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O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é uma obrigação tributária das empresas. Esse tributo é uma antecipação do pagamento do imposto de renda, que é cobrado pela Receita Federal.

O cálculo dele deve estar presente na folha de pagamento – um documento com fins operacionais, fiscais e financeiros que toda empresa precisa elaborar mensalmente. 

Esse processo, no entanto, é bastante complexo e envolve diversos trâmites burocráticos e administrativos. Então, é necessário muita atenção e cuidado na hora de realizar cálculos do IRPF na folha de pagamento.

Isso porque, no caso desses documentos, um pequeno erro pode ter consequências imensas. O que acarreta gastos trabalhistas e processuais para a empresa.

Então, aproveite essa oportunidade e esclareça todas as dúvidas sobre o cálculo de IRRF na folha de pagamento!

Nesse artigo, vamos abordar tudo que a empresa e os colaboradores precisam saber sobre o tema! O que é Imposto de Renda? Quais as obrigatoriedades tributárias? Como realizar corretamente o cálculo? Saiba isso e muito mais sobre o assunto em nosso artigo.

O que é importo de Renda?

O imposto de renda é uma contribuição obrigatória, onde uma porcentagem da renda média anual, da empresa ou pessoa física, é direcionada ao governo. No ambiente das empresas, por exemplo, calcular IRRF na folha de pagamento, o chamado Imposto de Renda Retido na Fonte, é um grande desafio.

O imposto de renda existe em vários países e cada um deles tem sua particularidade referente ao modelo de cobrança. No Brasil, por exemplo, a cobrança é realizada mensalmente. Essa contribuição mensal é opcional em alguns casos específicos.

Calcular IRRF na folha de pagamento requer atenção dos profissionais envolvidos com a folha de pagamento. Cada minucioso detalhe precisa ser levado em conta, em um processo que costuma demandar atenção e tempo.

O IRRF na folha de pagamento é conhecido atualmente como uma antecipação dos impostos com base em seus rendimentos. Quando se fala de pessoa física podemos levar em conta o imposto pago com base em salário, alienação de bens e etc.

Todo o recolhimento desses impostos é declarado ao final do ano, onde se avalia o que foi recolhido e o que ainda está devido. Em casos de pessoa física é possível conseguir uma restituição e crédito tributário no caso de empresas.

Apesar de ser um tema de suma importância para as empresas estarem em dia com os direitos trabalhistas, calcular IRRF na folha de pagamento ainda gera algumas dúvidas.

Preparamos um artigo especial para sanar todas as dúvidas sobre o tema e ajudar sua empresa nesse cálculo.

Como calcular IRRF na folha de pagamento? Descubra os maiores segredos sobre o tema!

O que é Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)?

O Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF ou IRF – é uma obrigação tributária que as empresas devem realizar em determinados casos. Nessas situações, o imposto correspondente às atividades profissionais do colaborador deve ficar retido.

Na prática, esse processo de retenção é uma antecipação do pagamento de seu imposto de renda, o que simplifica o pagamento desses tributos.

Ou seja, o colaborador é obrigado a pagar o Imposto de Renda, e é a empresa em que ele trabalha que tem o dever de fazer a retenção no pagamento mensal.

Esse desconto do salário do trabalhador referente ao Imposto de Renda Retido na Fonte ocorrerá mensalmente e será ainda mais elevado naqueles meses em que houver pagamentos maiores, como 13º salário e férias.

Os valores recolhidos pela empresa e, posteriormente, entregues à Receita Federal são descritos em um informe de rendimentos entregue ao trabalhador todo início de ano, onde estarão registrados todos os valores pagos e retidos.

A retenção sobre o salário é uma das situações mais comuns nas empresas. No entanto, muitas pessoas ainda possuem dúvidas em relação ao processo. Para simplificar, é só lembrar que esse tipo de retenção também acontece em outras situações, como é o caso dos investimentos em renda fixa ou fundos de investimento.

Por que o IRRF é importante e obrigatório?

Imposto de Renda Retido na Fonte, o IRRF, tem como órgão responsável no Brasil a Receita Federal, que é responsável pelo imposto de renda de uma forma geral.

Calcular IRRF na folha de pagamento é uma obrigação tributária das empresas, que tem como responsabilidade reter esse imposto do beneficiário da renda, no caso o colaborador.

