O Checklist de Recursos Humanos que toda empresa precisa ter

checklist de recursos humanos

O papel da área de recursos humanos nas empresas vai muito além da realização de processos de recrutamento e seleção, admissão e demissão.

Todas as atividades do RH envolvem a gestão de pessoas, que é o principal ativo de uma organização, assim como a administração de seus comportamentos.

Devido a isso, a gestão dos recursos humanos de uma empresa é uma tarefa indispensável para que ela seja bem-sucedida.

Por isso, todas as rotinas e processos indispensáveis para o bom funcionamento desse setor devem ser realizados da melhor forma possível.

São muitas as atribuições que o profissional do RH deve realizar, o que muitas vezes o deixa sobrecarregado.

Ele está envolvido direta ou indiretamente com o funcionamento de todas as áreas organizacionais, atuando como mediador entre os funcionários e a própria empresa.

O setor considera as competências estratégicas essenciais para os negócios e busca os melhores profissionais para executá-las.

Portanto, é preciso que as empresas invistam em seus recursos humanos para descobrir e reter talentos de forma mais assertiva.

Além disso, o RH é responsável por analisar o desempenho e desenvolvimento dos colaboradores para que seja possível otimizar, cada vez mais, os resultados da empresa.

Percebeu como esse setor é crucial para os negócios?

Pensando nisso preparamos este material com as principais tarefas desenvolvidas pelo RH para que os profissionais desse área possam consultar sem se esquecer de nenhuma delas. Confira!

 

Checklist de recursos humanos

1. Recrutamento e seleção

O primeiro item do checklist de recursos humanos é justamente onde seu trabalho se inicia, no recrutamento e seleção de novos funcionários.

O processo envolve a responsabilidade de mapear os cargos que necessitam de profissionais, a criação do perfil para a vaga, sua divulgação e, finalmente a contratação.

Esse processo é fundamental para que os melhores profissionais do mercado sejam contratados. Por isso exige muito cuidado. Os passos para um recrutamento e seleção de sucesso são:

 

1. Definição do cargo a ser ocupado

Qual cargo precisa ser preenchido? É um cargo de gerência, analista ou de assistente? Quais os requisitos básicos para o preenchimento da vaga? Todas essas perguntas precisam ser respondidas.

Para isso, o ideal é conversar com o responsável pelo setor e ouvir suas necessidades. Assim, o RH tem mais chances de acertar na definição do cargo.

 

2. Criação do perfil procurado

Após entender a vaga, é preciso definir o perfil comportamental que seja mais adequado para a vaga. Para isso, é preciso alinhar os valores da empresa e as necessidades do cargo.

 

3. Prepare o anúncio da vaga

Para atrair os profissionais certos, o RH precisará acertar na job description.

Por isso, lembre-se de colocar as informações corretas, como: cargo, empresa, carga horária, modo de contratação, principais atividades, requisitos, benefícios e informações sobre o envio do currículo.

 

4. Divulgue nos lugares certos

É fundamental chegar ao máximo de candidatos possíveis.

Portanto, utilize os canais da empresa, sites de vagas de emprego e as redes sociais, como o Linkedin.

 

5. Realização da entrevista

Filtre rigorosamente os currículos dos melhores candidatos e os recrute para a entrevista.

Prepare cuidadosamente as perguntas que serão feitas, afinal, é preciso conseguir o máximo de informações possíveis.

É crucial ter certeza que o candidato está realmente interessado em ocupar a vaga.

Caso contrário, ele pode deixar o cargo alguns meses depois e a empresa precisará iniciar o processo de contratação novamente.

 

2. Admissão de novos funcionários

Ao selecionar o candidato ideal para a vaga no processo acima, o departamento tem a responsabilidade de realizar a admissão. Para realizar essa tarefa, ele deve seguir alguns passos.

Primeiramente, é preciso solicitar a documentação do profissional para realizar a formalização de sua contratação.

