A auditoria financeira é uma prática que ganha cada vez mais importância nas organizações. Ela é fundamental para controlar e analisar as atividades do negócio, evitando fraudes e prejuízos.
De acordo com dados da consultoria de riscos Kroll, divulgados pelo site Consultor Jurídico, 68% dos gestores de médias e grandes empresas no Brasil confirmaram que as empresas em que atuavam passaram por fraudes em 2016.
O mesmo levantamento indicou que 94% desses executivos acreditam que a exposição dos negócios a esquemas fraudulentos cresceu. No país, o índice de fraudes chegou a 82%.
A auditoria financeira é um recurso para evitar esse cenário. A dúvida principal é: como aplicá-la? É o que vamos apresentar neste post. Vamos lá?
Como fazer auditoria financeira: passo a passo
A auditoria financeira depende de objetivos para ser aplicada. Isso serve para orientar o trabalho e alcançar as metas, o que evita a perda de recursos e tempo em atividades que não são relevantes para o negócio.
Os principais objetivos de uma auditoria financeira são:
- verificar os saldos registrados em extratos bancários, boletim de caixa e livro razão para checar se eles correspondem aos valores físicos;
- identificar se os valores presentes em caixa, aplicações financeiras e bancos são usados de modo adequado;
- certificar-se da posição real dos títulos em aberto, identificando se os saldos contábeis e os controles internos que se referem aos clientes a receber estão corretos;
- identificar os saldos contábeis e controles internos de fornecedores para ver se estão de acordo com os títulos em aberto;
- verificar os controles internos do departamento financeiro e analisar se proporcionam segurança suficiente para reduzir ou eliminar a chance de irregularidades e fraudes.
A partir desses objetivos é preciso colocar a auditoria financeira em prática. Confira a seguir um passo a passo com as orientações necessárias para usar esse método:
1. Mapeie os processos
O mapeamento de processos deve abranger todos os existentes no departamento financeiro, como a baixa de inadimplentes, pagamento de fornecedores, transferências bancárias, conciliações, entre outros. A ideia é que eles sejam transformados em mapas ou fluxos de atividades.
A atividade de mapeamento pode ser realizada por um setor interno especializado ou por um profissional que conheça os processos executados, por exemplo, um gestor, auditor ou colaborador que desempenha a atividade.
2. Identifique os riscos
Os processos mapeados permitem fazer a análise dos riscos inerentes a eles. Isso pode ocorrer por meio do questionamento ao gestor do departamento ou pela avaliação do fluxo.
Identifique todos os riscos fazendo uma análise detalhada das tarefas. Tenha o apoio de alguém que conheça profundamente o fluxo. Por exemplo: ao avaliar o processo de pagamento com fornecedores, pode concluir que alguns riscos são a possibilidade de pagamentos em duplicidade, baixas inadequadas etc.
Outra dica é analisar as tarefas relativas ao fluxo de caixa e perguntar ao gestor sobre sua percepção quanto aos riscos do setor.
3. Analise os controles internos
Os controles internos servem para reduzir e até eliminar os riscos identificados. Eles podem ser bastante diversos, por exemplo: contratos, relatórios, assinaturas, planilhas, carimbos, sistemas, baixas, aprovações, revisões, conciliações, entre outros.
Analisando novamente o exemplo do pagamento aos fornecedores, um dos riscos pode ser o pagamento em duplicidade. Os controles internos que reduzem esse fator são a conciliação de quitações e a baixa daqueles que já foram efetuados.
Se for identificado que determinado controle interno é ineficaz ou inexistente, é importante relacioná-lo a outros que foram encontrados na mesma situação.
Depois de verificar essas questões é preciso planejar a implantação dos controles internos aos processos.
4. Teste os controles internos
Nesse momento, a ideia é avaliar o nível de segurança dos controles internos para reduzir os riscos identificados. Por isso, cada um deles deve ser testado por meio dos procedimentos e técnicas de auditoria.
Vale a pena destacar que os riscos, processos e controles internos podem variar conforme as particularidades da empresa. Portanto, utilize um conjunto de metodologias específicas que permitam atingir os objetivos.
Entre as técnicas que podem ser adotadas estão: observação, exame físico, inquérito, cálculos, validação etc.
5. Analise os resultados
Os resultados (ou evidências de auditoria) alcançados devem ser analisados. A finalidade é verificar indícios de que os processos estão sendo ou não seguidos.
Voltando ao pagamento de fornecedores, pode-se verificar evidências de que esse procedimento é executado adequadamente. Isso pode ser conseguido pelos aceites dos relatórios de baixas e contas a pagar, pela conciliação dos vencimentos pelo responsável, etc.
Se ficar constatado que um processo está sendo executado erroneamente, é preciso identificar onde o problema está e repassar como e por quais motivos ocorre. O auditor deve finalizar o trabalho indicando boas práticas, soluções para os problemas e o modo de implantação delas.
Tenha em mente que o objetivo da auditoria não é indicar culpados e erros. Na verdade, essa prática tem resultados visíveis e positivos, como:
- a garantia de sustentabilidade do negócio;
- a melhoria das margens de lucro;
- a diminuição do risco de erros;
- o aumento do sentimento de segurança dos colaboradores.
Por isso a auditoria financeira é tão importante. A partir dessa prática é possível gerenciar melhor o dinheiro, evitar e combater fraudes, roubos e outros esquemas dentro da sua empresa.
É importante ficar claro que, apesar de algumas perdas parecerem pequenas, elas representam um percentual relevante no final, tanto na questão financeira quanto na credibilidade interna. É essencial verificar o que está acontecendo para impedir que novos erros surjam ao longo do processo.
Assim a auditoria financeira possibilita compreender melhor a realidade das finanças e a eficácia da organização, assegurando melhorias no controle interno e um suporte sólido para executar e planejar as práticas que eliminarão os erros e as deficiências identificadas.
A consequência é que a auditoria financeira se torna uma aliada estratégica para pequenos, médios e grandes negócios. Isso faz com que o crescimento seja sustentável, seguro e sem imprevistos que envolvam possíveis complicações tributárias.
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