O IRRF está presente no holerite de todos os funcionários contratados pelo regime CLT e foi criado pela legislação, facilitando o trabalho do colaborador. Atualmente, calcular IRRF na folha de pagamento é de total responsabilidade da empresa ou da tomadora de serviço.

E estar bem atento as principais regras tributárias para calcular IRRF na folha de pagamento exige que um profissional conheça os trâmites da legislação para não errar nos cálculos.

Um erro pode trazer grandes prejuízos para a empresa por recolher um imposto já pago, por exemplo. Um equívoco de cálculo do IRRF pode gerar processos trabalhistas e consequentemente trazer prejuízos financeiros a empresa.

Apesar da complexidade para calcular IRRF na folha de pagamento, é possível seguir caminhos para não errar, saiba mais abaixo.

Qual a base para o IRRF?

Para calcular IRRF na folha de pagamento é necessário que o responsável pela folha de pagamento saiba o salário bruto do colaborador. A base para esses descontos é realizada através da soma dos vencimentos.

Assim, o salário bruto, que serve para calcular IRRF na folha de pagamento, é encontrado a partir da soma dos vencimentos devidos, menos os descontos do INSS. Confira a seguir como realizar esse processo em detalhes.

 

Como somar os vencimentos?

Antes de mais nada, para aprender a somar todos os vencimentos, é preciso saber que o termo se refere, principalmente, ao valor pago pelo exercício de um cargo. Esse valor não compreende vantagens ou benefícios adicionais.

No entanto, existem também outros valores que devem ser computados para chegarmos ao salário bruto do colaborador. Na linguagem popular, eles também são considerados vencimentos e são utilizados, e somam-se ao salário base para chegar ao valor bruto total salarial.

Alguns dos outros vencimentos que devem ser adicionados ao valor do salário base são: salário família, descanso semanal remunerado, adicional noturno, horas extras, entre outros benefícios que o colaborador pode ter direito.

 

Como descontar o valor do INSS?

Após calcular a soma dos vencimentos, incluindo os benefícios extras do colaborador, é hora de utilizar esse número para realizar o desconto da contribuição previdenciária. Só assim é possível chegar ao salário utilizado como base para o cálculo do IRRF na folha de pagamento.

As alíquotas vão de 8% a 11%, com um limite de R$ 604,44 e dependem do salário do colaborador. Confira abaixo as faixas da contribuição de acordo com o salário bruto calculado do passa anterior:

  • Salário bruto até R$ 1.659,38 – 8% de INSS;
  • Salário bruto de R$ 1.659,39 a R$ 2.765,66 – 9% de INSS;
  • Salário bruto de R$ 2.765,67 a R$ 5.531,31 – 11% de INSS;
  • A partir de R$ 5.531,32 – R$ 604,44 de INSS.

Com esses descontos realizados, agora é possível ter a base do cálculo IRRF. Assim, é só realizar os cálculos necessários de acordo com a tabela de contribuição mensal. Confira como ela funciona a seguir.

Como calcular IRRF na folha de pagamento? Descubra os maiores segredos sobre o tema!

Como funciona a tabela de contribuição mensal?

Para não errar ao calcular IRRF na folha de pagamento é necessário ter a tabela de contribuição mensal como base. Os profissionais de RH definem a alíquota com base nos vencimentos do colaborador e também o separa por categoria.

Confira abaixo cada uma das tributações e saiba como você deve calculá-las a partir do salário bruto de cada colaborador.

 

Tabela para Empregado, Empregado Doméstico e Trabalhador Avulso

  1. Salário de Contribuição: Até R$ 1.693,72  – Alíquota: 8%
  2. Salário de Contribuição: De R$ 1.693,73 a R$ 2.822,90 – Alíquota: 9%
  3. Salário de Contribuição: De R$ 2.822,91 até R$ 5.645,80 – Alíquota: 11%

 

Tabela para Contribuinte Individual e Facultativo 2018

  • Salário de Contribuição: R$ 954,00;
  • Alíquota:  5% (não dá direito a Aposentadoria por Tempo de Contribuição e Certidão de Tempo de Contribuição)*;
  • Valor: R$ 47,70.

