área de controladoria

Qual a importância de implantar uma Área de Controladoria?

Segundo dados do levantamento de Demografia das Empresas e Estatísticas de Empreendedorismo realizado pelo IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), nos últimos anos, o Brasil registrou o fechamento de 316.680 empresas devido a má gestão de recursos. 

Agora, diante da crise econômica trazida pela pandemia do novo coronavírus (COVID-19), adotar outras medidas de controle ou ajustar as já empregadas é essencial para sustentar a competitividade do negócio no mercado. 

Uma das diligências mais estratégicas para o momento é implantar uma Área de Controladoria. Para isso, o gestor deverá seguir os seguintes passos:

  • estruturar a equipe profissional;
  • escolher a estrutura operacional;
  • integrar as áreas do negócio;
  • utilizar as ferramentas mais adequadas.

Se você quiser saber a importância da resiliência financeira para o negócio, recomendamos a leitura deste material aqui.

Mas afinal, você sabe o que faz a Controladoria e qual a sua importância para o negócio? Continue acompanhando este post e vejo tudo em detalhes. Preparamos um guia completo para te ajudar a implantar uma Área de Controladoria na sua empresa. Boa leitura!

O que é controladoria?

Criada no começo do século passado nos Estados Unidos, a controladoria é uma área gerencial estruturada com a finalidade de exercer rígido controle organizacional. No Brasil, sua origem é mais recente, as empresas começaram a adotar suas orientações na década de 60, período em que o país vivia uma forte movimentação econômica.

A área é considerada um segmento de atuação dupla, pois pode ser empregada tanto na contabilidade (Controladoria Contábil) quanto na administração (Controladoria Administrativa). 

De maneira estratégica, ela faz uso combinado dessas especialidades para coletar e gerar dados essenciais que assegurem uma movimentação orçamentária inteligente e sustentável. Em outras palavras, a controladoria realiza a manutenção do modelo de gestão econômica da organização.

Por isso, implantar uma Área de Controladoria é um expressivo diferencial competitivo. Mais do que dar dinâmica, ordem e segurança às operações, a área estrutura a sua estabilidade econômica no mercado. Diante da crise, a implantação dessa solução se torna ainda mais significativa.

Embora o brasileiro tenha noção de empreendedorismo, a ausência de uma controladoria estruturada pode comprometer a qualidade da sua gestão corporativa. Afinal, ela está diretamente ligada a sua sustentabilidade.

Quais são as vantagens de contar com a área de controladoria na empresa?

Implantar uma Área de Controladoria é importante porque reforça o comando estratégico do controller (gestor da área) sobre operações essenciais para os resultados econômicos da empresa.

Isso porque, como vimos anteriormente, a controladoria engloba tanto a contabilidade quanto a administração em seus processos, envolvendo por consequência atividades como o planejamento estratégico, gestão de finanças, operações comerciais, relacionamento com fornecedores, validações fiscais, e assim por diante. 

Desta forma, as principais vantagens de implantar uma Área de Controladoria são:

  • centralizar dados estratégicos em um único segmento;
  • integrar todas as áreas da empresa;
  • identificar e corrigir desvios ou falhas;
  • estruturar planos de investimento e aplicação;
  • melhorar a transparência das atividades;
  • fornecer e compartilhar dados com segurança;
  • facilitar a tomada de decisões;
  • reduzir riscos estratégicos;
  • buscar novas soluções em produtividade;
  • assegurar operações em conformidade com o fisco, órgãos públicos e a legislação brasileira;
  • acompanhar os orçamentos planejados;
  • engajar colaboradores junto ao orçamento;
  • facilitar a criação de relatórios gerenciais e financeiros;
  • economizar recursos (tempo e dinheiro);
  • evitar roubos e fraudes;
  • fazer previsões estratégicas do futuro do negócio;
  • melhorar a visualização do cenário geral da organização.

Por meio da adoção de ferramentas e recursos técnicos de análise estratégica, o controller pode racionalizar o uso dos recursos do negócio, visando cumprir metas específicas com mais velocidade e precisão.

Quais as funções da área de controladoria na empresa?

Implantar uma Área de Controladoria, como o próprio nome sugere, pressupõe a estruturação de metodologias de controle. Padrões de qualidade são desenvolvidos, baseados no planejamento estratégico e no financeiro, para guiar as condutas e políticas internas e as decisões táticas do negócio.

