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Aprenda a fazer um checklist para eventos corporativos de sucesso
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Aprenda a fazer um checklist para eventos corporativos de sucesso

Você sabe a importância de ter um checklist para eventos corporativos? Devido a sua capacidade de garantir o cumprimento dos objetivos do evento, melhorar o gerenciamento das equipes e otimizar sua organização, trata-se de uma solução indispensável para qualquer produtor de eventos.

Pensando nisso, listamos tudo o que não pode faltar no seu planejamento, a fim de ajudá-lo a fazer um checklist de eventos corporativos de sucesso. Boa leitura!

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Data e local

A definição da data e do local são alguns dos pontos mais relevantes na organização de um evento. Por isso, eles devem estar no topo do seu checklist.

É necessário optar por um local capaz de oferecer toda a estrutura necessária, estando preparado para receber um evento do porte que você está organizando. Algumas questões, tais como as características gerais do espaço selecionado, bem como a sua localização e facilidade de acesso devem ser levados em consideração.

A data deve ser definida com antecedência. Assim, é possível dispor do tempo necessário para realizar as tarefas de planejamento, organização e divulgação. Além disso, essa é uma garantia de encontrar todos os fornecedores e, até mesmo, o melhor espaço disponível para você.

 

Materiais de apoio e estrutura

Faça uma lista com todos os materiais de apoio e estrutura que serão necessários para o seu evento. Se possível, visite antecipadamente o local escolhido para a realização do evento e confira todos os equipamentos disponibilizados. Dessa forma, você evita surpresas desagradáveis e consegue contratar tudo o que precisará para promover o seu evento.

Considere, em seu checklist, alguns itens como mobília, mesas e cadeiras, decoração, equipamento de som e iluminação, microfones, computadores para credenciamento, palco, ventilação etc.

 

Materiais de divulgação

Esse é um dos elementos mais importantes do seu checklist para eventos corporativos e, portanto, merece atenção especial. Afinal, sem a divulgação adequada, o seu público não saberá da existência do evento.

Após definir qual será a estratégia de comunicação empregada, é preciso escolher os canais e formatos utilizados, estabelecer um custo para as atividades e um cronograma específico a cada uma das ações de marketing.

Itens como produção de convites, contato com a assessoria de imprensa, divulgação de releases, marketing digital e presencial, material gráfico para a divulgação, artes e vídeos, devem estar no checklist dessa categoria. Alguns profissionais incluem a confecção de crachás e credenciais nessa etapa.

 

Recursos humanos

Nesse item, você deverá definir o que será necessário para o seu evento em termos de recursos humanos. Liste todos os profissionais, tanto da sua equipe interna como de eventuais contratadas. Inclua palestrantes, assessoria, staff, operadores de som, seguranças, garçons, fotógrafos, profissionais de filmagem, de limpeza, recepcionistas etc.

Há locais que oferecem esses serviços, incluindo-os no aluguel do espaço, mas, se esse não for o caso, uma boa dica é fazer uma lista com as informações de todos os fornecedores, incluindo contato, informações de contrato e prazos de pagamento.

 

Alimentação

Depois de estimar o público do seu evento, defina a quantidade de alimentos e bebidas necessárias. O ideal é que esse processo seja realizado o quanto antes, para viabilizar a contratação de todos os fornecedores com a devida antecedência.

Verifique, sempre, os detalhes sobre os elementos inclusos na contratação do bufê. De materiais simples como utensílios de cozinha, louças e talheres, a eletrodomésticos, como fogões e freezers. Defina o que será disposto pela equipe e o que será providenciado por você.

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Caso não pretenda oferecer nenhum tipo de alimentação para os participantes do seu evento, verifique se há algum ponto de venda nas imediações. Em eventos longos é natural que as pessoas sintam fome ou sede, e, assim, busquem algum lugar próximo ao evento para se alimentar e reestabelecer suas energias.

 

Brindes

Os brindes são fundamentais para ativar a imagem de uma marca, mantendo-a presente na mente dos participantes, mesmo após o encerramento do evento. Por ser tão importante, esse item pode não pode ser negligenciado em seu checklist.

Determine quais serão os brindes personalizados ideais para o seu evento, descreva a quantidade necessária e as datas de aprovação e entrega. É essencial acompanhar cada etapa da confecção, a fim de evitar problemas ou imprevistos.

Além disso, tenha em mente que será necessário solucionar questões relativas à estrutura e suporte, definindo a equipe responsável pela distribuição e armazenamento desses materiais.

 

Ações de pós-evento

Com tudo planejado e devidamente organizado, o seu evento foi concluído com sucesso! Mas, se nesse momento, você pensa que o trabalho acabou, está muito enganado. As ações realizadas no pós-evento são indispensáveis para avaliar o desempenho dos envolvidos e planejar melhorias para as próximas edições. Por isso, elas também devem constar no seu checklist!

Passada a adrenalina do grande dia, essa é a hora de mensurar resultados, receber feedbacks e prestar contas para os expositores e os patrocinadores. Criar mensagens de agradecimento, fazer pesquisas de satisfação para os participantes e enviar fotos e vídeos do evento estão entre as ações mais comuns e eficientes.

Registre todas as informações relevantes, como a quantidade de pessoas convidadas e que realmente estiveram presentes. Faça um levantamento para descobrir os custos: por participante, por fornecedor e por etapa do evento. Dessa forma, você entregará um relatório ainda mais completo para os seus superiores ou patrocinadores.

Avalie se os objetivos iniciais do evento foram atingidos e como os resultados obtidos podem ser melhorados em uma próxima ação. Se possível, envie um press-release comentando sobre o sucesso do evento, fazendo uma avaliação geral dos resultados e o que mais for pertinente de acordo com a sua estratégia.

 

A importância do checklist para eventos corporativos

O checklist para eventos corporativos, a despeito de sua simplicidade, é de importância vital para o bom funcionamento de qualquer ação. Por isso, não se esqueça de acompanhar todos os prazos e atualizar a sua lista.

Ao utilizar o checklist para eventos corporativos e aplicar as nossas dicas, você terá um controle mais eficiente de suas ações e poderá visualizar cada progresso de forma concreta. Legal, não é? Que tal começar a planejar o seu próximo evento?

 

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Este artigo foi escrito pela Júlia Vidigal Munhoz, analista de marketing e conteúdo da mobLee.

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