Gestão de férias é uma tarefa essencial feita pelo departamento de Recursos Humanos de uma empresa. Ela garante que não haja nenhum problema legal para a organização em relação a seus funcionários. Como por exemplo, a necessidade de se pagar o valor dobrado das férias por causa de prazos vencidos. Além disso, proporciona uma imagem positiva da empresa para seus funcionários, o que pode afetar diretamente na motivação de talentos e satisfação de cada um em relação a sua posição no trabalho.

Para você saber como realizar uma gestão eficiente de férias, separamos os tópicos importantes:

  • Quais os direitos e leis a serem seguidas?;
  • Quais as mudanças após a reforma trabalhista?;
  • O que o RH precisa saber antes de realizar a gestão das férias?;
  • Como realizar a gestão efetiva das férias?;
  • Algumas dicas para melhorar essa gestão.

 

O que a lei diz?

De acordo com o artigo 129 da CLT, todo empregado tem direito a um período de férias anualmente, sem que haja prejuízos em sua remuneração. Após cada período de 12 meses de vigência de seu contrato de trabalho, ele terá direito à férias de 30 dias, mas esse período pode ser reduzido de forma proporcional, conforme o número de faltas injustificadas no período aquisitivo.

As férias são sempre um período muito esperado por todos os funcionários e é um assunto sério, por isso é muito importante que o empregador saiba todas as questões que envolvem esse assunto para que nenhum contratempo aconteça e transforme em pesadelo todos os momentos de planejar as férias de seus funcionários.

 

A importância da Gestão de Férias

É necessário que o departamento pessoal e de recursos humanos realize um bom planejamento no início de cada ano para que a empresa não sofra nenhum prejuízo quando algum colaborador estiver ausente. A gestão de férias deve ser feita de acordo com o tempo de trabalho de cada funcionário e levar em conta quais os períodos em que a empresa necessita da equipe completa e as despesas que terá ao colocar um colaborador de férias.

A gestão de férias dos funcionários é uma tarefa complexa realizada pelo RH da empresa e que exige grande atenção. O departamento deve garantir que todos os colaboradores fiquem satisfeitos, ao mesmo tempo em que não haja nenhum passivo trabalhista.

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A falta de planejamento na hora de organizar o departamento pessoal pode ser um grande problema para o RH na hora de fazer o controle de férias dos funcionários. Em todas as empresas, uma gestão de férias eficiente é essencial para o controle da produtividade dos negócios.

Portanto, é necessário estabelecer mecanismos adequados para fazer esse controle e promover uma maior confiança diante dos empregados da empresa. Isso torna o trabalho dos recursos humanos muito mais eficaz.

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Gestão de férias: quais os direitos e leis a serem seguidas?

Em primeiro lugar, antes de definir qualquer mecanismo e realizar o planejamento, é essencial conhecer a legislação relacionada às férias. As convenções coletivas podem estabelecer algumas diferenças que irão depender do setor de atuação da organização. Portanto, é importante saber que não há meios universais de se padronizar as férias de todos os funcionários.

Confira a seguir alguns termos essenciais para se realizar a gestão de férias:

Período concessivo

De acordo com o artigo 134 da CLT, as férias são concedidas pelo empregador a cada período de 12 meses subsequentes à data em que o empregado tiver adquirido esse direito.

Em casos que haja um acordo entre as partes, o período de descanso pode ser concedido em 3 períodos, dos quais um não pode ser inferior a 14 dias e os demais não podem ser inferiores a cinco dias cada um conforme as novas regras da reforma trabalhista.

Além disso, é importante que o RH se lembre de que o início das férias, coletivas ou individuais, não poderá coincidir com sábado, domingo, feriado ou dia de compensação de repouso semanal.

Aviso de férias

Conforme o artigo 135 da CLT, a concessão de férias deve ser oficialmente apresentada ao beneficiado com antecedência de, no mínimo 30 dias, o qual deverá assinar e dar um recibo.

Férias vencidas: pagamento em dobro

Esse ponto merece grande atenção do RH por se tratar de uma grande preocupação por parte das empresas. De acordo com o artigo 137 da CLT, sempre que as férias dos colaboradores forem concedidas após o prazo tratado no artigo 134, ou seja, após o período de 12 meses, o empregador deverá arcar com o atraso e pagar o dobro da respectiva remuneração.