Por envolver operações de importância global, todas as equipes, de todos os níveis hierárquicos, devem ser envolvidas. 

Com esses padrões, a controladoria monitora os impactos dos atos administrativos e contábeis, avaliando as possíveis formas de otimizar os seus resultados. O monitoramento abrange atividades como:

  • custos relativos à contabilidade;
  • gestão de custos e despesas;
  • orçamento empresarial;
  • formação do preço de venda;
  • estratégias para captação de recursos;
  • avaliação da produtividade e performance dos colaboradores;
  • fluxo de caixa.

Diante disso, as principais funções da área são:

  • Planejamento: delimitação de um projeto para atingir um objetivo específico;
  • Organização: estruturação organizada de processos e procedimentos para alcançar tal objetivo;
  • Direção: separação eficiente das tarefas, sempre considerando os limites da gestão;
  • Controle: mensuração da qualidade e eficiência dos projetos, pautados pelo objetivo.

Assim, fica evidente que implantar uma Área de Controladoria impacta todo sistema empresarial e exigirá o comprometimento de todos os profissionais envolvidos.

Quais as diferenças na atuação da área de controladoria e a de contabilidade?

Grosso modo, a contabilidade trabalha para demonstrar os resultados financeiro que a empresa obteve em um determinado período, garantindo operações em conformidade com a lei, e a controladoria, planeja, controla, dirige e analisa atividades financeiras, assegurando o cumprimento de metas específicas do planejamento estratégico. 

Ao implantar uma Área de Controladoria na empresa, ambas áreas trabalham em conjunto (gestor contábil e o controller) para otimizar os resultados do negócio e preservar a sua situação legal. Desta forma, diversas funções estratégicas, que vão além do gerenciamento contábil, podem ser trabalhadas seguindo essa lógica. 

Dentre elas, a criação de um orçamento, um plano de diretrizes, análises de balanço, planos de ação de curto, médio e longo prazo, objetivos SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic e Time-Bound), e assim por diante.

A partir da análise da sua real situação e das projeções futuras realizadas pela controladoria, a contabilidade pode reunir dados e fiscalizar todos os registros contábeis, para não tenha nenhum problema.

Portanto, a grande diferença entre a Contabilidade e a Controladoria é o próprio conhecimento contábil. Existe uma relação de dependência mútua entre essas duas áreas, sua atuação conjunta permite que todas as operações de coleta, registro, análise, interpretação e aplicação ganhem precisão e segurança.

Consequentemente, a organização ganha qualidade funcional e competitividade no mercado.

Como saber se minha empresa precisa de uma área de controladoria?

Para saber se a sua empresa precisa implantar uma Área de Controladoria, é preciso realizar uma análise organizacional bem criteriosa. Isso quer dizer que o gestor deverá avaliar alguns pontos excepcionais, confira-os a seguir.

Metas do negócio

É fato que um planejamento bem executado é imprescindível para o sucesso de qualquer negócio. Afinal, toda empresa deve saber aonde quer chegar, de que forma conquistará esse objetivo e como fará para maximizar a sua eficiência nessa jornada. 

O gestor deverá avaliar se, atualmente, a empresa caminha alinhada aos seus objetivos estratégicos e se Implantar uma Área de Controladoria aprimoraria esse direcionamento.

Oscilação do mercado

Outro ponto importante que o gestor deve se atentar é a oscilação do mercado. As constante mudanças e variações na economia, as preferências do consumidor, as ações da concorrência, dentre outros, deverão ser monitorados rigorosamente, já que influenciam diretamente a saúde financeira da empresa.

Assim, ele deve analisar se, no presente, a empresa realiza essa análise com agilidade e eficiência e se Implantar uma Área de Controladoria otimizaria essa mensuração.

Controle de dados

Controlar os dados produzidos interna e externamente é uma atividade fundamental de gestão. 

Diante disso, o gestor deverá considerar se o atual modelo de negócio possibilita o uso de dados para prever situações futuras e proteger o negócio, se esses dados são suficientes, se é possível visualizar o cenário macro do negócio por meio dessas informações, se todos os setores podem usar o mesmo banco com tranquilidade e eficiência.

