Burocracia na empresa: 8 dicas para otimizar seus processos

burocracia na empresa

Todas as empresas, independentemente do porte, precisam lidar com uma grande quantidade de informações. Tudo isso gera burocracia, afinal os documentos precisam ser arquivados, formulários preenchidos, regulamentos devem ser cumpridos, entre outros aspectos que fazem parte da rotina organizacional de um empreendimento.

Apesar de o termo burocracia ter um peso negativo, ele é necessário para sistematizar o dia a dia de uma empresa. A questão é que, em excesso, ela pode criar uma série de travas e afetar a produtividade da equipe.

Para suavizar esse ciclo e simplificar processos, confira nosso post com 8 dicas para reduzir a burocracia na empresa e otimizar suas rotinas!

1 – Atualize os processos

O dia a dia de uma empresa é dinâmico. Um processo que foi criado tempos atrás pode não ser mais adequado hoje para a realidade do trabalho. Portanto, é preciso rever constantemente os procedimentos e analisar de forma crítica se eles ainda são eficientes, úteis e se geram algum impacto negativo na produtividade.

Vale lembrar que as mudanças feitas nos processos devem ser realizadas por quem conhece bem tanto as necessidades da empresa quanto a importância do procedimento. O objetivo é ganhar tempo e adotar meios mais práticos de cumprir protocolos sem desorganizar o fluxo do trabalho.

2 – Dê mais autonomia aos seus colaboradores

Uma das coisas que gera muita burocracia desnecessária é quando os funcionários dependem de coletar uma série de aprovações de superiores diferentes para realizar uma ação simples.

Dar mais autonomia aos funcionários simplifica processos e, inclusive, motiva a equipe, que se sente mais empoderada e participativa. Entretanto, é preciso ter em mente o conhecido ditado: “liberdade com responsabilidade”.

Para que o seu time consiga ter mais independência e tomar decisões é preciso investir em treinamento e se certificar de que eles são qualificados para tal papel.

3 – Defina claramente o organograma da empresa

O organograma de uma empresa define não somente a estrutura da hierarquia de um departamento, mas também como as atribuições e responsabilidades são distribuídas. Se o papel de cada um dentro de uma equipe está bem definido, o trabalho flui de forma mais simples e rápida.

É sempre bom quando a equipe adota uma postura colaborativa em que todos trabalham juntos para o melhor desempenho do departamento e não perdem tempo competindo. Times conseguem cumprir tarefas de uma forma mais organizada se todos conhecem bem quais são suas obrigações e seu papel na empresa.

4 – Digitalize procedimentos

Impossível não pensar em uma grande pilha de papéis e pastas quando falamos em burocracia. É verdade que alguns documentos e autorizações precisam ter uma cópia física, porém, muito provavelmente sua equipe está perdendo tempo preenchendo formulários que podem facilmente migrar para uma plataforma digital.

A tecnologia é uma grande aliada das empresas na hora de organizar processos, guardar dados e sistematizar toda a rotina do trabalho. Softwares e aplicativos de gestão ajudam muito na hora de otimizar processos e poupar tempo.

5 – Trace um cronograma

Muitos projetos são engavetados ou esquecidos porque se perdem no meio dos trâmites burocráticos. Por isso, é uma boa ideia criar um cronograma com prazos e todas as etapas dos processos bem definidas.

Desta forma, fica mais fácil visualizar o trabalho como um todo e acompanhar o desempenho do time. Lembre-se de criar prazos que sejam viáveis e estimule a equipe a cumprir o cronograma.

6 – Repense a quantidade e duração das reuniões

Reuniões em excesso e de longa duração podem ser cansativas e, no fim, improdutivas. Para aperfeiçoar qualquer processo, é realmente essencial que a comunicação do time esteja afiada. Existem inúmeras ferramentas que facilitam o diálogo entre os funcionários, como intranet ou plataformas digitais.

Sendo assim, antes de convocar uma reunião, pense se uma simples troca de mensagens em grupo não seria suficiente para alinhar as ideias e seguir em frente com suas atividades. Reuniões desnecessárias em excesso ao longo do dia geram interrupções que atrapalham o fluxo de trabalho.

Caso seja realmente necessário reunir a equipe e discutir alguns pontos, mantenha a objetividade, assim você não consome tanto o tempo dos funcionários. Prepare-se para a reunião e crie uma pauta com os assuntos que serão tratados em ordem de prioridade.

Além disso, estipule um horário de início e término e tente ao máximo cumpri-lo, na medida do possível.

7 – Estimule a cultura da organização

Mesas desarrumadas, montanhas de papel, atrasos, e-mails longos e confusos. Pode não parecer, mas um ambiente de trabalho caótico fomenta a burocracia e a lentidão nos processos, até mesmo quando uma empresa conta com bons softwares de gestão.

Por isso, é importante criar uma cultura de organização e praticidade, de modo que os funcionários consigam tirar o melhor proveito do seu horário de trabalho, resolver assuntos com mais agilidade e o melhor, aprender a estabelecer prioridades.

Se essa é a realidade de sua equipe, comece dando o exemplo e também recompense e elogie funcionários que já adotam essa postura atualmente, salientando a importância de simplificar a tomada de decisões e não perder tempo com formalidades.

8 – Avalie a opção de terceirizar a folha de pagamento

Quem trabalha no setor de pagamentos e recursos humanos sabe o quanto a legislação brasileira é complexa e cheia de minúcias. Para descomplicar os processos nessa área, muitas empresas optam por terceirizar a folha de pagamento bem como outros procedimentos, como contratações e demissões.

Hoje em dia, plataformas digitais conseguem dar conta de muitas tarefas de um departamento pessoal de forma simples. Desta maneira, é preciso poupar tempo e dinheiro e, assim, a equipe tem mais disponibilidade para se concentrar em funções mais estratégicas.

Não obstante, muitos gestores optam por manter o procedimento da folha de pagamento interno como uma forma de ter mais controle, conhecer melhor seus processos e poder direcionar sua empresa do modo que julgam ser mais eficiente.

De qualquer forma, vale a pena avaliar se a terceirização se encaixa na cultura do seu negócio e ver como ela pode aliviar procedimentos burocráticos. Uma consultoria com uma empresa especializada nesse serviço pode ajudar o gestor a entender se esse caminho é o mais apropriado para o seu negócio.

Reduzir a burocracia na empresa é um desafio diário. Faz parte do trabalho do gestor pensar em novas formas de manter a produtividade dos funcionários em alta e buscar soluções inovadoras que irão facilitar a rotina da empresa.

Gostou do nosso conteúdo? Então vamos continuar nos aprofundando: você sabia que administrar o horário e ponto dos colaboradores é um dos vários processos que podem ser otimizados em uma empresa? Confira nosso post e descubra como fazer um controle eficiente da jornada de trabalho dos seus funcionários!

 

 

 

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