Atividades do Departamento Pessoal: 7 dicas de otimização de tarefas

Atividades Departamento Pessoal

As atividades do departamento pessoal envolvem a contratação e avaliação de todos os funcionários de uma empresa. Por isso, deve estar sempre funcionando da forma mais eficiente possível, a fim de atender às variadas demandas que surgem diariamente na organização.

É preciso realizar um mapeamento dos processos do departamento pessoal, a fim de:

  • Diminuir as atividades operacionais do setor
  • Automatizar processos
  • Reduzir burocracias
  • Fazer mais com menos, sem deixar cair o padrão de qualidade.

Se as atividades do Departamento Pessoal estiverem em meio a um caos operacional, a execução das tarefas será lenta e as mesmas se acumularão. Por se tratar de um setor que lida diretamente com todas as outras áreas, essa falta de eficiência pode prejudicar o desempenho da empresa como um todo.

Para ajudar a evitar este problema, separamos algumas dicas fundamentais para aperfeiçoar os processos de trabalho e tarefas do Departamento Pessoal. Antes, entretanto, se faz necessário entender quais são suas principais atividades.

Principais atividades do Departamento Pessoal

O profissional do Departamento Pessoal é responsável por atuar na geração de benefícios para a empresa e funcionários, cuidar de documentação de admissão, demissão e rescisão.

Além dessas, muitas outras atividades do setor pessoal cabe ao profissional de Recursos Humanos. Entre, as principais atividades do Departamento Pessoal estão as relacionadas a administração de colaboradores como, por exemplo:

  • Admissão
  • Folha de pagamento
  • Rescisão
  • Folha de ponto
  • Benefícios
  • Controle, cálculos e apontamentos.

Também está sob as responsabilidades de um gestor ou assistente de Departamento Pessoal:

  • Fechar a folha de pagamento
  • Atuar com imposto de renda, RAIS, GEFIF
  • Organização de arquivos
  • Férias
  • Recolhimento de contribuições
  • Atividades gerais ligadas a registros e controles de pessoal
  • Manter atualizado o cadastro de funcionários

Entre as tarefas do Departamento Pessoal, estão o cuidado com o sistema de benefícios em atividades como:

  • Vale-transporte
  • Auxílio alimentação
  • Assistência odontológica e saúde
  • Planos de incentivo
  • Refeitório
  • Atividades sociais
  • Se responsabilizar pelo controle do registro de ponto (eletrônico) dos funcionários
  • Realizar a apuração de banco de horas
  • Executar homologação de rescisão de contrato
  • Realizar processo de admissão

7 dicas fundamentais para aperfeiçoar as atividades do Departamento Pessoal

Agora que você já entende quais são as principais atividades do Departamento Pessoal, sugerimos que acompanhe as dicas para otimizar essas tarefas.

1. Faça um mapeamento dos processos

O departamento de pessoal pode enfrentar problemas de eficiência operacional difíceis de serem percebidos no dia a dia. Alguns dos mais comuns são:

  • Falta ou excesso de funcionários na equipe;
  • Processos de recrutamento e seleção muito longos e com investimento além do necessário
  • Processos de trabalho cheios de burocracia, com etapas que poderiam ser eliminadas.

Por isso, é preciso realizar, periodicamente, um mapeamento de processos do Departamento Pessoal, detalhando:

  • Quais são as atividades realizadas
  • Como são executadas
  • Quem são os responsáveis
  • Quanto tempo levam para ser finalizadas.

Dessa forma, é possível obter um diagnóstico preciso sobre o que deve ser feito para tornar o departamento mais enxuto e produtivo.

Essa medida, inclusive, deve ser estendida aos outros setores da empresa, já que aumentar a eficiência operacional é interessante para todos os departamentos.

2. Defina metas no departamento de pessoal

Gerir uma equipe sem traçar suas metas é o mesmo que contar com a sorte. Além de ser um método nada profissional, os resultados não costumam ser muito animadores.

Por isso, defina um norte para as atividades do Departamento Pessoal.

Aposte em uma gestão estratégica baseada em indicadores e defina as metas do setor em conjunto com toda a equipe.