 

  • Salário de Contribuição: R$ 954,00;
  • Alíquota: 11% (não dá direito a Aposentadoria por Tempo de Contribuição e Certidão de Tempo de Contribuição)**;
  • Valor: R$ 104,94.

 

  • Salário de Contribuição (R$);
  • R$ 954,00 até R$ 5.645,80;
  • Alíquota: 20%;
  • Valor: Entre R$ 190,80 (salário mínimo) e R$ 1.129,16 (teto).

 

*Alíquota exclusiva do Facultativo Baixa Renda

**Alíquota exclusiva do Plano Simplificado de Previdência

Como calcular IRRF na folha de pagamento? Guia prático!

Como já vimos, o cálculo IRRF é feito a partir do salário base, que pode ser descoberto seguindo os passos descritos acima. Com ele em mãos, é hora de partir para o cálculo do IRRF na folha de pagamento.

Por exemplo, se o funcionário tem remuneração bruta de R$ 3500 — sobre a qual incide INSS de R$ 385 (11%) —, a base de cálculo do IRRF é de R$ 3.115.

Além disso, antes de calcular o imposto de renda, é necessário averiguar qual a condição familiar do trabalhador. Isso porque, se o funcionário possui dependentes legais, são descontados R$ 189,59 do resultado obtido por cada dependente. 

Podem ser considerados como dependentes:

  • Cônjuge;
  • Filhos até 21 anos;
  • Pais e avós, desde que não obtenham rendimentos;
  • E outros, em casos excepcionais.

Além do desconto por dependente, aquele que realiza o pagamento de pensão alimentícia e outros gastos dispostos em lei, deve receber descontos adicionais relativos a esses valores.

Assim, podemos retornar ao exemplo dado e incluir esses gastos extras. Desse modo, um funcionário que conta com um salário base de R$ 3.115, possui um cônjuge que é seu dependente e paga pensão alimentícia de R$ 200 para um filho, tem o salário base de cálculo reduzido para  R$ 2725,41.

Conhecendo esse valor, pode-se identificar a faixa de percentual em que o funcionário se encaixa na tabela de IRRF e, assim, finalizar o cálculo do tributo devido à receita

 

Tabela de IRRF

Após ter o salário base, é necessário ter em mãos a tabela de IRRF vigente, que é divulgada pelo Governo Federal anualmente. Confira abaixo a tabela atualizada e sua devida dedução:

  • 1ª faixa: 7,5% para salário base de R$ 1.903,99 a R$ 2.826,65;
  • 2ª faixa: 15% para salário base de R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05;
  • 3ª faixa: 22,5% para salário base de R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68;
  • 4ª faixa: 27,5% para salário base de a partir de R$ 4.664,69.

Vale destacar que rendas de até R$1.903,98 são isentas da contribuição.

De acordo com esses percentuais é possível saber quais são os valores padrão de impostos a serem retidos pela empresa para a Receita Federal. Cada um dos valores se relaciona com a tabela anterior, confira a lista a seguir:

  • 1ª faixa: R$ 142,80;
  • 2ª faixa: R$ 354,80;
  • 3ª faixa: R$ 636,13;
  • 4ª faixa: R$ 869,36.

Com todas as taxas em mãos e o salário-base, já é possível calcular o IRRF na folha de pagamento:

  • Salário-base = R$ 2725,41;
  • Alíquota aplicada = 7,5%;
  • Cálculo do IRRF = R$ 2725,41 x 7,5% = 201,41;
  • Cálculo do IRRF = R$ 201,41 – R$142,80;
  • Valor final do IRRF = R$ 61,60.

Viu como é complexo, porém fica fácil após alguma organização? Pois é! Agora é só aplicar essa mesma fórmula para o salário de todos os colaboradores da empresa.

Como calcular o IRRF no 13º Salário e férias?

Para calcular o IRRF na folha de pagamento é preciso ter atenção sobre dois casos específicos: férias e 13º salário. Tanto no pagamento das férias, como no 13º salário, o imposto de renda é descontado, conforme as regras para calcular IRRF na folha de pagamento.

Quando se fala de férias o setor de RH tem como bate o total pago e deduz os descontos a partir daí, lembrando sempre de seguir a tabela do imposto de renda atualizada.

