Auditoria interna: urgência ou opção?

auditoria interna

A auditoria interna é realizada com a intenção de garantir que os processos empresariais estejam alinhados com as metas almejadas. Ela envolve uma série de procedimentos que ajudarão na análise e na conferência dos aspectos que são cruciais para a manutenção da qualidade do trabalho.

A seguir, apresentaremos quais são os benefícios dessa prática, quando é o momento certo de aplicá-la e como a empresa deve ser preparar, garantindo que auditoria interna ofereça a maior eficácia possível. Confira!

Quais são os benefícios de fazer uma auditoria interna?

Como a ideia da auditoria interna é avaliar e promover melhorias nos processos de trabalho, quando ela é feita de maneira estruturada, proporciona diversos benefícios para as empresas. Dentre eles, estão:

Identificação mais acertada dos riscos

A realização de uma auditoria interna busca fazer uma identificação de quais são os pontos fortes e fracos da empresa. Enquanto os pontos fortes podem — e devem — ser bem aproveitados, as fraquezas podem indicar riscos que, se concretizados, influenciam nos resultados (em menor ou maior grau).

Elaboração de planos de ação mais eficazes

O levantamento das falhas que existem nos processos permite que a identificação das prováveis causas seja feita de forma muito mais acertada. Com isso, em vez de atuar “apagando incêndios”, torna-se possível criar planos de ação mais eficazes, que vão atuar diretamente na raiz do problema — eliminando-o ou minimizando os seus impactos.

Melhorias no processo de tomada de decisão

O acompanhamento das rotinas e a possibilidade de eliminar os pontos fracos, com soluções permanentes, garante que a tomada de decisão do gestor seja feita com mais consciência e de maneira eficiente e eficaz.

Isso é possível graças às informações que são reunidas durante a auditoria, criando uma base sólida que permite avaliar as situações sob diversos ângulos, identificando os prós e contras de cada ação e possibilitando uma análise mais ampla antes da tomada de decisão por determinada estratégia.

Identificação de oportunidades de melhorias

Da mesma forma que o foco está voltado para o apontamento de problemas e a criação de soluções definitivas para eles, também se realiza o estudo dos processos sob a ótica de quais melhorias podem ser adotadas nos métodos de trabalho.

Isso permite enxergar e criar oportunidades positivas, mesmo naqueles casos em que as atividades trazem retornos positivos. Ou seja, torna-se possível alcançar resultados cada vez mais otimizados.

Estruturação de governança corporativa e maior transparência

A governança corporativa pode ser definida, de forma resumida, como um conjunto de processos e definições que envolvem a cultura empresarial: os valores e a relação entre a alta gestão, funcionários, investidores, parceiros de negócios e outras partes interessadas.

A definição dos processos possibilita a formalização dessas regras e torna a gestão e a política empresarial mais transparentes para todos os envolvidos.

Em quais situações ela é realizada?

Alguns gestores ainda pensam que a auditoria interna é uma opção que apenas as grandes empresas recorrem para adequar melhor seus processos. Contudo, é preciso ressaltar que ela atende aos mais variados negócios, de todos os tamanhos, desde que eles apresentem sintomas que apontem para mudanças necessárias.

Veja alguns exemplos de momentos-chave para investir nessas análises:

Quando a empresa passa por problemas financeiros

Esse é, talvez, um dos motivos mais comuns para que se realize uma auditoria na empresa. Os problemas financeiros podem surgir em decorrência de endividamento e de controle inadequado dos registros (como um fluxo de caixa ineficaz, por exemplo) e também quando o faturamento é alto, mas, no fim das contas, o dinheiro não sobra.

Quando existem problemas com os recursos humanos

O turnover é alto? O índice de absenteísmo está muito acima do que é considerado ideal? Quais são as principais causas de afastamento dos colaboradores? O processo de contratação é demorado e ineficaz?

As respostas para essas perguntas podem indicar que existem problemas na área de RH que precisam de maior atenção, mas que devem ser cuidadosamente analisados antes que qualquer ação seja tomada.

Quando os resultados ficam frequentemente distantes da meta

Dois fatores podem fazer com que os resultados sejam diferentes dos objetivos planejados:

  • processos ineficientes;
  • criação de metas fora da realidade do negócio.

Em ambos os casos, é necessário compreender de onde vem o erro e fazer a identificação de quais são as causas e as soluções possíveis.

Quando o objetivo é expandir o negócio de maneira estruturada

Muitos empreendedores têm como objetivo fazer a empresa crescer em determinado período de tempo. Contudo, quando esse crescimento não é planejado, há probabilidade de que apareçam dificuldades futuras, como falta de uma estrutura adequada, problemas com a expansão da equipe e definição imprecisa de novos processos.

Como a empresa deve se preparar para a auditoria?

Apesar de a auditoria interna auxiliar a alcançar maior organização na empresa, ela também precisa ser bem elaborada e requer uma preparação para que aconteça. Veja alguns pontos fundamentais:

1. Elabore um planejamento

O planejamento é a base de qualquer atividade bem-sucedida. Ainda mais quando se trata de uma auditoria interna, processo que requer um cuidado especial com os detalhes. Sendo assim, é preciso estruturar a forma como ela ocorrerá.

Isso envolve apontar os aspectos que precisam de maior atenção, levantar os recursos necessários, elaborar um cronograma de acordo com cada necessidade, entre outras coisas.

Para garantir uma eficácia maior, vale a pena envolver representantes de cada área. Assim, é possível saber quando os recursos estarão disponíveis e quais são os pontos críticos e reservar as datas para a realização da auditoria.

2. Reserve um tempo para a realização da auditoria

Como dito acima, é preciso marcar datas para que a auditoria seja realizada. Isso é necessário para manter a organização, além de aumentar a dedicação nas análises, contemplando cada detalhe e fazendo com que os relatórios sejam precisos.

Para isso, é necessário ter consciência de que os processos podem ficar parados e que as pessoas possivelmente terão a produtividade comprometida ao auxiliar o auditor no entendimento de cada método realizado.

3. Elabore checklists

Como já se sabe, a auditoria contempla diversos aspectos, e muitos deles são bem detalhados. Para não correr o risco de esquecer algum ponto importante, o ideal é elaborar um checklist para a área, ou processo — dependendo do nível de detalhes que será observado.

Assim, tem-se a certeza de que todas as análises e verificações foram realizadas conforme o planejado. Isso também pode ajudar, posteriormente, na elaboração do relatório.

4. Não negligencie as pendências

A auditoria é um processo contínuo. Se ela for realizada pela primeira vez, algumas não conformidades serão levantadas, e os processos precisarão ser reavaliados futuramente, com análise da eficácia das soluções adotadas.

Porém, se já foi realizada outras vezes, as pendências anteriores precisam ser detalhadas para que se possa identificar se elas ainda existem ou se foram corrigidas.

Diante de tudo que foi dito, pode-se concluir que a auditoria interna vai muito além de uma opção do gestor em aprimorar suas atividades e precisa ser encarada como uma necessidade de estruturar melhor a empresa — desde os níveis operacionais até os mais estratégicos.

Gostou deste conteúdo? Para aprimorar ainda mais o seu conhecimento, não deixe de conferir 10 dicas para preparar a sua empresa para auditar os processos internos!

 

 

 

 

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