Atualmente, há softwares como o da Xerpa que facilitam essa tarefa. Assim, as admissões são feitas de forma rápida e prática e o próprio colaborador insere seus dados cadastrais.

A documentação necessária para esse processo é:

  • carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • certificado de reservista ou prova de alistamento no serviço militar para contratados do sexo masculino, de 18 a 45 anos;
  • certidão de nascimento e de casamento;
  • declaração de dependentes  para fins de Imposto de Renda na fonte;
  • atestado médico admissional que deve ser pago pela empresa e efetuado antes do início das atividades;
  • CPF, RG, Título de Eleitor;
  • comprovante de escolaridade.

 

3. Integração de funcionários

Para que a taxa de turnover das empresas seja mínima, é crucial conduzir um processo de integração de funcionários de forma harmoniosa.

O onboarding deve durar três meses e ser preparado para que o novo funcionário consiga absorver ao máximo os valores da empresa e as funções de seu novo cargo.

Portanto, após todas as obrigações legais para formalizar a admissão do recém-contratado. Para isso, siga alguns itens:

  • o gestor deve participar da integração. Isso é fundamental para a adaptação do colaborador. Seu novo líder deve passar todas as informações e aprendizado necessários para que ele conheça melhor a empresa;
  • o funcionários deve ser inserido na cultura da organização por completo. Para isso, apresente-o ao time e selecione os funcionários certos para ajudá-lo na familiarização com a empresa;
  • exponha os principais termos e o tipo de comunicação utilizados na empresa para que o novato se sinta um verdadeiro membro do time;
  • apresente os diferenciais da organização para que ele se sinta motivado a fazer parte da equipe e se dedique ao máximo.   

 

4. Realização de treinamentos

Para que os colaboradores aprimorem constantemente suas habilidades, é fundamental oferecer treinamentos.

Isso dá maior segurança e competência para que os funcionários exerçam melhor suas funções.

Por isso, o RH deve avaliar e acompanhar o desempenho de cada funcionário e, assim, determinar quando eles precisam passar por treinamentos para desenvolver novas competências para melhorar sua atuação na empresa.

 

5. Controle de férias

O momento de tirar férias é muito importante para os funcionários, portanto deve estar no checklist de recursos humanos para que nenhum empecilho atrapalhe seu descanso.

Para fazer uma gestão correta das férias de todos os funcionários é necessário que o RH entenda como funcionam as regras da legislação trabalhista. Os principais tópicos relacionados a gestão das férias são:

  • cálculo de pagamento das férias: para realizar essa conta, o RH deve aplicar a seguinte fórmula:valor bruto do salário + ⅓ do salário bruto – INSS – IRFF = valor líquido das férias.
  • gozo de férias: o funcionário em direito a 30 dias de férias contando a partir da data em que completa um ano na empresa;
  • férias em dobro: caso o colaborador não tire suas férias no período correto e também não receba seu pagamento, ele passa a ter o direito de receber o valor em dobro referente ao período trabalhado;
  • abono pecuniário: esse termo refere-se ao pagamento que deve ser realizado quando o empregado resolve vender ⅓ dos trinta dias de descanso que tem direito. Nesses casos, a empresa deve pagar um acréscimo equivalente a ⅓ do total das férias;
  • quando o colaborador é desligado da empresa: quando isso acontece antes de completar um ano de trabalho, o profissional tem direito a férias proporcionais. O RH deve realizar cálculo o mesmo que se aplica em casos normais de férias, mas usando o número proporcional à quantidade de meses trabalhados pelo colaborador.

 

6. Folha de pagamento

A folha de pagamento dos colaboradores é uma das principais tarefas do checklist de recursos humanos. Ela envolve questões fiscais e contábeis, por isso deve ser realizada corretamente.

Nela, o RH deve compilar todas as ocorrências mensais dos colaboradores para indicar remuneração, descontos e bonificações aos quais cada um deles tem direito.

Por isso, o RH deve discriminar na folha os cálculos de:

  • INSS;
  • FGTS;
  • IRRF;
  • vencimentos;
  • adicionais;
  • comissões e outras informações.