Assim, os dias de descanso gozados pelo funcionário após o período legal de concessão deverão ser remunerados em dobro. Nesses casos, a empresa pode, ainda, sofrer outras penalizações legais impostas pela Justiça do Trabalho;

Férias coletivas

As férias coletivas podem ser concedidas a todos os funcionários ou a um determinado departamento da empresa de acordo com o artigo 139 da CLT. As férias poderão ser gozadas em três períodos anuais desde que um deles não seja inferior a 14 dias, e os demais não sejam inferiores a cinco dias cada um.

Abono de férias

Conforme o artigo 143 da CLT, é facultativo para o empregado converter ⅓ do período de férias a que tiver direito em abono pecuniário, no valor da remuneração que lhe seria devida nos dias correspondentes.

Pagamento das férias

Outro ponto muito importante na gestão de férias é realizar o pagamento no período e de forma corretos. Conforme o artigo 145 da CLT, o pagamento da remuneração das férias e, se decidido pelo funcionário, o do abono pecuniário, serão efetuados até dois dias antes do início do respectivo período de descanso.

 

Mudanças após a reforma trabalhista

A reforma trabalhista alterou diversos pontos legais na legislação, afetando, inclusive, o caso das férias dos funcionários. Há alguns pontos importantes que não podem ser esquecidos. Por isso, iremos ressaltá-los a seguir para que o RH não se esqueça de levá-los em conta na hora de realizar a gestão de férias em sua empresa:

  • As férias devem sempre se iniciar com 3 dias de antecedência do final de semana;
  • E também serem iniciadas sempre com 3 dias de antecedência em relação a feriados;
  • Não há mais nenhuma proibição para o fracionamento do período de férias para trabalhadores menores de 18 anos e maiores de 50;
  • O período de descanso só podia ser dividido em duas partes e a empresa deveria comprovar a necessidade do fracionamento. Com a Reforma, as férias podem ser divididas em até três períodos, sem a necessidade de justificativa, mas com o consentimento do trabalhador;
  • A nova legislação determina que, pelo menos um dos períodos de descanso deve ser de 14 dias, no mínimo e os demais devem ser de, no mínimo, cinco dias cada.

 

Diretrizes: evite problemas na Gestão de Férias!

É essencial conhecer todas as leis que envolvem o período de férias e, em seguida, o RH deve definir algumas diretrizes para que nenhum problema aconteça na gestão de férias. Confira:

  • O funcionário deve ser informado oficialmente de seus direitos e obrigações e também dos dias de férias de acordo com o seu tempo de trabalho. Isso é essencial para evitar conflitos legais para a organização;
  • As férias devem ser geridas com tempo suficiente para que a empresa possa fazer as programações com base na ausência de um ou mais trabalhadores;
  • Feriados precisam de ser geridos com bastante antecedência para que se possa organizar o tempo de trabalho na empresa e, assim, não desfalcar a equipe;
  • Promover o diálogo na hora de negociar as férias, uma vez que elas devem atender às necessidades da empresa, ao mesmo tempo em que agradam os funcionários. Então, para realizar a gestão de férias, é necessário comunicar o calendário a cada um dos colaboradores com um mínimo 30 dias de antecedência. Além disso, o profissional de RH deve sempre manter tudo documentado, sendo que uma cópia fica para a empresa e outra para o trabalhador;
  • Sob nenhuma hipótese um empregado pode ser desligado da empresa enquanto estiver de férias, pois trata-se de um período de interrupção das atividades, em que nenhuma das partes pode romper o contrato de trabalho.

 

O que o RH precisa saber antes de realizar a gestão de férias?

É necessário seguir um passo a passo para realizar uma eficiente gestão de férias. Confira a seguir quais são as informações importantes que o RH deve saber antes de realizar a gestão para que consiga realizar o planejamento do descanso de cada funcionário e evitar todos os problemas legais que esse assunto pode trazer:

  • Primeiramente, é necessário estabelecer uma política de férias. Na qual deve constar quais são os melhores períodos para a concessão de férias, de acordo com as necessidades da organização;
  • A criação de um cronograma das férias. Lembre-se de que este planejamento deve levar em conta licenças e afastamentos médicos;
  • O planejamento das despesas da corporação. Ao organizar o cronograma de férias, o RH deve considerar as despesas que a empresa terá com o pagamento das férias, o 1/3 do abono pecuniário e, ainda, as demais obrigações trabalhistas e tributárias do período;
  • Além disso para ter um passo a passo eficiente, é necessário ter um registro do histórico das férias gozadas de  cada funcionário. O RH pode fazer a gestão de férias por meio de um bancos de dados automatizados para manter um registro informatizado, permitindo a visualização rápida de dias pendentes, períodos de férias habituais e se existe a necessidade de contratação de pessoal para cobrir os seus funcionários. Assim, a gestão de férias é facilitada, sem que nenhum imprevisto aconteça.

