocracias e retrabalhos, além de ter uma economia com impressão de documentos, espaço de armazenamento e etc.

Atualmente, com um software de gestão o RH sobe a ficha online e o próprio funcionário acessa o documento e preenche com seus dados. Cabendo ao profissional de recursos humanos apenas conferir se tudo foi preenchido corretamente.

Fazendo uma análise financeira rápida, faça uma conta de quanto seu RH gasta com impressões de documento e tempo com processos burocráticos. Se o valor for alto é bom começar a pensar em automatizar seus processos para começar a ganhar dinheiro.

5. Influência na gestão de pessoas

E a ficha de cadastro de funcionários pode ser também uma aliada em pontos relacionados a gestão de pessoas.

Vamos destacar um ponto simples, mas que é um grande diferencial das empresas que é a comemoração de aniversários. Além disso, lembrar-se da data de contratação, promoção e etc., podem ser alguns dos diferenciais para motivar seus colaboradores.

O colaborador quer se sentir importante para a empresa e com certeza esse tipo de parabenização pode engajá-lo ainda mais com a organização.

Por isso, é fundamental saber como fazer uma ficha de cadastro de funcionários de maneira automatizada.  

Dificilmente, se o processo for manual, a empresa vai conseguir lembrar qual a data do aniversariante do mês. Ou até mesmo se preocupar com esse detalhe diante de uma rotina cheia de tarefas.

Entretanto, com um software de gestão, em alguns deles, esse aviso pode ser do próprio programa automaticamente.

Dessa forma, é imprescindível considerar que qualquer detalhe no mercado atual, mesmo através de uma ficha de cadastro de funcionários, pode fazer a diferença. Principalmente quando falamos de relacionamento com os funcionários.

Escolhendo um bom software de gestão

Agora que sabemos todos os detalhes de como fazer uma ficha de cadastro de funcionários, a pergunta que fica é: como escolher o melhor software?

Alguns dos fatores importantes a se considerar é a eficiência, segurança e rapidez nos processos.

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E isso sem usar mais a temida papelada, oferecendo maior controle sobre os documentos de cadastro dos seus colaboradores.
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Mantenha atualizado os dados dos seus colaboradores

Manter um cadastro completo e atualizado e saber como fazer uma ficha de cadastro de funcionários corretamente, pode ser um grande diferencial nas empresas.

Entretanto, é importante se atentar a questões como funcionalidades desse processo e eficiência dele.

Seja de forma manual ou automatizada os dados do colaborador devem ser tratados como um bem precioso da empresa. Portanto, é fundamental que haja um espaço que ofereça segurança de armazenamento, menor incidência de erros e controle gerencial.

Sendo assim, é recomendável que as empresas optem por softwares de gestão de RH. Deixar de lado o processo burocrático manual tem inúmeros benefícios e vantagens, que podem contribuir com os resultados da empresa.  

E você o que acha de automatizar os processos burocráticos da sua empresa? Deixe um comentário no nosso artigo e conte para nós.