Benefícios Flexíveis: saiba as vantagens e como implantar na sua empresa

 Cada vez mais empresas estão adotando sistemas de benefícios flexíveis para seus funcionários. Veja como isso funciona!

No Brasil, está se tornando mais comum o oferecimento de planos de benefícios flexíveis pelas empresas. Nesse sistema, os funcionários podem escolher, dentro de alguns critérios definidos, quais benefícios querem receber.

Essa flexibilização é motivada principalmente pela grande variedade de estilos de vida e consequentemente de necessidades entre os colaboradores. Um empregado que tem filhos, por exemplo, pode optar por um auxílio creche, enquanto o colaborador solteiro pode trocá-lo por outro benefício. Agora, se um funcionário for casado e já estiver incluso no plano de saúde do cônjuge, pode abrir mão desse serviço e optar por outro que ele precise mais. Dessa forma, o sistema de benefícios flexíveis permite que os colaboradores selecionem pacotes mais adequados às suas realidades. A tendência atual de crescente personalização nas empresas mostra que as organizações se preocupam com seus funcionários individualmente e dão importância para suas necessidades.

Como isso funciona nas empresas

O sistema de benefícios flexíveis surgiu na década de 1970, se popularizou nos Estados Unidos e agora vem ganhando força no Brasil. Em países europeus e no México, a flexibilização se estende até mesmo à remuneração dos funcionários. Por aqui, costuma ser focada exclusivamente nos benefícios.

Normalmente, a empresa define o valor de cada benefícios e estabelece uma certa verba para cada colaborador gastar dentro das opções disponíveis, de acordo com a sua faixa de salário. O funcionário então seleciona os tipos que estão mais de acordo com as suas necessidades. Alguns dos benefícios que podem ser oferecidos são:

A escolha dos benefícios pode ser feita anualmente ou até mesmo de forma mais frequente, a cada seis meses. Normalmente os planos só podem ser alterados no fim da duração de cada contrato com as empresas prestadoras de serviços, então o período de escolha pode variar em benefícios diferentes. Nesse tempo, a empresa pode analisar e redefinir suas prioridades com os prestadores de serviços, para então atualizar as opções e os preços.

Algumas empresas implantaram sistemas de pontos e créditos para os benefícios. Nesse caso, cada colaborador tem uma quantidade de créditos para adquirir as opções disponíveis de acordo com a sua renda mensal. Também pode ser levada em consideração fatores como o tamanho da família de cada funcionário.

Em algumas organizações, se o funcionário não utiliza todos os seus pontos ou créditos em um ano, eles podem ser acumulados e utilizados no ano seguinte. Isso, assim como o adiantamento do uso de pontos ainda não disponíveis, costuma ser permitido principalmente em caso de problemas de saúde ou gastos com educação.

Também é possível oferecer ao funcionário pacotes pré-estabelecidos de benefícios, dentre os quais ele poderá escolher o melhor para suas necessidades. Há empresas que dividem os pacotes em categorias, como por exemplo saúde e bem estar, proteção à catástrofe e poupança, e aposentadoria. O sistema de escolha varia e pode ser adaptado de acordo com as políticas de cada empresa.

No Brasil surgem cada vez mais exemplos de empresas que investem na diversidade de benefícios para os seus colaboradores. A Ericsson implantou na sua filial de São Paulo um clube para as famílias dos funcionários, que já conta com 1500 associados que utilizam as salas de musculação, piscina, quadras, sauna, salão estético e local para eventos sociais. O grupo Boticário, no qual 70% dos colaboradores são mulheres, oferece auxílio-babá, auxílio para educação infantil e conta com uma sala de apoio à amamentação para uso das funcionárias. Além disso, a empresa investiu em projetos para apoio a gestantes, oferecendo cursos, palestras e aulas práticas não só para colaboradoras, como também para a comunidade.

Como implantar um sistema de benefícios flexíveis

O sistema de benefícios flexíveis pode ser adotado por empresas de qualquer tipo ou tamanho, porém pode ser mais vantajoso para organizações de médio e grande porte devido à maior quantidade de funcionários com necessidades diferentes e à possibilidade de oferecer maior variedade de benefícios. Em empresas pequenas, o custo de oferecer vários tipos de benefícios pode ser maior e não compensar pelo número menor de colaboradores e também pelo tempo operacional extra que é necessário para gerenciar esses pacotes diferentes. É preciso planejar bem essa implementação para evitar problemas futuros.

Veja a seguir alguns passos importantes para fazer isso:

Saiba o que seus colaboradores querem

O primeiro passo para se adotar um sistema de benefícios flexíveis é fazer uma pesquisa com os funcionários da empresa. Esse levantamento interno tem como objetivo descobrir os perfis e os principais interesses das pessoas de cada faixa salarial.

É importante pesquisar fatores como idade, sexo e estado civil e número de dependentes. Dentre uma lista de benefícios, peça que os funcionários respondam quais tipos eles gostariam de ter.

Monte os pacotes de benefícios

Analisando as informações da pesquisa, é possível pensar nos pacotes de benefícios que serão oferecidos. Considere as opções preferidas dos funcionários, pesquise os prestadores desses serviços e monte os pacotes.