 

Passo a Passo: como fazer uma Gestão de Férias efetiva

Após conhecer todas as leis, normas e diretrizes que envolvem o planejamento do período de descanso dos colaboradores de uma empresa, o RH deve realizar a gestão de férias de fato de sua empresa. Confira qual é o passo a passo para se manter o controle do período de férias de cada empregado:

1 – Controle de dias de férias

Para se calcular o período que será concedido ao funcionário, é essencial ter conhecimento sobre alguns conceitos que são considerados no cálculo, são eles:

  • Período aquisitivo: conforme já citamos no começo desse artigo, refere-se ao período de 12 meses concedidos pela CLT, no qual o empregado passa a ter o direito a 30 dias de férias dentro da empresa. Assim, a cada 12 meses o período aquisitivo é renovado e o colaborador terá novamente o direito a 30 dias de descanso;
  • Período concessivo: refere-se ao intervalo de meses após o vencimento do período aquisitivo. Durante esse intervalo, o funcionário deverá gozar de seus dias de férias para que a empresa não precise se preocupar com o pagamento das “férias em dobro” também citado no início do artigo;
  • Férias vencidas: consiste no número de dias de férias que o colaborador tem direito a tirar mas dos quais ainda não usufruiu.

Todas essas informações são úteis para realizar a gestão de férias de cada profissional. É importante que o controle efetivo comece no momento em que o funcionário seja admitido na empresa. Assim, a partir da data de entrada do colaborador, inicia-se a contagem do período aquisitivo.

Após o período aquisitivo se encerrar, o funcionário passa a ter o direito aos 30 dias corridos de férias; e, então, inicia-se então um novo período aquisitivo.

2 – Solicitação e programação das férias

Outro passo essencial da gestão de férias é a solicitação. Ela possui algumas regras básicas que devem ser seguidas, que são:

  • A empresa pode definir o período em que o funcionário poderá usufruir de suas férias. Mas, é importante manter um acordo entre as partes.  O funcionário poderá informar qual é o melhor momento para se ausentar. Porém, cabe à empresa aprovar ou não;
  • A solicitação de férias, independente se feita pela empresa ou pelo colaborador, deverá ser realizada com 30 (trinta) dias de antecedência;
  • O início do período de férias deve começar em um dia útil e não pode ser em um sábado, domingo ou feriado.

Utilizando softwares de RH para a gestão de férias

Para realizar a solicitação das férias, as empresas podem contar com softwares de gestão para ajudar na tarefa. A XERPA possui uma ferramenta eficiente que pode descomplicar a gestão de férias da sua empresa.

Com nossa solução, é possível que o RH realiza um controle centralizado e otimize a comunicação entre os colaboradores e o departamento responsável pela gestão, tornando, assim, o controle de férias uma tarefa simples.

A solicitação passa a ser realizada de forma prática. Confira o passo a passo disponibilizado pela nossa plataforma:

Passo a passo:
  • O próprio funcionário pode fazer o pedido de suas férias para o período que deseja descansar;
  • O gestor recebe um aviso sobre o período requerido pelos colaboradores. Podendo assim, aprovar, recusar ou alterar o pedido. Após o Gestor aprovar as solicitações de férias dos colaboradores, a aprovação passa para o setor de RH que visualiza na tela de solicitações e valida se a programação está correta para emissão do aviso de férias;
  • O funcionário então, recebe um aviso com a aprovação do período, podendo se programar melhor para aproveitar seu período de descanso.

Esse controle feito de forma online auxilia o RH a definir os prazos de forma mais rápida, deixando os funcionários mais satisfeitos. Com todas essas informações centralizadas e sempre atualizadas, o controle de férias ajuda a garantir o melhor para a empresa e para os colaboradores.

3 – Cálculo do pagamento de férias

Para calcular as férias de um colaborador, o RH deve considerar sua remuneração base, ou seja, seu salário mensal. A partir desse valor, é preciso calcular qual é a  remuneração equivalente a um dia de trabalho e multiplicar o resultado pelo número de dias que o funcionário vai estar ausente. Além disso, é necessário não se esquecer que deve-se acrescentar 1/3 do valor obtido a título de remuneração de férias.

