automação de notas fiscais

Automação de notas fiscais: como implementar na empresa?

Em um país cujos diversos tipos de notas fiscais se acumulam, ao longo do mês, e temos que ter cuidados abrangentes para evitar problemas com órgãos fiscalizadores, a solução pode estar na transformação digital — mais uma vez.

Por meio da automação de notas fiscais, por exemplo, o seu negócio adquire mais segurança, alinhamento às exigências governamentais e, ainda, gera mais produtividade aos colaboradores. Sem falar no alívio de cargas mecânicas, burocráticas e repetitivas.

Ou seja: a automação de notas fiscais é um trabalho que pode ser feito de maneira eficiente, em curto prazo e com resultados inovadores para a sua empresa se desenvolver cada vez mais!

Fique por dentro dos passos que vamos listar, adiante, sobre como implementar a automação de notas fiscais:

Por que considerar a automação de notas fiscais?

Quais são os benefícios da automação de nota fiscal?

  • Mais produtividade;
  • Alinhamento à legislação vigente;
  • Menos erros;
  • Integração com meios de pagamento.

Como implementar essa tecnologia na sua empresa?;

Boa leitura!

Por que considerar a automação de notas fiscais?

Tenha você uma empresa física, um e-commerce — ou ambos — a emissão de notas fiscais é um processo necessário para qualquer organização. E isso vale tanto para quem opta pelo Simples Nacional, o Lucro Presumido e também os Microempreendedores Individuais (MEIs).

Esse método acontece sempre que uma venda é efetuada. Ou seja: quanto maior o volume de vendas, maior também vai ser o processo de elaboração de uma nota fiscal.

Uma vez que a automação de notas fiscais existe, agrega aspectos positivos diversos (e com segurança) e permite uma organização maior para a sua gestão, é de se considerar o uso dessa tecnologia para que você concentre-se cada vez mais em aspectos analíticos e estratégicos de sua rotina.

Mas, desconsiderando o papel da transformação digital no ambiente corporativo, essa transição digital pode ser de grande valia para qualquer empresa (de qualquer área e porte) porque:

  • o acúmulo de tarefas pode fazer com que esqueçamos de emitir a nota fiscal;
  • boa parte das questões tributárias e fiscais podem ser delegadas para uma solução automatizada;
  • o preenchimento de dados é feito de maneira automática. Isso evita que, quando feito manualmente, informações equivocadas interpelem o seu caminho.

Vale destacar que esses equívocos, quando acumulados, podem causar sérios problemas para a sua empresa. Inclusive, no que diz respeito à sonegação de impostos.

E se você crê que ainda está nessa etapa do processo e possui muitas interrogações sobre o assunto, aproveite para dar uma conferida em outro artigo nosso, que fala sobre as grandes dúvidas fiscais que todo tipo de empreendedor pode ter ao longo de sua carreira!

Quais são os benefícios da automação de nota fiscal?

No tópico acima, nós já demos uma boa explorada nas vantagens desse tipo de solução aplicada em sua rotina corporativa, mas vale reforçar. Com a automação de nota fiscal, você pode ter um poderoso aliado. Veja só alguns desses aspectos relevantes!

Mais produtividade

Automatizar não significa, necessariamente, a substituição do trabalho humano pelas ferramentas digitais. No caso da automação de nota fiscal, você está reduzindo o peso dos seus colaboradores com tarefas mecânicas, repetitivas e burocráticas no dia a dia.

Isso, como bem mencionamos anteriormente, aumenta a produtividade por agregar mais tempo livre aos funcionários. O que pode torná-los mais eficientes com ações estratégicas e que demandem planejamento e a interpretação de informações também geradas de maneira automatizada — como softwares de gestão.

Alinhamento à legislação vigente

Complementarmente à produtividade acima mencionada, vale a pena conhecer um levantamento realizado pelo Banco Mundial que aponta a liderança do Brasil entre os países que mais consomem tempo no cálculo e pagamento de impostos por ano — são 1.958 horas e R$ 60 bilhões anualmente.

Imagine o quanto isso se reflete em mais conveniência para lidar com outras tarefas e evitar problemas com os órgãos fiscalizadores? Convenhamos: afastar-se dessa estatística é algo a ser celebrado.

Menos erros

Apontamos já isso, também, por conta da automação de notas fiscais: sua equipe não vai se equivocar com o preenchimento de dados ou mesmo na emissão e no envio desse documento tão importante.

É um poderoso aliado que vai passar discretamente pela sua rotina, mas que vai impactar significativamente a rotina dos seus profissionais. 

Integração com meios de pagamento

Emissores responsáveis pela automação de notas fiscais, quando integrados com sistemas de pagamento, só têm a agregar à sua rotina.

Afinal de contas, esse processo se torna ainda mais eficiente e preciso por gerar automaticamente o documento assim que uma venda é realizada. Sua equipe depende menos ainda desse tipo de atividade e pode se concentrar na essência de seus respectivos trabalhos por conta disso.

Como implementar essa tecnologia na sua empresa?

O momento de investir nesse tipo de solução é este. Mesmo que o volume de notas fiscais não seja elevado — digamos, cinco unidades por dia —, você ainda vai gerar uma média de 100 documentos mensalmente.

Calcule, agora, o quanto isso se configura em tempo investido na emissão e envio de notas fiscais.

Por isso, vamos entender um pouquinho melhor como você pode implementar esse grande aliado da sua rotina produtiva. Aí vão algumas dicas:

  • analise a estrutura do seu negócio;
  • pesquise pelas melhores soluções do mercado — traduzindo-se em conveniências de personalização para alinhar-se à sua demanda;
  • reúna-se com os envolvidos, na sua empresa, e cuide para que todos compreendam as mudanças na rotina com base na automação de notas fiscais;
  • avalie a reputação e os serviços prestados pela própria empresa.

Com base nessas dicas, fica mais fácil entender o quanto a automação de notas fiscais é uma solução de curto prazo e de implementação igualmente veloz e efetiva.

 

E, para dar um salto qualitativo de inovação na rotina da sua empresa aproveite para compartilhar este post nas suas redes sociais e marcar os responsáveis pela gestão tributária! Assim, vocês partem com mais fluidez da etapa de planejamento para a aplicação prática desse tipo de solução!

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