Em relação ao 13º salário, que é pago em duas parcelas, o desconto do IRRF é feito na segunda parcela. Considera-se o valor do 13º salário bruto seguindo todas as regras de deduções legais como pensão alimentícia, despesas médicas, previdência e etc.

O que fazer para não errar nos cálculos?

Como já vimos, os cálculos do Imposto de Renda Recolhido na Fonte não é nada simples. Há diversos passos a serem cumpridos e uma alta gama de números para processar.

Por isso, separamos algumas dicas para facilitar o processo de organização desse tipo de imposto de renda. Confira a seguir quais são elas e como utilizá-las para melhorar sua rotina de trabalho.

 

Organize os vencimentos dos colaboradores

Uma das principais dicas para facilitar o processo é organizar previamente a remuneração bruta de cada colaborador.

Isso significa contabilizar as horas extras a partir do sistema de controle de ponto, os descansos semanais, as comissões por vendas e outros benefícios em seu software de processamento interno.

Assim, será muito mais fácil ter acesso aos números necessários para realizar os cálculos quando você precisar chegar ao valor final do desconto do imposto de renda. Além disso, a organização dos valores ajudará a garantir que você não esqueceu nenhum vencimento no cálculo.

 

Verifique se há dependentes legais

Como já vimos, os dependentes são uma parte importante do cálculo do IRRF, já que os colaboradores possuem o desconto de R$ 189,59 por dependente.

Então, o ideal é que o departamento de RH confira todas as situações antes de continuar com o cálculo do desconto de imposto de renda na folha de pagamento e registre essas informações em uma tabela que possa ser acessada futuramente.

 

Contrate um profissional capacitado

Por fim, um importante ponto para o qual deve-se sempre estar atento é a escolha de profissionais capacitados para o trabalho. Essa é uma tarefa árdua, porém necessária.

Ela deve começar desde o processo de recrutamento e seleção, escolhendo os melhores candidatos para trabalhar com esse tipo de processo. 

Se, por acaso, o colaborador não for capaz de cumprir os cálculos de maneira precisa e adequada, promova treinamentos no ambiente de trabalho para esse fim. Há muitos cursos e ferramentas incríveis que podem facilitar o processo de calcular a IRRF.

Como calcular IRRF na folha de pagamento? Descubra os maiores segredos sobre o tema!

O que é a restituição do IRRF?

A restituição do imposto de renda é a devolução dos valores referentes ao imposto pago a mais pelo colaborador ao governo.

Em resumo, é o que acontece quando a diferença do imposto de renda a ser pago, com as devidas deduções, em relação ao imposto já pago ou retido na fonte.

Se esse cálculo for positivo, isso quer dizer que o contribuinte tem imposto a pagar. Caso esse valor seja negativo, ele receberá uma restituição com os valores pagos a mais a Receita.

Muitos colaboradores possuem o imposto de renda retido diretamente na fonte pelos seus empregadores. Isso significaria, se eles não possuíssem outras fontes de renda, que o valor relativo à contribuição estaria quitado.

No entanto, as deduções existentes permitem que o valor a pagar seja menor que o imposto já retido na fonte. Assim, cabe uma restituição dos valores cobrados a mais pelo governo. Esse processo é denominado restituição do IRRF.

IRRF: Complexo, mas obrigatório

Montar a folha de pagamento de uma empresa não é tarefa fácil e requer muita atenção dos profissionais de RH. Detalhes minuciosos separam o caminho entre o acerto e o erro e exige da empresa um grande conhecimento da legislação trabalhista.

Calcular IRRF na folha de pagamento, por exemplo, parece um bicho de sete cabeças, mas quando se entende a dinâmica do cálculo o processo se torna mais simples. Muitas empresas acabam terceirizando o trabalho de organização e pagamento dos colaboradores.

Em muitos casos encontram uma contabilidade que esteja mais apta a realizar a dedução de impostos, pagamentos e etc., que pode ser o segredo para evitar processos trabalhistas. Agora se sua empresa tem essa estrutura de RH, busque sempre estar atento a legislação.

Quer saber mais sobre os tributos na folha de pagamento, acesse o nosso artigo “Folha de pagamento: conheça os impostos vinculados a esse documento”, clicando aqui.