Ademais, avaliar se a implantação de uma Área de Controladoria poderia relacionar tais informações e facilitar a tomada de decisões estratégicas. 

Com isso, o gestor podem compreender se há a necessidade ou não de implantar uma Área de Controladoria na empresa. Vale pontuar que suprindo as demandas apontadas, a ÁREA assegura o crescimento sustentável do negócio.

Quais são os passos para essa implementação?

Entendido o que é e como ela funciona, vamos explorar agora os principais passos para implantar uma Área de Controladoria. 

1. Estruturar a equipe profissional

Antes de mais nada, para implantar uma Área de Controladoria eficiente, os gestores deverão estruturar a sua equipe profissional. Para isso, eles poderão aproveitar funcionários já admitidos e criar uma equipe interna ou recorrer à terceirização dos serviços. 

Veja a diferença entre as opções a seguir.

Promoção interna

No caso da promoção interna, é indispensável escolher colaboradores de confiança, que sejam aptos, qualificados e inclinados a tais operações. Ou seja, eles devem ter conhecimentos aprofundados em contabilidade, administração, direito, economia, estatística, matemática.

Algumas atividades que eles devem dominar são o funcionamento de um planejamento tributário, atualizações legais sobre o setor, manuseio de recursos digitais específicos, geração e análise crítica de relatórios, dentre outros.

Por se tratar de colaboradores antigos que já conhecem todos os mecanismos da empresa e acompanham a real situação, a adaptação à nova área pode ser mais simples. Além disso, essa promoção representa uma economia de custos para a empresa (não será necessário estruturar operações de recrutamento e seleção).

Contratação externa

No caso da contratação externa, é importante buscar por empresas que sejam especializadas em controladoria. Implantar uma Área de Controladoria externa pode trazer rapidez e eficiências as operações analíticas da empresa, já que a prestadora de serviços tem a experiência e o know-how necessários para isso.

Essas empresas de consultoria, certamente, contam com uma equipe em constante aprimoramento, que ofereçam as soluções mais modernas do mercado para estruturar e gerir a controladoria com primazia.

Contudo, embora as vantagens pareçam gritantes, é indispensável que o gestor avalie criteriosamente cada uma das opções disponíveis. Isso porque como se trata de um serviço terceirizado, a atenção, o compromisso e a disposição dessa equipe especializada serão compartilhados com outras diversas organizações. 

Portanto, referências de outras empresas, metodologias empregadas, suporte técnico, tempo de atendimento, dentre outros dados devem ser buscados e avaliados antes da contratação desse serviço.   

2. Escolher a estrutura operacional

Escolhido qual o tipo de equipe que será usado ao implantar uma Área de Controladoria, o próximo passo é escolher a sua estrutura operacional.

Existem duas: a cópia do sistema solar e a pirâmide.  Veja a seguir suas diferenças.

Cópia do sistema solar

Na estrutura que copia o sistema solar, a controladoria deve ser o centro das operações organizacionais. Em outras palavras, ela deve ser o Sol, cujas atividades mais importantes para a empresa giram ao seu redor. 

As atividades envolvidas nesse sistema são o planejamento, orçamento, projeções, controle, administração de capital, negociação, diagnóstico, acompanhamento, estruturação, simulações de cenários, dentre outros.

Pirâmide

Implantar uma Área de Controladoria na empresa, seguindo a estrutura em pirâmide, implica na verticalização do fluxo de informações, em que elas fluem de cima para baixo. 

A controladoria fica no topo da pirâmide e é a responsável pelo fornecimento de dados para as demais atividades do negócio, que são a financeira, contábil e operacional.

3. Integrar as áreas do negócio

O terceiro passo para Implantar uma Área de Controladoria é a integração das áreas do negócio. Como já frisamos no decorrer deste post, a controladoria deve estar plenamente integrada a todas as áreas da empresa, já que monitora dados essenciais para as suas tomadas de decisões. 

Portanto, as formas de interação deverão ser estruturadas, considerando a qualidade do fluxo de informação, o percurso mais inteligente, a demanda de cada área, e assim por diante. 

Além disso, esses dados são indispensáveis para gerar relatórios estratégicos que conduzirão o desenvolvimento e evolução organizacional. Alguns dos relatórios mais usados no mercado são:

  • DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício);
  • DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa);
  • BP (Balanço Patrimonial);
  • ciências aplicadas.

