Atualização de dados dos colaboradores: como e quando fazer

A atualização de dados dos colaboradores é uma das principais funções do departamento pessoal. Isso porque é normal que ocorra no dia a dia das empresas mudanças de equipe, trocas de dados como: nome, endereço, entre outros.

E cada ajuste não realizado pela empresa pode privar o colaborador de sacar um benefício como FGTS ou seguro-desemprego, por exemplo. Além de que um dado errado pode gerar processos trabalhistas do empregado em relação ao empregador.

Portanto, é fundamental que a empresa tenha um controle sobre os dados e documentos dos colaboradores.

E para facilitar essa gestão na atualização de dados dos colaboradores, as empresas vêm investindo em softwares de gestão. Por meio deles, é possível diminuir a incidência de erros, além de possibilitar maior segurança no armazenamento de dados.

Quer saber como fazer a atualização de dados dos colaboradores de forma mais otimizada? Temos o conteúdo perfeito para sua empresa. Siga em frente no artigo e boa leitura!

A importância da atualização de dados dos colaboradores

Ao admitir um funcionário a empresa precisa requerer uma grande quantidade de dados e documentos desse novo funcionário. Porém, essa burocracia não é apenas no sentido de oficializar a contratação.

Cada dado ou documento é uma forma de resguardo a empresa ao longo de toda relação trabalhista de empregado e empregador. Isso porque periodicamente a empresa deve prestar contas sobre esses contratos.

E é por esse motivo que é fundamental que as organizações mantenham sempre a atualização de dados dos colaboradores em dia. Qualquer erro pode ser passível de multas e processos trabalhistas.

Entre os principais órgãos que a empresa precisa se dirigir diante dessa prestação de contas das relações trabalhistas, por meio do eSocial, são: CAGED, SEFIP e a RAIS.

O que são esses órgãos: CAGED, SEFIP e RAIS

Dentro dessas obrigatoriedades legais no gerenciamento e cessão de dados para o Governo, vamos conhecer qual a responsabilidade de cada órgão.

CAGED

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) está descrito na Lei n°4923 de 1965. Ele é o responsável por registrar e reportar ao Governo o fluxo de admissões e demissões em determinado período.

Com isso é possível não só analisar o cenário do mercado de trabalho no país, mas é um apoio para encontrar formas de melhorar a economia.

E dentro desse cenário manter em dia a atualização de dados dos colaboradores é fundamental. Já que um dado errado no CAGED impossibilita o profissional de receber o seguro-desemprego ou abono do PIS.

RAIS

A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) funciona quase que com a mesma mecânica do CAGED. Entretanto, ela é um relatório anual que inclui tantos colaboradores contratados, como temporários, avulsos e estatutários.

E nesse caso a não atualização de dados dos colaboradores dentro da RAIS pode privar o colaborador de receber o abono do PIS ou seguro-desemprego, assim como no CAGED.

SEFIP

O SEFIP (Sistema de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) é quem controla e repassa os dados dos colaboradores, cadastrados pela empresa para a Previdência Social.

Um dígito errado ou uma informação preenchida de forma incorreta na atualização de dados dos colaboradores pode gerar problemas sérios em relação ao recebimento do FGTS.

A importância do eSocial

O eSocial é um sistema do Governo Federal que surgiu em 2014 com o objetivo de unificar as informações dos colaboradores em um só lugar. Com isso, a ideia era de que as empresas tivessem seus trabalhos simplificados.

Isso porque todas as prestações de contas em relação a informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais ficaram em um só lugar.

E como o reporte de dados é constante é fundamental que a empresa mantenha em dia a atualização de dados dos colaboradores no sistema.

E cada dado do colaborador incluído no eSocial precisa ser correto para que o colaborador tenha acesso aos seus direitos trabalhistas. Seja em saques de FGTS, abono salarial, seguro-desemprego e etc.

Portanto, com essa exigência de reporte periódico da empresa, a atualização de dados dos colaboradores é imprescindível para evitar processos trabalhistas futuros.

As consequências de um erro de dados

Não realizar a atualização de dados dos colaboradores pode gerar inúmeros problemas futuros a empresa como multas e processos trabalhistas. E as consequências de um dado errado pode impedir que o colaborador tenha direito a algum tipo de benefício.

Confira abaixo alguns dos problemas que podem ocorrer caso não seja feita a atualização de dados dos colaboradores:

• Problemas para sacar o FGTS;
• Impedimento para receber o seguro-desemprego;
• Impedimento para receber o abono do PIS.