 

7. Gestão de descontos

Outra tarefa realizada pelo setor que deve estar no checklist de recursos humanos é o controle dos valores que devem ser descontados dos ganhos dos colaboradores.

Normalmente, são relacionados a faltas e atrasos injustificados. Essas ocorrências devem ser descontadas do salário dos funcionários.

  • contribuição sindical: quando há a contribuição sindical é necessário descontar o valor equivalente a 1/30 da remuneração total do funcionário. Esse valor deve ser pago ao seu respectivo sindicato no mês de março de cada ano;
  • INSS: são os descontos proporcionais ao salário total (salário + horas extras + adicional de insalubridade + adicional de periculosidade + adicional noturno + 13º salário + qualquer valor estipulado pela lei) que o profissional deve pagar ao Instituto Nacional de Seguro Social;
  • IRRF: é o valor referente ao imposto de renda retido na fonte e é proporcional ao salário do profissional. Esse é o tributo que o Governo recebe de todo trabalhador assalariado;
  • vale-transporte: para aqueles colaboradores que utilizam esse benefício, de acordo com a Lei, deve ser descontado até 6% do salário do colaborador, que deve ser pago em forma de vale-transporte;
  • FGTS: criado para suprir os trabalhadores em situações de necessidade, encerramento de emprego, doenças graves e condições naturais extremas, o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço recebe mensalmente 8% do salário do colaborador;
  • Adiantamentos: o empregado tem direito a adiantar até 50% do seu salário caso necessite. Assim, o RH deve controlar esses valores e discriminar na folha de pagamento.

 

8. Gestão de Ponto e Horas Extras

Outra atribuição do RH que deve ser muito bem administrada. Por isso, a colocamos no checklist de recursos humanos.  

O controle das horas trabalhadas é feita pelo ponto e devem ser analisadas para que a empresa realize o pagamento do salário e benefícios corretamente.

O RH deve acompanhar as horas extras realizadas pelos colaboradores para que não excedam a legislação – que permite um máximo de duas horas a mais trabalhadas por dia.

O cálculo das horas extras também deve entrar na folha de pagamento.

Portanto o RH deve se lembrar que o valor de cada hora extra trabalhada deve ser equivalente a 1,5 vezes o valor da hora trabalhada.

Assim, se a hora trabalhada vale, por exemplo, R$10,00 reais, a hora extra que deve ser paga equivale a R$15,00.

 

9. Comunicação entre funcionários e empresas

O RH é responsável por intermediar a comunicação entre funcionários e empresas. Esse setor deve representar um porto seguro para os funcionários para que eles possam confiar e se apoiar.

O RH deve, então, se dedicar a essa tarefa do checklist de recursos humanos. Precisa estar apto a emitir os comunicados da empresa de forma clara e objetiva ao time, acompanhar o desenvolvimento de cada funcionário e detectar quando alguém precisa de atenção.

Dessa forma, muitos problemas, como a desmotivação de profissionais, pode ser reparada a tempo, antes que impactos na produtividade atrapalhem o funcionamento da empresa.

 

10. Desligamento de funcionários

O setor de RH não é responsável apenas pelos colaboradores que entram na empresa, mas também pelos que saem.

Ao efetuar um desligamento –  seja por justa causa ou outra razão – o setor deve seguir algumas regrinhas.

É necessário cuidar de todas as questões legais para que a empresa não sofra com nenhum tipo de ação trabalhista no futuro.

Portanto, no checklist de recursos humanos de sua empresa deve conter os passos necessários para um desligamento correto.  

O RH deve seguir as etapas:

 

Muitas são as tarefas realizadas pelo setor de RH de uma empresa. Por isso, quanto mais suas ações forem documentadas e controladas, mais fácil será sua organização e execução.

Os profissionais da área devem estar preparados para seguir todo o checklist de recursos humanos acima para que a empresa seja bem-sucedida em sua gestão de pessoas. Apenas assim conquistará os melhores resultados.

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