4. Utilizar as ferramentas mais adequadas

Por fim, escolhido o tipo de equipe que atuará no setor, a estrutura operacional que conduzirá os processos e os mecanismos de integração de áreas, o gestor deve escolher as ferramentas mais adequadas para auxiliar esse gerenciamento.

Inicialmente, o recomendado é que recursos mais simples como planilhas sejam empregados para efetuar o controle do negócio. Gradualmente, o gestor poderá adotar soluções mais sofisticadas de monitoramento e migrar suas operações. 

Esse processo é importante para assegurar que a equipe tenha domínio total da área antes de implantar mecanismos mais avançados e complexos.

As principais ferramentas adotadas no mercado são:

  • Balanced Scorecard (BSC);
  • Custeio baseado em atividades (Custeio ABC);
  • Administração baseada em atividades (ABM);
  • Economic Value Added (EVA).

Quais são os principais desafios para implementar essa área na empresa?

Implantar uma Área de Controladoria, setor responsável pelo controle econômico-financeiro da empresa, pode trazer alguns desafios pontuais. Confira a seguir os mais comuns.

Adequar processos planejados a cenários reais

O primeiro desafio de implantar uma Área de Controladoria é a adequação dos processos planejados aos cenários reais do negócio.

Em muitos casos, esses processos são bastante ambiciosos e acabam sendo incompatíveis com a realidade da empresa. Para planejar essas operações, é importante que a equipe mantenha a coerência aos contextos organizacionais e as potencialidades internas da empresa.

Desta forma, possíveis frustrações são evitadas e as atividades propostas ganham fluidez e resultados mais efetivos.

Ajustar o processo financeiro à maturidade da empresa

Outro desafio que os controller podem passar ao implantar uma Área de Controladoria é ajustar o processo financeiro à maturidade organizacional.

Isso quer dizer que o gestor deve analisar o cenário financeiro da empresa antes de traçar estratégias. Afinal, é incoerente apostar em propostas que a empresa não consiga sustentar e é ineficiente propor processos inferiores às possibilidades do negócio. 

Portanto, para assegurar operações compatíveis a maturidade da empresa, o gestor deverá corrigir determinados processos financeiros e ajustar algumas de suas propostas.

Reduzir o tempo de consolidação do orçamento

O tempo gasto para consolidar o orçamento também é um desafio significativo nesse processo. Algumas empresas têm como prática a elaboração de orçamentos colaborativos, o que envolve um volume expressivo de participantes e um intervalo significativo para aprovações.

A fim de trazer maior fluidez, o controller deve, sempre que possível, direcionar a redução do tempo de consolidação do orçamento. 

Para isso, a controladoria deve ser voltada para a gestão orçamentária, assegurando que o planejamento de investimentos seja feito com mais precisão para facilitar e agilizar as tomadas de decisões.

Projetar cenários adequadamente

Outro desafio de implantar uma Área de Controladoria na empresa é projetar os cenários adequadamente. Por não conhecer a realidade do negócio a fundo, essas projeções acabam sendo ilusórias.

Para evitar isso, o controller deve usar a análise de balanços como apoio para a contabilidade gerencial. Assim, uma percepção mais sólida quanto à abrangência da empresa pode ser entendida e projeções mais coerentes podem ser criadas.

Traçar adequadamente os cenários é um recurso de grande relevância para a tomada de decisões no âmbito empresarial. Certamente, isso contribuirá para o crescimento organizacional.

Reunir e agrupar informações de forma acessível

Ter uma logística administrativa organizada e eficiente para o fluxo de dados é outro desafio de implantar uma Área de Controladoria. 

A falta de uma disposição adequada e acessível para as informações dificulta todos os processos de monitoramento, por isso prejudica a eficácia da controladoria.

Para permitir que a área funcione devidamente, o controller deve estruturar sistemas alternativos que garantam acesso fácil, rápido e integrado. 

Desta forma, podemos concluir que, além de ser um setor com elevado potencial estratégico para a empresa, a controladoria também permite integrar os diversos setores internos do negócio.  

Ao implantar uma Área de Controladoria, sua empresa pode otimizar o seu gerenciamento estratégico e acompanhar as finanças rigorosamente, possibilitando diagnósticos mais precisos e tomada de decisões mais assertivas. 

 

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