Quando devo atualizar a carteira de trabalho do colaborador?
A carteira de trabalho é o documento que contém todos os dados da vida profissional dos trabalhadores. Portanto, a empresa deve sempre atualizar a carteira de trabalho dos empregados, quando houver reajustes salariais, promoções, mudanças de cargo e etc.
Realizar as anotações corretamente é fundamental para que os colaboradores tenham acesso a direitos trabalhistas como FGTS, seguro-desemprego e aposentadoria.
Sendo assim, o departamento pessoal precisa conhecer a fundo a lei da CLT.
Já que, qualquer mudança equivocada pode acarretar em ações trabalhistas ou no pagamento de multas.
Fora que empresas que não respeitam a lei e tentam burlar as regras e os direitos trabalhistas ficam mal vistas no mercado.
Se você tem dúvidas sobre o que precisa constar nesse documento e quer saber como atualizar a carteira de trabalho dos seus funcionários, está no artigo certo.
Montamos um conteúdo especial para explicar a lei e oferecemos um passo a passo para atualizá-la. Confira!
Como atualizar a carteira de trabalho – O passo a passo
É muito comum que a carteira de trabalho seja bastante utilizada nos casos de admissão e demissão para várias anotações.
Entretanto, esse documento é utilizado pelo departamento pessoal em muitos outros casos.
E para saber como atualizar a carteira de trabalho dos profissionais corretamente é necessário conhecer quais as situações em que o documento deve ser alterado. Veja quais são:
- Processo de admissão;
- Correção salarial (Data-base);
- Período de férias;
- Processos de rescisão contratual;
- Comprovação perante a Previdência Social.
Esses pontos estão previstos no artigo 29 da lei da CLT, que determina as ocasiões para atualizar a carteira de trabalho dos profissionais.
Processo de admissão
O processo de admissão é um longo caminho de responsabilidade do departamento pessoal e que necessariamente passa pelo preenchimento da carteira de trabalho.
Atualizar a carteira de trabalho, nesse caso, significa incluir os novos dados da empresa como data da admissão, cargo e remuneração. O empregador tem 48 horas para realizar essas anotações.
Se não cumprir esse prazo e omitir qualquer informação ao atualizar a carteira de trabalho estará cometendo uma infração administrativa.
Essa obrigatoriedade está prevista no artigo 297, §4º do Código Penal.
Correção Salarial (Data-base)
A correção salarial nada mais é do que atualizar a carteira de trabalho do colaborador conforme um aumento de salário ou mudança de função.
É chamada também de data-base, pois, é uma data que se refere a correções salariais e revisão de condições contratuais negociadas em acordo, convenção ou dissídio coletivo.
É necessário, portanto, atualizar a carteira de trabalho, caso haja qualquer tipo de correção salarial.
Período de férias
O período de férias também é um ponto que precisa de atenção do departamento pessoal ao atualizar a carteira de trabalho.
Quando o colaborador sai para o seu período de descanso, necessariamente a empresa precisa anotar a duração das férias.
O ideal é que essa anotação seja realizada no retorno do colaborador, para que não se pratique nenhum equívoco de data, com remarcações, por exemplo.
Para atualizar a carteira de trabalho em relação às férias, portanto, é só colocar o período, o carimbo da empresa e a assinatura do responsável da organização.
Processos de rescisão contratual
Independente da saída do colaborador partir da empresa ou do próprio profissional, é necessário atualizar a carteira de trabalho em casos de rescisão.
Como não há um prazo para se realizar atualizações de dados da carteira como promoções e alterações de salário, muitas mudanças são feitas na rescisão.
Lembrando que todo ajuste pode ser feito a pedido do empregado, na data-base, em algum pedido da Previdência Social ou na rescisão contratual.
É por isso que, muitas empresas fazem inúmeras anotações ao pegar a carteira de trabalho do emprego na sua saída. O departamento pessoal está atualizando dados que não foram feitos anteriormente.
Contudo, se há um pedido de demissão, a empresa tem 48 horas para preencher a carteira com a data de demissão e consequentemente atualizar os dados.
O motivo da dispensa não pode ser anotado na carteira.
Comprovação perante a Previdência Social
A carteira de trabalho serve também como um documento de prova do trabalho do colaborador realizado ao longo dos anos.
Com ela é possível comprovar o vínculo empregatício para que os direitos trabalhistas sejam respeitados diante da Previdência.
Por isso, é essencial atualizar a carteira de trabalho dos colaboradores para que a empresa não ofereça nenhum prejuízo aos profissionais perante seus direitos.
Cuidados ao atualizar a carteira de trabalho
Se existem informações que são essenciais para atualizar a carteira de trabalho, alguns dados não podem ser inseridos pela empresa em nenhuma hipótese.
Qualquer informação que prejudique o colaborador em um novo futuro emprego pode acarretar em processos judiciais para com a empresa.
Correndo assim o risco de ser processada por danos morais, mesmo que haja veracidade na informação. Por isso que os motivos da demissão nunca constam na carteira de trabalho.
O departamento pessoal também precisa se atentar com rasuras, anotações obrigatórias, extravios ou até mesmo algo que gere a inutilização da carteira.
Se algo do tipo acontecer e for prejudicial ao colaborador, a empresa poderá ser julgada a indenizar o profissional.
Além é claro, do respeito ao prazo de devolução da carteira para qualquer tipo de anotação que tem o limite de 48h.
Atualizar a carteira de trabalho é dever da empresa
Atualizar a carteira de trabalho exige atenção e principalmente conhecimento da lei por parte do departamento pessoal.
Qualquer deslize pode acarretar em multas do Ministério do Trabalho e indenizações aos profissionais da empresa.
Essa rotina, precisa fazer parte do planejamento da organização, para que os prazos não se percam e que a lei da CLT seja respeitada e cumprida.
Atualizar a carteira de trabalho não só é uma obrigação da empresa, mas um direito do colaborador.
Esse documento é fundamental como fonte de informação da vida profissional do empregado.
Deste modo, é uma peça-chave para que ele comprove sua experiência ao procurar um novo emprego ou para comprovar seu vínculo empregatício na Previdência.
Não fazer as devidas atualizações na carteira é se arriscar e principalmente é um desrespeito a lei e seu colaborador.
Que tal rever seu processo de atualização das carteiras de trabalho hoje e evitar qualquer erro?
Conte para nós como você se organiza para atualizar a carteira de trabalho dos seus colaboradores sempre que necessário, comentando esse artigo.