Exemplo de Cálculo:

Vamos considerar um profissional que irá desfrutar de 20 dias de férias e que possui uma remuneração mensal de R$ 1.000:

  • Sua remuneração base é: R$ 1.000;
  • Portanto seu dia de trabalho vale: R$ 33,33 (1.000 / 30);
  • Assim, o valor de férias: R$ 666,60 (20 dias) + R$ 222,22 (⅓ do valor da remuneração das férias) = R$ 888,89;
  • Desse valor deve-se descontar o INSS (8%): R$ 71,11 (de acordo com a alíquota da sua empresa).

O cálculo do abono pecuniário é feito da mesma forma, com a diferença de que não se desconta o valor de INSS.

Portanto, a um funcionário que tem uma remuneração mensal de R$1.000 e irá desfrutar de 20 dias de férias, a empresa deveria pagar a ele um valor líquido de férias de R$ 817,78.

Esses são os três passos principais de se realizar a gestão de férias de sua empresa. O planejamento e a organização são essenciais para que a empresa siga o cronograma de férias de todos os seus funcionários.

 

Algumas dicas para melhorar a gestão de férias

Para realizar um melhor controle dessa questão, também é possível seguir algumas dicas. Elas poderão auxiliar o departamento de RH de sua empresa com a situação. 

Confira a seguir algumas dicas que poderão ajudar a sua empresa a lidar melhor com o período que seus funcionários estiverem ausentes:

Aborde o assunto no momento da contratação

É essencial deixar claro para cada profissional como funciona a política de controle de férias de sua empresa antes mesmo que ele passe a fazer parte de sua equipe. Portante, oriente e forneça as informações necessárias por escrito para que cada funcionário esteja ciente.

Explique quais são os períodos em que as férias são restritas, no caso de haver períodos de pico de trabalho, em que os colaboradores não possam se ausentar. Para isso, discuta os termos a fim de evitar surpresas de última hora para ambos os lados.

Deixe claro quais são as prioridades da demanda interna

O funcionário deve ter conhecimento de que, caso seja necessário, a administração poderá reorganizar as suas férias de acordo com as demandas internas.

Isso normalmente acontece de última hora, principalmente quando a empresa consegue fechar novos contratos de trabalho. Mas atenção: é preciso ter muito cuidado para não restringir indevidamente o período de férias dos seus colaboradores.

Estabeleça Prazos

É necessário estabelecer um prazo mínimo para a apresentação do pedido de férias de cada funcionário. Dessa forma, o RH terá tempo suficiente para organizar e projetar o impacto da ausência do profissional no processo produtivo de toda a empresa e, assim, buscar por alternativas, como a contratação de temporários.

Com mais tempo para organizar essas questões, o RH conseguirá resolver cada situação, evitando possíveis contratempos. O prazo irá depender do tamanho de sua empresa, mas é possível realizá-lo com desde um mês até um ano de antecedência.

Preparação da equipe para as ausências

Além de preparar a empresa para a ausência do profissional, a sua equipe também deve estar pronto para lidar com toda a carga de trabalho com o time desfalcado. Portanto, é importante se certificar de que os outros colaboradores conseguirão cobrir aqueles que estiverem em período de férias.

Eles também devem ser avisados com antecedência a ausência de cada colaborador e estarem cientes de cada processo produtivo e etapa de trabalho que precisarão assumir nesse período. Por isso, é preciso fornecer resumos das atividades em andamento, acesso a arquivos relacionados e dados importantes para o cumprimento das tarefas.

Não deixe setores sobrecarregados

Na hora de fazer a gestão de férias dos funcionários, o RH deve realizar um planejamento eficiente para que não haja uma divisão desigual do trabalho entre os departamentos da empresa.

Para que isso não aconteça, é necessário buscar um equilíbrio, ou seja, evitando dar férias para muitos funcionários de um setor, ao mesmo tempo em que outro departamento permaneça com quase toda sua equipe trabalhando. Isso pode gerar um desequilíbrio na produção e problemas internos entre as equipes.

 

O Resultado da implantação de uma Gestão de Férias

A gestão de férias tem como principal objetivo dar mais agilidade no processo de decisão das férias de cada colaborador da empresa. A maior rapidez com que esse processo é feito garante que, tanto a empresa, quanto os funcionários fiquem satisfeitos com a decisão. Além disso, o departamento de RH também consegue se focar em outras tarefas mais importantes para a organização, como as questões financeiras, a realização de avaliações de desempenho dos funcionários e outros pontos importantes para garantir sempre os melhores resultados para os negócios da empresa.

 

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