Uma das partes mais difíceis dessa implementação é montar pacotes de benefícios que, mesmo diferentes entre si, tenham valores equivalentes. Isso é essencial para que não haja acusações de discriminação na empresa. Conhecendo o valor atual dos benefícios fornecidos, é indicável criar um pacote de benefícios flexíveis em valor equivalente para evitar qualquer alteração prejudicial aos funcionários e possíveis processos por isso.

Feito isso, analise a viabilidade da mudança. Compare os custos atuais e os custos da flexibilização, verificando o impacto financeiro para a empresa. Lembre-se que os possíveis gastos a mais podem ser revertidos em maior satisfação dos funcionários, atração e retenção de talentos e diminuição da rotatividade na empresa. A médio prazo, a flexibilização tende a gerar economia porque reduz a pressão dos colaboradores por novos benefícios e nos valores dos salários.

Uma parte muito importante do processo é entrar em acordo com os fornecedores dos benefícios, para que os contratos estejam de acordo com o novo sistema. Esteja atento aos prazos do contrato, que precisam coincidir com o momento de redefinição das escolhas dos funcionários pelos pacotes.

Defina a forma de escolha e gestão dos benefícios

A empresa pode querer trabalhar com um sistema de pontos ou créditos, ou simplesmente oferecer opções pacotes fechados para os funcionários escolherem. De qualquer forma, é importante pensar em como tudo isso será gerenciado.

A implantação desse sistema fica mais fácil se for utilizada uma plataforma especializada para visualização, escolha e gerenciamento desses benefícios, tanto por parte da empresa como pelos próprios funcionários. Se não for possível desenvolver um sistema próprio de gestão, há plataformas que permitem às empresas implementar e gerir de forma integrada os benefícios flexíveis.

Apresente e oficialize o novo sistema

É importante comunicar as mudanças de forma clara e explicar aos colaboradores o funcionamento do novo sistema de benefícios. Todos os aspectos devem ser registrados em um acordo coletivo que precisará ser assinado por todos. Dessa forma a mudança fica mais transparente e há maior segurança jurídica para as partes.

Uma boa prática é disponibilizar modelos de simulação do sistema antes de implantá-lo. Dessa forma, os colaboradores entram em contato com as opções e as plataformas que serão utilizadas no processo de escolha e no gerenciamento dos benefícios. A empresa também pode ter uma noção antecipada daquilo que funciona e dos aspectos que precisam ser repensados.

No momento de escolha dos benefícios, os funcionários devem assinar um termo com os detalhes do plano escolhido. A empresa pode ou não permitir a alteração de opção dentro de determinado período. No caso de benefícios com desconto na folha de pagamento, isso deve ficar claro no termo e ser autorizado pelo colaborador. O documento deve ser anexado ao seu prontuário para evitar futuros problemas e questionamentos.

Alguns cuidados necessários

Além de tomar cuidado para que as mudanças não resultem em prejuízo aos empregados, é importante redobrar a atenção com a oferta de benefícios que tem natureza salarial. A empresa deve se atentar ao impacto financeiro que a implantação do plano terá em seu orçamento, pois os benefícios com natureza salarial definidos pelo Artigo 458 da CLT refletem no recolhimento de FGTS, INSS e pagamento de 13º salário, por exemplo.

Uma outra prática indicada é testar o novo sistema de gerenciamento de benefícios por um tempo antes de colocá-lo em funcionamento. Pioneira na oferta de benefícios flexíveis no Brasil, a HP testou seu modelo por um ano antes de oficializá-lo em 1977. Dessa forma, é possível adiantar-se a possíveis problemas sem afetar os funcionários e prejudicar a empresa financeiramente ou judicialmente.

Também é importante se atentar ao princípio da isonomia de tratamento, que se aplica não só nas questões salariais, como também na concessão de benefícios aos funcionários. Ele não obriga o empregador a garantir o mesmo benefício a todos os funcionários: é permitido adotar política de benefícios diferenciada para empregados em cargos estratégicos ou quando for conveniente reter talentos. Entretanto, é obrigatório oferecer as mesmas opções de benefícios para os funcionários que exercem a mesma função, para que não ocorra nenhum tipo de discriminação ou concessão de privilégios de forma injustificada.

Além disso, para as empresas participantes do Programa de Alimentação ao Trabalhador (PAT), o valor de benefício concedido aos empregados deve ser igual para todos, não podendo haver qualquer distinção. Quanto a assistência médica, caso o empregador decida oferecer esse benefício ou se estiver previsto em convenção coletiva, é indicado que a oferta dos planos e qualquer alteração deles sejam feitas de forma igualitária, para que futuramente isso não seja questionado judicialmente pelos empregados. Também é recomendável sempre verificar exigências específicas do sindicato das categorias envolvidas.

 

Seguindo as indicações e tomando os devidos cuidados, o sistema de benefícios flexíveis pode ser uma inovação importante para a motivação dos funcionários, a atração e retenção de talentos.

Os funcionários terão maior entendimento e poder de escolha sobre a sua remuneração, enquanto a empresa também passa a ter maior controle sobre os custos do programa a longo prazo. Como as diversas opções buscam atender às necessidades dos funcionários, isso acaba reduzindo a pressão por novos benefícios com o passar do tempo. Assim, os benefícios flexíveis beneficiam não apenas os colaboradores, como também a própria empresa.

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