Ou seja, além da empresa sofrer consequências legais com algum erro no preenchimento ou a não atualização de dados, o colaborador também sofre com esse problema.

E o pior é que em muitos casos só percebe o erro quando deixa a empresa e tenta acessar algum benefício.

Por isso, para estar dentro da lei e conforme as obrigatoriedades previdenciárias, trabalhistas e fiscais é essencial que a empresa tenha um controle gerencial e eficiente. Para que assim, a atualização de dados dos colaboradores seja feita da maneira correta.

Em quais momentos são feitas atualizações de dados

A atualização de dados dos colaboradores deve ocorrer de forma constante dentro das organizações. Cada informação precisa necessariamente ser igual a dos documentos originais e atuais dos empregados.

E entre as principais mudanças que ocorrem constantemente nas empresas, e, que a atualização de dados dos colaboradores é necessária estão:

• Mudança de nome: quando o nome é alterado em função de um casamento ou divórcio precisa ser atualizado;
• Numeração errada de documentos: um dígito errado no RG ou CPF, por exemplo, pode trazer consequências tanto para o colaborador como para a empresa;
• Data de nascimento: conferir se a data de nascimento está correta pode impedir que o colaborador tenha problemas com a previdência para saque dos seus benefícios;
• Data de admissão: uma mudança em relação a data oficial pode prejudicar na conta de valores de fins rescisórios, podendo gerar multas e processos trabalhistas a empresa;
• Data de desligamento: se o aviso não for feito dentro do eSocial, o colaborador pode perder o direito de receber seu seguro-desemprego;
• Alteração de endereço: caso o colaborador tenha mudado de endereço e a empresa não tenha atualizado no sistema, o seu saldo do FGTS, enviado pela Caixa pode ser extraviado;
• Ajuste no número do PIS: um processo manual pode gerar às vezes um problema de digitação por cansaço ou desatenção do responsável. E com isso, o valor do FGTS pode ser depositado para a pessoa errada ou o colaborador pode ser impedido de sacá-lo.

Como fazer a atualização de dados dos colaboradores

Qualquer atualização de dados dos colaboradores é feita dentro do próprio eSocial. Essa área no sistema é chamada de evento S-2205, que trata justamente das alterações de dados cadastrais do trabalhador.

Os ajustes dentro do eSocial devem ser realizados até o dia 7 do mês subsequente ao mês informado como mês de referência. As alterações podem ser feitas também até o envio dos eventos de folha de pagamento mensais.

Para mais informações sobre a atualização de dados dos colaboradores é só acessar a página oficial do eSocial.

Otimização na gestão de atualização dos dados

A otimização no gerenciamento de dados pode ser extremamente benéfica para as empresas.

Isso porque, de forma automatizada, fica mais fácil armazenar e cruzar os dados dos colaboradores, diminuindo a incidência de erros e facilitando a resolução dessa burocracia.

Os softwares de RH, dentro da atualização de dados dos colaboradores, podem oferecer, por exemplo, maior transparência nas relações trabalhistas e minimizar as chances de fraudes com o Ministério do Trabalho.

Entre os principais benefícios da otimização dos processos de gestão de dados dos colaboradores, com softwares de RH, podemos destacar:

• Menor incidência de erros no preenchimento dos dados;
• Maior facilidade no gerenciamento de dados;
• Segurança de armazenamento;
• Maior integração entre a contabilidade, RH e Ministério do Trabalho;
• Agilidade nas correções e atualização de dados;
• Diminuição de custos com espaço de armazenamento, impressões e etc.;
• Diminuir as chances de fraudes nos dados.

Sendo assim, a atualização de dados dos colaboradores dentro do processo automatizado pode diminuir o esforço e a carga de trabalho do RH dentro de um processo tão burocrático. Isso possibilita um tempo maior para que esses profissionais se dediquem a ações estratégicas.

A atualização de dados e a importância para as empresas

A atualização de dados dos colaboradores depende não só de organização por parte do time do departamento pessoal, mas uma mudança de cultura da empresa.

O eSocial foi criado como uma forma de apoio para que a empresa conseguisse cumprir com todas as obrigações legais de cessão de dados periódicos dos colaboradores.

Porém, com ele veio o desafio de sempre ter em mãos dados minuciosos, corretos e atualizados dessa relação trabalhista.

E nesse desafio do setor responsável a automatização pode dar um grande apoio, diminuindo os problemas do processo manual e aumentando a eficácia por meio de softwares de gestão de dados.

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