Leia também: OKRS em RH: saiba como utilizá-los para alcançar suas metas

Podem ser coisas simples, como reduzir o trabalho acumulado ou agilizar a produção de relatórios. O importante é que exista uma lista de objetivos concretos e factíveis.

Quando se sabe para onde está indo, fica mais fácil estabelecer uma rotina de trabalho adequada, eliminando atividades do setor pessoal, que não trarão resultado algum.

Também é muito importante ter métricas apropriadas para avaliar esses resultados. Com isso, é possível fazer uma correção de rota rapidamente caso o trabalho não esteja indo tão bem.

3. Substitua processos manuais por digitais

Com tanta tecnologia disponível, manter uma enormidade de processos manuais na rotina de trabalho significa um grande atraso para o Departamento Pessoal. Os problemas são muitos, como:

  • Demora em obter assinaturas
  • Perda de documentos
  • Extravio de relatórios, entre outros.

Essas falhas causam um grande impacto na produtividade. No entanto, isso pode ser solucionado com a adoção de sistemas digitais para automação de processos.

Hoje já é possível, por exemplo, utilizar um software de gestão de RH, substituir a assinatura manual por uma eletrônica, e muito mais.

A redução no uso do papel físico gera grandes benefícios, como mais agilidade na troca de documentos e redução dos custos de impressão, como toners e energia elétrica.

4. Capacite e valorize os funcionários

Manter os funcionários atualizados quanto às melhores tecnologias e práticas operacionais é muito importante para aumentar a produtividade da equipe.

Para isso, invista continuamente em treinamentos corporativos e workshops para os colaboradores.

Lembre-se: funcionários qualificados são mais aptos a pensar estrategicamente e trazer novas soluções para o Departamento Pessoal.

Também é fundamental que o líder do setor se aproxime dos funcionários e seja aberto ao diálogo, criando um bom ambiente de trabalho.

Com a equipe bem preparada e se sentindo valorizada, as tarefas diárias serão executadas com mais rapidez e qualidade, e você desenvolve um escritório produtivo.

5. Invista em um software de gestão de pessoas

Investir em um sistema de RH é primordial para otimizar as atividades do Departamento Pessoal.

Com essa ferramenta, o gestor consegue:

  • Integrar dados em uma única plataforma
  • Acompanhar em tempo real o desempenho detalhado de cada setor da empresa
  • Reduz drasticamente o tempo gasto com o manuseio de informações e relatórios desordenados
  • Melhora o tempo operacional
  • Aumenta a produtividade.

Além da alta eficiência, esses benefícios são cruciais para o corte de custos operacionais e administrativos da organização.

6. Mantenha os arquivos organizados

Gerenciar documentos é uma das tarefas do departamento pessoal mais básicas de qualquer empresa. Para evitar problemas, é preciso padronizar todos os arquivos e criar um código de organização compartilhado para eles.

Isso é válido tanto para documentos físicos quanto digitais. No caso dos digitais, uma boa estratégia é investir em uma plataforma de RH, que automatize essa organização e facilite a busca. Já os arquivos físicos devem ser mantidos em um espaço grande, arejado e bem compartimentado.

É importante ter o máximo de cuidado possível para que esse espaço seja à prova de incêndios e outros acidentes, a fim de evitar a danificação permanente dos documentos.

Esse trabalho de organização reduz o tempo de espera no caso de uma busca urgente por um documento específico. Também minimiza o risco de perda de documentos, problema que pode acarretar, por exemplo, em um passivo trabalhista desnecessário.

7. Tenha responsabilidade ao delegar tarefas

Gestores e profissionais mais experientes precisam saber delegar tarefas, tanto no departamento pessoal quanto em outros setores da empresa.

Atividades operacionais sempre existirão, mas executá-las não é papel da liderança em RH.

Para que um grupo de profissionais possa se dedicar exclusivamente a pensar estrategicamente, outra parte da equipe precisa estar dedicada a essas tarefas.

O bom gestor deve analisar quem está mais apto a determinadas atividades do Departamento Pessoal e garantir um bom fluxo de trabalho para que o serviço seja bem feito.

Dentro disso, deve prestar apoio à equipe sempre que necessário e trabalhar para tornar os processos mais eficientes.

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