Como comunicar a demissão de um colaborador?

O momento de comunicar a demissão de um  colaborador é muito complicado, pode até ser considerado um dos desafios mais difíceis na carreira de um gestor.

Por mais que ele já tenha prática, a situação sempre é negativa e não é possível prever quais serão as emoções da pessoa demitida.

Dependendo da situação, o gestor pode precisar de certa frieza e jogo de cintura para controlar o momento. Por isso, é necessário muito preparo para saber como comunicar a demissão de um colaborador da melhor forma possível.

Quando feito da forma errada, pode ferir os sentimentos do funcionário e acabar gerando consequências judiciais tanto para o gestor, quanto para a empresa.

Portanto, é fundamental reconhecer que esse é um processo desagradável e desconfortável qualquer que seja a condição da demissão.

Além de aceitar essa condição, o RH da empresa pode sugerir alguns caminhos que tornem possível amenizar o estresse do processo. Confira a seguir quais são as ações certas para saber como comunicar a demissão de um colaborador:

• tenha certeza da decisão;
• reúna a documentação necessária;
• cuide de todos os detalhes;
• realize backups das informações;
• mantenha a confidencialidade da demissão;
• faça o comunicado no começo da semana;
• dê a notícia no local certo;
• seja educado e tenha paciência;
• vá direto ao ponto;
• documente a reunião.

Sua empresa sabe como comunicar a demissão de um colaborador?

O processo de desligamento de funcionários precisa ser planejado detalhadamente.

Para que a demissão ocorra da forma mais tranquila possível, a empresa deve desenvolver uma política clara para as demissões, com o objetivo de evitar situações arbitrárias.

O setor de RH tem papel fundamental nessa missão, por isso a empresa precisa contar com profissionais preparados que saibam como comunicar a demissão de um colaborador.

Esse processo delicado precisa de equilíbrio e maturidade em sua execução. Ele é tão importante quanto a realização do recrutamento, seleção e admissão e, por isso, estão interligados.

O papel do RH

O RH precisa ter uma estratégia bem definida que se inicia justamente com a entrada do colaborador na empresa.

Ele deve realizar avaliações periódicas para medir o desempenho de todos os funcionários. Durante essas reuniões, o setor irá alertar os profissionais que precisam aprimorar suas habilidades, mostrando que a empresa dá oportunidades para seu pessoal.

Desse modo, caso uma demissão precise acontecer, o colaborador não será pego de surpresa.

Ele saberá que a empresa já havia o alertado sobre seu fraco desempenho e dado oportunidades para que ele melhorasse para se adequar a seu cargo

Isso é fundamental, pois não basta o gestor saber como comunicar a demissão de um colaborador, ele precisa ter em mãos todos os dados sobre o desempenho do empregado e as informações que justifiquem sua saída.

O processo de demissão deve ser adequado para que nem o funcionário nem a empresa saiam prejudicados.

Entrevista de desligamento

Além disso, o RH precisa realizar uma entrevista de desligamento para que o colaborador possa ser ouvido no momento de sua demissão.

Ele precisa ter a oportunidade de expressar sua opinião a respeito da organização, de seus líderes e processos. Isso pode ajudar a empresa a evitar que novos desligamentos aconteçam.

Cada desligamento deve servir como um aprendizado para a empresa. Ela deve usar a entrevista de desligamento como um momento para analisar seus pontos de melhoria e tomar ações importantes para alcançar melhores resultados em sua gestão de pessoas.

Feedback

Igualmente importante a entrevista, é necessário realizar um feedback com a pessoa desligada. Isso irá ajudá-la a entender e analisar as razões que motivaram a sua demissão.

Dessa forma, a empresa auxilia o profissional a se preparar para as próximas oportunidades no mercado. Além de evitar que ele saia ressentido com a organização.

Como você pode ver, em todas as etapas, o bom trabalho dos gestores de recursos humanos faz a diferença.

Quais cuidados e requisitos necessários para a demissão?

