como centralizar informações dos funcionários

Como centralizar informações dos funcionários com o uso da tecnologia

A revolução tecnológica trouxe grandes mudanças no mercado de uma forma geral. Dentro das empresas, por exemplo, o RH foi impactado com softwares e ferramentas que desburocratizaram suas rotinas. É por isso que o setor assumiu um caráter mais estratégico, se dedicando mais a ações de gestão de pessoas e retenção de talentos. Isso se deve principalmente às facilidades de hoje em como centralizar informações dos funcionários.

Há alguns anos a maioria das empresas centralizavam os dados e informações dos funcionários em milhares de papéis e planilhas. 

A grande questão é que nesse processo a incidência de erros era muito grande e a segurança no arquivamento de documentações extremamente baixa.

Diante disso, muitas empresas acompanharam a tecnologia para saber exatamente como centralizar informações dos funcionários de forma eficaz. E o resultado foi uma aposta em softwares de RH que otimizam o trabalho e facilitam a integração entre os setores.

Se a sua empresa ainda tem dúvidas sobre o porquê a automatização é a melhor opção para estar à frente dos concorrentes, neste artigo vamos mostrar como centralizar informações dos funcionários pode trazer inúmeros benefícios para sua empresa. Confira!

Como o software de gestão facilita a centralização de dados

Saber como centralizar informações dos funcionários é  fundamental na rotina das empresas diante de tantos acontecimentos como admissões, férias e demissões. 

Todo processo gira em torno de inúmeras informações e documentos e tudo precisa estar bem organizado para que sejam cumpridas as obrigações trabalhistas.

Além disso, ter ferramentas tecnológicas que determinem um caminho de como centralizar informações dos funcionários pode melhorar o fluxo de trabalho. Aumentando, então, o tempo livre para ações estratégicas.

Vamos conhecer abaixo os principais benefícios da centralização de dados dos colaboradores por meio de softwares de gestão de RH.  

 

Melhora a comunicação interna

Ter uma boa comunicação entre os setores dentro da empresa é fundamental para a efetividade dos resultados. 

Como centralizar informações dos funcionários faz parte de uma rotina onde várias áreas estão envolvidas o acesso aos dados precisa ser cada vez mais assertivo. Os setores de RH, financeiro e contabilidade precisam de um fluxo de informação facilitado. 

Os softwares de gestão oferecem exatamente isso, pois na palma da mão e em poucos cliques todos os responsáveis têm acesso a informações que lhe cabem. Desde dados da folha de pagamento, admissão, datas das férias, dados benefícios e mais.

Por isso, quem sabe como centralizar informações dos funcionários agiliza os processos e possibilita maior integração dos setores. 

 

Otimiza o trabalho

Todo processo de RH costuma envolver uma grande leva de dados, documentos e informações. 

E organizar tudo, principalmente nas empresas que possuem um processo manual, leva um tempo considerável. Além disso, é comum que hajam retrabalhos em função de erros cometidos em tarefas burocráticas e repetitivas.

Entretanto, quando a empresa decide adotar uma ferramenta tecnológica na gestão de RH descobre exatamente como centralizar informações dos funcionários rapidamente. 

Dentro dessa otimização do trabalho, os dados podem ser acessados rapidamente quando necessário. Permitindo uma facilidade maior em possíveis alterações ou atualizações de dados dos colaboradores, em poucos cliques. 

Isso porque na automatização os arquivos físicos ficam em segundo plano e a gestão é totalmente online, agilizando o trabalho dos setores responsáveis.

 

Oferece maior segurança e confiabilidade de dados

Quando não há controle gerencial sobre os documentos dos colaboradores a confiabilidade sobre aqueles dados tende a não ser tão confiável

Se a empresa não sabe como centralizar informações dos funcionários e utiliza planilhas e documentos físicos é comum que sejam necessárias inúmeras conferências e retrabalhos. Já que, em muitos casos, o setor acaba não sabendo mais onde o dado que ele está procurando foi anotado. Além de documentos físicos que podem se perder e planilhas serem apagadas por acidente.

