como fazer gestão de estoque

Como fazer gestão de estoque na empresa: 5 passos para diminuir custos e aumentar a lucratividade

Aprender como fazer gestão de estoque é vital para o sucesso de empresas de todos os tipos e tamanhos, pois ele representa uma parte significativa do capital de giro da empresa.

Quando se trata deste assunto, qualquer falha pode gerar sérios prejuízos para o negócio. Por isso, é fundamental que o empreendedor e a equipe saibam como fazer gestão de estoque de forma eficiente.

No entanto, dependendo do porte da organização e dos recursos disponíveis, essa tarefa pode se tornar um grande desafio. Pensando nisso, explicamos neste artigo os principais passos de como fazer controle de estoque efetivo no dia a dia. Quer saber mais? Confira a seguir!

O que é gestão de estoque?

Antes de entender como fazer gestão de estoque é preciso entender o que ela é.

A gestão de estoque o processo de monitoramento dos itens adquiridos e armazenados pela empresa. Esse controle garante que a organização consiga atender às demandas dos clientes sem acumular prejuízos, seja por escassez ou excesso de materiais.

Quando a empresa não sabe como fazer gestão de estoque, aumentam os riscos de perdas financeiras expressivas.

>> Para saber mais sobre finanças corporativas, confira este outro post do blog:
Controle financeiro na empresa: o que é e como fazer? <<

Se o estoque tem menos itens que o necessário, a empresa não consegue atender aos pedidos e cumprir seus prazos, o que acarreta em perda de clientes e baixa lucratividade.

O contrário também é um problema: quando há muitos itens estocados sem demanda para consumi-los, esse capital de giro fica parado, o que significa desperdício de dinheiro e materiais.

Além disso, um controle de estoque ineficiente também facilita:

  • fraudes;
  • desorganização;
  • compras em duplicidade;
  • problemas de atendimento.

Por isso, um controle adequado é uma das melhores formas de reduzir custos na empresas e criar processos mais dinâmicos.

Como fazer gestão de estoque com eficiência? 5 passos

O bom gestor de estoque é capaz de prever a demanda para o próximo pedido, estando sempre preparado para atender aos clientes.

Os passos para que tudo saia como planejado são:

  • utilize um software de gestão;
  • tenha um estoque de segurança;
  • faça inventários periódicos;
  • faça atualizações de entrada e saída imediatamente;
  • integre o estoque aos demais departamentos.

A seguir, saiba mais sobre essas dicas valiosas e eleve seu nível de organização.

1. Utilize um software de gestão

Cadernos de registros e programas domésticos de tabelas e relatórios ficaram no passado. Para otimizar a gestão de estoque e torná-la mais confiável é essencial contar com um software rápido e completo.

Implemente um sistema capaz de agregar:

  • banco de dados;
  • planilhas;
  • relatórios.

Tudo isso de maneira inteligente e prática, automatizando o máximo possível o controle de estoque.

Todos os itens devem ser catalogados eletronicamente, com suas datas de compra e posição no almoxarifado registrados no programa.

Ter esses dados organizados e facilmente acessíveis evita perdas e facilita a rastreabilidade dos produtos.

Outra vantagem do software de gestão de estoque é a possibilidade de planejar novas compras com mais precisão.

Basta programar alertas para quando as quantidades baixarem, utilizando esse recurso para verificar a necessidade de adiantar ou adiar novas compras.

Como fazer gestão de estoque

2. Tenha um estoque de segurança

Jamais faça a compra de materiais seguindo as previsões de vendas ao pé da letra. O ideal é sempre adquirir uma quantia extra, já que fatores externos podem surpreender o seu negócio com uma demanda adicional inesperada.

Embora exageros sejam prejudiciais, essa margem segurança é uma das partes mais importantes de como fazer gestão de estoque com eficiência.

O tamanho do estoque extra vai depender do tipo de produção e da qualidade dos fornecedores.

Quanto mais ágeis e confiáveis eles forem, menor será a necessidade de manter muitos itens no estoque de emergência.

Por outro lado, se a sua empresa precisa de matérias-primas que requerem maior prazo de entrega, você pode precisar de uma compra maior para assegurar tranquilidade.

3. Faça inventários periódicos

Mesmo com o auxílio de um software de gestão de estoque, fazer inventários periódicos continuam sendo extremamente importantes para a organização das compras e armazenamento dos itens.

É normal que, no dia a dia, algo saia do lugar ou deixe de ser registrado de forma adequada. Inventários frequentes ajudam a resolver esses problemas de forma imediata, mantendo o estoque sempre organizado e em pleno funcionamento.

Uma boa estratégia para inventários é dividir o estoque por zonas e deixar cada uma a cargo de um funcionário.

A equipe do almoxarifado deve ser bem treinada nos processos de catalogação e armazenagem, além de ser composta por pessoas de confiança. Afinal, é com esse time que você deverá contar para cuidar do estoque da melhor forma possível.

4. Faça atualizações de entrada e saída imediatamente

Sabe a máxima “não deixe para depois o que você pode fazer agora”? Ela também vale para quem faz a gestão de estoque da sua empresa.

Logo depois de uma compra ser feita, o registro de materiais em estoque deve ser atualizado imediatamente pela pessoa responsável. Isso evita que o trabalho se acumule e reduz as chances de esquecimentos, que podem provocar falhas sérias no processo.

Imagine uma compra inteira esquecida no canto do almoxarifado por falta de registro. O resultado disso é a realização de uma nova compra feita de forma desnecessária, gerando:

  • desperdício;
  • acúmulo de itens;
  • prejuízo financeiro.

No vídeo abaixo você confere mais dicas para manter seu fluxo de caixa atualizado, ajudando na gestão de estoque da empresa. Confira!

5. Integre o estoque aos demais departamentos

Ao aprender como fazer gestão de estoque é importante que você não o considere uma área isolada da empresa. Pelo contrário: sua integração com outros departamentos é primordial para o sucesso do negócio.

Por exemplo: se o setor de vendas detectar uma tendência de alta na demanda de determinado produto, o estoque precisa ser comunicado imediatamente, para que possa responder com agilidade.

Afinal, tudo é interligado: se o vendedor promete um prazo ao cliente e o estoque não é capaz de cumprir, isso significa um problema dos grandes para ambos os departamentos e para a empresa como um todo.

Agora que você já sabe como fazer gestão de estoque na empresa, que tal colocar o que aprendeu em prática?

Faça uma análise de como o processo funciona hoje na sua organização e procure implementar as medidas que citamos ao longo do artigo.

Dessa forma, você conseguirá reduzir custos e melhor a qualidade de processos e serviços de forma exponencial!

Viu só? Administrar o estoque pode fazer toda diferença na rentabilidade e na gestão financeira de uma empresa.

Outros setores, além do estoque, também são estratégicos e podem ajudar a diminuir os gastos da sua empresa.

Já pensou em como reduzir 30% dos custos do seu RH? Conheça o software da Xerpa e otimize também essa área da sua empresa.

Gostou do post? Para conhecer mais técnicas para evoluir a administração do seu negócio, leia também; Dicas de gestão empresarial: 5 estratégias do RH ao financeiro”. 

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