Além do apoio do RH, para saber como comunicar a demissão de um funcionário corretamente, a empresa precisa tomar alguns cuidados. Confira a seguir quais são eles:

1. Tenha certeza da decisão

A demissão de um funcionário é um processo que pode gerar diversas dores de cabeça. Além de muitos gastos, tanto com o profissional que deixa a empresa, como com o novo processo de contratação.

A empresa deve ter certeza de sua decisão. Por isso, o primeiro cuidado com esse processo, é avaliar com precisão a decisão.

Para isso, busque fatos concretos que justifiquem a demissão e reflita se não é possível dar mais uma oportunidade ao funcionário.

2. Reúna a documentação necessária

Antes de se reunir com o funcionário para comunicar seu desligamento, é importante já ter reunido todos os documentos necessários para esse processo. Isso ajuda a empresa a se prevenir contra processos trabalhistas no futuro.

Portanto, o RH deve preparar toda a papelada para o momento da reunião de demissão, como por exemplo os documentos de avaliação de desempenho e atas administrativas que suportem a decisão tomada.

3. Cuide de todos os detalhes

Um ponto extremamente importante para saber como comunicar a demissão de um colaborador está nos detalhes. Para agilizar o processo, o RH deve então se atentar a assuntos como:

• o último salário a ser pago;
• se há algum equipamento da empresa com o funcionário;
• se ele deverá ficar até o final do dia ou semana;
• a empresa deverá oferecer quais assistência após sua demissão, etc.

4. Realize backups das informações

Outro cuidado muito importante que a empresa precisa ter é com os arquivos do funcionário. Portanto, faça um backup de todos os seus dados antes comunicar a demissão.

Essa atitude pode parecer um exagero, mas é uma medida extremamente útil para preservar o patrimônio intelectual da organização. Já que não é possível prever qual será a reação do colaborador ao receber a notícia.

5. Mantenha a confidencialidade da demissão

Uma das piores situações que podem acontecer em uma demissão é a informação vazar e o funcionário ficar sabendo por outra pessoa.

A empresa deve garantir a confidencialidade da demissão para evitar punições legais. Portanto, não deixe que outras pessoas saibam, apenas aquelas envolvidas no processo.

6. Faça o comunicado no começo da semana

Isso pode ajudar o restante da equipe a absorver a notícia nos próximos dias. A demissão pode causar medo entre os outros colaboradores.

Portanto, os gestores da empresa devem se mostrar disponíveis para responder qualquer dúvida ou questionamento que surgir.

Além disso, ajuda o profissional demitido a tomar todas as atitudes profissionais necessárias, ao invés de precisar esperar o final de semana passar para dar andamento.

7. Dê a notícia no local certo

É preciso evitar qualquer tipo de exposição e humilhação do funcionário na hora de dar a notícia. Desse modo, busque uma sala fechada para fazer o comunicado.

O ideal é que o gestor direto do profissional conduza a reunião de demissão, mas que esteja acompanhado de uma pessoa do RH, que servirá como testemunha e poderá responder qualquer dúvida que o colaborador possa ter.

8. Seja educado e tenha paciência

O clima da reunião deve ser o mais tranquilo possível. Por isso, é importante não dar broncas ou culpar o profissional.

Além disso, é preciso ter paciência com as possíveis reações que ele possa, como chorar ou implorar por outra chance.

O gestor deve ser cordial e explicar de forma calma que essa é a decisão final da organização.

9. Vá direto ao ponto

Para saber como comunicar a demissão de um colaborador, um passo importante é não dar voltas no assunto.

Por isso, assim que o colaborador entrar na sala, o gestor deve começar com uma frase clara e objetiva, avisando que é uma reunião de demissão e dando seus motivos.

10. Documente a reunião

O RH deve registrar as informações discutidas na reunião de forma oficial para que nenhum problema legal aconteça. Além disso, é preciso garantir que o colaborador assine a documentação antes de deixar a sala.

O processo nunca é fácil, mas saber a forma correta de como comunicar a demissão de um colaborador pode ajudar que a empresa não cometa erros.

Esse momento exige reflexão e o mais importante é que seja conduzido e planejado cuidadosamente para que a empresa não tenha problemas profissionais e legais.

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