Inscreva-se

Porque e como controlar horas trabalhadas? + 3 ferramentas
Departamento Pessoal

Porque e como controlar horas trabalhadas? + 3 ferramentas

O controle de horas trabalhadas é uma exigência da CLT e diz que toda empresa com mais de 10 funcionários deve ter o registro do ponto desses trabalhadores. Parece óbvio que essa determinação seja cumprida. Mas, muitas organizações negligenciam o controle de relógio ponto dos colaboradores e outras não sabem como controlar horas trabalhadas.

Se quando falamos em negligência, você pensou na ausência de ferramentas que possam fazer esse registro, está enganado! Algumas empresas simplesmente mantêm seus documentos uma bagunça, não acompanham como deveriam e deixam os cálculos e dados sobre bando de horas a desejar.

As consequências negativas de não ter um controle de horas de trabalho, por causa dessa desordem, você descobrirá no decorrer da leitura deste post. Portanto, acompanhe o conteúdo e receba algumas dicas de como controlar horas trabalhadas. saiba mais sobre as multas para empresas e o papel dos colaboradores.

A falta de controle de horas trabalhadas pode gerar multas

Se a sua empresa nunca recebeu os órgãos de fiscalização, é apenas uma questão de tempo para que isso aconteça. Uma hora ou outra o Ministério do Trabalho pode aparecer sem aviso prévio e qualquer pingo fora do i pode gerar multas.

Primeiro, porque ao ser pego de surpresa, quem tem os arquivos desorganizados sempre deixa um registro importante para trás. Com isso, o fiscal trabalhista pode interpretar essa falta de dados ou a desordem como fraude e multar a organização.

O papel do gestor do setor pessoal em relação ao controle de horas trabalhadas é estar sempre atualizado no que diz respeito a legislação e manter os documentos organizados e em dia.

Caso contrário, a ausência ou instabilidade nos dados pode resultar, além das multas, em processos trabalhistas e na reposição das horas extras por meio do pagamento.

Ou seja, os encargos podem ser altos e trazer prejuízos financeiros para a empresa.

Leia também: Direitos trabalhistas: o que mudou com a nova reforma?

Recomendamos que você baixe esse ebook gratuito. Nele você irá descobrir dicas fundamentais para evitar que a sua empresa receba multas trabalhistas. Responda o formulário e receba:


O papel do colaborador no processo de como controlar o banco de horas

A desorganização no controle de horas trabalhadas nem sempre é causada pela empresa ou prejudica somente a organização. Os colaboradores também podem ser responsáveis pela desordem ou serem diretamente afetados por isso.

Nem sempre o trabalhador afetado processará a organização. Contudo, isso não significa que aquele que não registra o ponto corretamente não possa mover uma ação trabalhista no futuro.

Existem vários perfis de colaboradores dentro de um negócio. E, entre eles estão os que se esquecem de marcar o ponto com frequência, atrasam demais ou fazem horas extras a mais do que é permitido por lei.

Portanto, se você não sabe como calcular horas trabalhadas e não tem o controle sobre os registros, não há como saber o que está acontecendo. Desta forma, você perde a chance de resolver o problema antes de sofrer as consequências dele.

Comunicar para educar

A empresa também deve priorizar a comunicação interna.

Muitos trabalhadores não têm a mínima noção da importância do relógio ponto e veem o registro apenas como uma maneira de pegar folgas, serem controlados e vigiados pelo RH. E isso pode gerar um desconforto entre contratantes e contratados.

É extremamente importante que os gestores se preocupem em prestar esclarecimentos por meio da educação corporativa,  quanto à influência deste documento no andamento legal da empresa e na qualidade de vida no trabalho, dessas pessoas.

O bem-estar e a promoção de um ambiente de trabalho harmonioso estão diretamente ligados a como controlar horas trabalhadas.

Tudo isso porque a melhor forma de evitar que o colaborador fique sobrecarregado é gerenciando a sua jornada.

Como controlar horas trabalhadas? 3 sugestões para adotar na sua empresa

Felizmente, manter os documentos organizados não é uma tarefa difícil e não ocupa muito tempo.