 Se isso acontecer, a empresa pode ter uma tremenda dor de cabeça, podendo até perder dinheiro com multas e processos trabalhistas. No software de centralização de informações os dados estão seguros e são mais confiáveis. 

Com sua funcionalidade intuitiva é comum que possíveis erros de preenchimento sejam apontados na mesma hora, para que os ajustes sejam feitos de forma rápida. 

Sem contar que os backups das informações são constantes e tudo pode ser arquivado em nuvem, evitando qualquer perda de dados.

 

Facilita a transmissão de dados para o Governo

Toda empresa tem obrigações legais a cumprir periodicamente com o governo. Isso passa por uma transmissão de dados constantes dentro do eSocialplataforma onde as empresas devem subir informações que se referem à relação trabalhista.

Com essa rotina obrigatória de prestação de dados quem consegue saber como centralizar informações dos funcionários está a frente da concorrência. Principalmente porque o sistema exige que os dados estejam sempre corretos e atualizados para validação.

Ou seja, se tudo estiver devidamente centralizado, num software de gestão de RH, fica mais fácil o repasse ao Governo. Gerando maior economia de tempo nas tarefas e consequentemente aumentando a produtividade do setor responsável.

 

Permite um controle em tempo real

A eficácia do controle de dados passa também por um controle em tempo real das informaçõesQualquer alteração, ajuste ou mudança em relação aos dados do colaborador exigem rapidez. 

Até porque a empresa precisa passar uma boa impressão para os seus funcionários e se todo processo é lento e demorado, seja em admissões, demissões, pagamentos, acaba gerando desgastes nessa relação.

As ferramentas tecnológicas oferecem possibilidades para o setor responsável saber como centralizar informações dos funcionários em tempo real. Toda informação está próxima e podem ser acessadas a qualquer momento.

Assim os impactos são diretos no fluxo de informações, deixando-o mais transparente, claro e objetivo.

Como escolher a melhor ferramenta

Ainda usa o processo manual e não sabe como centralizar informações dos funcionários? A Xerpa tem uma das melhores plataformas do mercado para modernizar a sua empresa e reduzir em até 30% os custos de RH.

Nossa ferramenta permite que você acabe de vez com as planilhas e documentos físicos com uma gestão totalmente online. Insira novos dados e altere informações de forma rápida e eficaz. 

Acabe de vez com a burocracia da sua empresa e se dedique mais a tarefas de gestão de pessoas. Na plataforma da Xerpa é possível registrar:

  • Dados do contrato;
  • Informações pessoais do colaborador (CPF, RG, endereço e etc.);
  • Detalhes dos benefícios;
  • Data do período de experiência;
  • Planilha de férias;
  • Histórico de ausência;
  • Histórico salarial.

Com essas informações organizadas em um só lugar, os setores têm uma visão mais geral e organizada de cada colaborador. Facilitando a análise, o gerenciamento e a visualização de dados. 

Conheça essa plataforma, clicando aqui, e desburocratize hoje mesmo as rotinas do seu RH.  

O impacto da tecnologia na centralização de informações

A tecnologia vem impactando diretamente o setor de RH das empresas. Quem não segue a onda da revolução tecnológica acaba ficando para trás com uma gestão lenta e ineficaz.

Os softwares e as ferramentas tecnológicas de RH apareceram para transformar os processos burocráticos em resultados. Eles facilitaram a centralização de informações dos funcionários e consequentemente agilizaram a dinâmica na execução dessa tarefa.

Hoje todos os dados e informações podem ser centralizados em um só lugar ajudando e muito todos os envolvidos. Seja para encontrar algum documento ou até mesmo para evitar a perda de informações importantes, com um armazenamento mais seguro.

Sendo assim, quem sabe como centralizar informações dos funcionários de maneira assertiva sem dúvida tem mais tempo para planejar ações estratégicas e não fica apenas dedicado a burocracias.

Compartilhe nosso artigo e ajude mais pessoas a perceberem a importância da automatização no atual cenário de mercado.

 

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