Atualmente, existem várias formas de fazer o controle de ponto de horas trabalhadas, cada uma com suas particularidades. Conheça algumas delas:

1. Ponto biométrico

Essa talvez seja a opção mais prática e segura de como controlar horas trabalhadas.

A instalação costuma ser simples e de baixo custo, além de dificultar as divergências entre patrão e empregado. Isso porque é quase impossível fraudar esse tipo de documento, uma vez que cada impressão digital é única.

Além disso, o ponto biométrico permite que o colaborador tenha acesso a um comprovante com o registro, sendo possível conferir e questionar qualquer alteração por parte da empresa.

A segurança é uma via de mão dupla, pois, nesse caso, tanto a empresa quanto o trabalhador ficam protegidos.

2. Código de barras

Se os funcionários que trabalham na sua empresa tem um crachá com um código de barras, esse pode ser um ótimo instrumento para a marcação do ponto e controle geral dos dados de um colaborador.

A codificação permite armazenar alguns dados sobre o indivíduo e, quando vinculada a um sistema, facilita o trabalho do RH de como controlar o banco de horas.

Por outro lado, é necessário que esse método tenha um rígido controle para que não haja fraudes, além de um trabalho de conscientização dos funcionários para que saibam as consequências que um registro “fantasma” pode gerar, como, por exemplo, as dificuldades enfrentadas caso sofra um acidente fora do ambiente laboral.

3. Relógio Cartográfico

Embora a mais tradicional maneira de como calcular horas trabalhadas e registrar o ponto, o relógio cartográfico está caindo em desuso devido à biometria.

É verdade que esse método de como controlar horas trabalhadas não é muito prático, mas ajuda as empresas que mantêm uma equipe de funcionários de confiança no departamento financeiro, que estão quase se aposentando dentro da organização e ainda tem a prática de fazer algumas anotações no cartão de cada funcionário.

Dicas para evitar problemas com o controle de horas trabalhadas

Embora a empresa tenha uma certa flexibilidade na escolha da ferramenta mais adequada para fazer o controle de horas trabalhadas, contar com a tecnologia no RH é, sem dúvidas, a melhor maneira de evitar novos problemas

Atualmente, o mercado disponibiliza diversos softwares para que uma organização consiga controlar não só o relógio ponto, mas todas as informações pertinentes sobre um funcionário. É possível também ter todos esses relatórios guardados no lugar mais seguro que a rede pode oferecer: o armazenamento em nuvem.

Leia mais:  RH em nuvem: 7 benefícios dessa tecnologia para as empresas

Como funciona

Toda a rotina de um funcionário devidamente registrada na entrada, nos intervalos e na saída, fica arquivada em um servidor remoto que não necessita de download, apenas um link para ser acessado como qualquer página da internet, a qualquer hora do dia e em qualquer lugar do mundo.

A automação de processos de RH, promovem agilidade, praticidade e organização no que diz respeito à gestão de colaboradores, com:

Dessa forma, a empresa tem seus dados protegidos e sob total controle. Ela também fica resguardada para as ocasiões em que recebe a fiscalização ou sofre alguma ação trabalhista.

Esperamos ter ajudado você a aprender mais sobre como controlar horas trabalhadas e entender a importância de ter um sistema para organização e acompanhamento.

Tudo isso é fundamental para que a empresa não sofra as consequências negativas que uma ação trabalhista ou um problema com a fiscalização podem trazer, e como a tecnologia e o envolvimento dos colaboradores são fundamentais para atingir esse objetivo.

Se ainda ficou alguma dúvida como controlar horas trabalhadas da sua equipe de forma segura e assertiva, confira o Guia: Como fazer controle de ponto e jornada de trabalho e fique por dentro deste assunto!

Se está em busca de soluções de RH para auxiliar em controles como os necessários para o banco de horas, sugerimos que conheça a Xerpa. Um software para RH com um sistema que reduz o tempo nos seus processos de admissão de desligamento de funcionários e reduz 30% dos custos do seu RH. Conheças as demais funcionalidades do aplicativo e fale já com um especialista!

Related posts

Deixe uma resposta

Required fields are marked *