Admissão digital é a transição do primeiro contato que as empresas têm com os recém-contratados, mas amparada por soluções e processos tecnológicos. Com isso, adquire-se mais agilidade, menos impacto nas responsabilidades do setor de RH e, ainda, agrega mais valor à experiência e à jornada do colaborador desde o princípio.

Consegue imaginar os avanços reais que os profissionais sentiram quando a energia elétrica passou a dominar a sociedade? E os primeiros computadores? Acredite, você e os seus colegas de trabalho estão vivenciando sentimentos similares com a transformação digital batendo à porta das empresas, sabia?

Isso porque os adventos tecnológicos vêm acompanhados de:

Tudo isso revolucionando muitas das responsabilidades do setor de RH.

Temos até termos novos para algumas delas, como é o caso da admissão digital. E é sobre esse grande avanço corporativo e tecnológico que gostaríamos de dialogar com você, ao longo deste post!

A seguir, vamos entender como a admissão digital é um procedimento fundamental para a desburocratização da área de RH, contribuindo ativamente para a valorização estratégica dos seus especialistas e, ainda, agregar muito à jornada do colaborador desde o seu primeiro contato com ele, além , claro, de ser uma forma de como otimizar processos.

Boa leitura!

O que é admissão digital?

O processo tradicional de admissão deve estar, ainda, bem fresco no fluxo de trabalho seu RH, não é mesmo?

Cena cotidiana: a pilha de documentos sobre a mesa, o vai e vem de visitas do colaborador para encaminhar a papelada necessária, o arquivamento dos mesmos e a digitação dos dados — e a posterior conferência — para criar o registro do profissional. E, enfim, solicitar à equipe de TI e aos outros responsáveis a elaboração de logins, crachás e outros meios de acessos internos.

Ufa! Sabemos que o processo não é prático, mas, assim como nos adaptamos com muitas questões do dia a dia, aprendemos que a admissão é assim. E ponto.

Só que é inegável os grandes desafios em manter essa rotina por muito tempo. Por exemplo:

  • o processo é longo;
  • trata-se de um trabalho passível de erros;
  • exige muito tempo e atenção dos seus especialistas de RH em atividades burocráticas e repetitivas, afastando-os de trabalhos mais desafiadores e estratégicos;
  • a necessidade de infraestrutura é significativa, para comportar e armazenar tanta papelada legal, fiscal e
  • a jornada do colaborador é fortemente impactada, contribuindo para uma primeira percepção da empresa onde ele vai trabalhar.

É aí que a admissão digital mostra o quanto esse tipo de implementação — em curto prazo — tem tudo para colocar o seu RH em um novo patamar de excelência. Tanto internamente quanto para oferecer uma experiência mais valiosa para os seus colaboradores.

Isso porque a sua aplicação é realmente simples e funcional, na qual o RH  estratégico faz todo o processo dentro do mesmo sistema, enviando ao futuro profissional o formulário para ser preenchido por ele — e cujos documentos podem ser anexados e enviados diretamente pelo notebook ou smartphone.

A cada etapa concluída, o RH é notificado, permitindo um controle maior enquanto a admissão digital é realizada com agilidade, eficácia e total conveniência.

>> A Xerpa elaborou uma Ficha do Processo Admissional. Com ela, você conseguirá guiar todo esse processo de forma efetiva (e sem deixar nada para trás). Clique aqui e baixe a ficha!

Admissão digital: Tudo sobre como desburocratizar - e otimizar - o RH

Por que criar um processo de admissão digital?

Primeiramente, a admissão digital deveria estar entre as tendências de gestão e prioridades inovadoras do seu RH, porque agrega valor em todas as frentes da empresa.

Além disso, esse modelo de trabalho digital está amplamente enraizado com as grandes tendências do  avanço da tecnologia, dando uma boa amostra do quanto o seu departamento de recursos humanos tem a se beneficiar desse investimento pontual.

Sem falar que a admissão digital é uma parte elementar do conceito de Smart RH que tem circulado ao redor do mundo, e sendo cada vez mais implementado dentro das empresas.

Aqui, na Xerpa, nós entendemos esse termo como:

“um departamento inteligente que desburocratiza processos, integra informações e dá valor ao que realmente interessa: o ser humano”.

E não há nada mais evidente e objetivo, para o desenvolvimento da sua empresa, do que o investimento em softwares que permitam a desburocratização, a digitalização e a automação de processos para o seu RH!

Quer ver como? Imagine, por exemplo, que toda a parte mecânica e burocrática — documentos, assinaturas e contratos etc. — é facilitada com a solução tecnológica que carregue, em seu DNA, um módulo de admissão digital. Abaixo, vamos entender as grandes vantagens em fazer esse investimento!

Benefícios da admissão digital para as empresas

A gestão vai ter em mãos um departamento melhor, preparado para antecipar-se e suprir as demandas modernas.

No caso da admissão digital, o benefício imediato é esse alinhamento tecnológico capaz de aumentar a percepção de marca, internamente, e na sua reputação externa. Algo que, quando bem feito, se resume em um poder maior de retenção e de atração de talentos.

Leia também: O que é employer branding: benefícios para a empresa e como implantar [passo a passo]

Benefícios para o RH/DP

Antes de falarmos do benefício da sustentabilidade corporativa, vamos à praticidade que a admissão digital agrega aos processos do RH, como por exemplo, a diminuição de papéis para serem:

  • arquivados;
  • organizados;
  • compilados;
  • resgatados em pesados arquivos diante de qualquer necessidade.

Na versão digital desse trabalho, tudo é armazenado na nuvem, em instantes, sem esforço.

Algo muito prático para editar, salvar e compartilhar novos documentos — além de serem acessíveis de qualquer lugar, desde que o colaborador tenha acesso a essa pasta.

Ah, e vale reforçar: a admissão digital reduz, imensamente, a necessidade de imprimir e fazer uso de papéis, agregando economias múltiplas e um impacto enorme na realização de medidas sustentáveis na empresa. Nesse sentido, indicamos a leitura do artigo; “Aprenda como criar um departamento de RH sem papel“. 

Bom destacar, também, que os processos virtuais tendem a ser mais dinâmicos. Isso permite uma redução no tempo investido em tarefas relativas à admissão.

E, como resultado, é possível agregar mais ao Smart RH que citamos anteriormente. E sabe como? Deixando os seus profissionais de RH com mais tempo livre para focar, exclusivamente, na manutenção :

Afinal de contas, com a admissão digital a sua empresa necessita menos de profissionais para cuidar, revisar e tocar adiante a contratação dos novos profissionais.

Mais analíticos e estratégicos: esse é o grande perfil do profissional de RH do futuro (e o futuro é hoje mesmo, diga-se de passagem).

Benefícios para o novo colaborador

Para quem foi contratado recentemente, a admissão digital também conserva uma série de valores.

O maior deles deve ser o impacto positivo inicialmente causado. Pense só: a empresa diz que ele pode enviar toda a documentação necessária para a sua contratação via sistema digital. Ou seja: tudo rapidamente, em minutos, sem nem precisar sair de casa.

Para a construção de uma experiência enriquecedora para o colaborador e compor uma jornada de funcionário valiosa desde o primeiro contato, a admissão digital tem participação ativa nisso.

A consequência direta, disso, é a motivação extra com a qual o profissional vai para o seu primeiro dia de trabalho.

Afeição que melhora, especialmente, quando é percebido que toda a cultura da empresa é focada nesse tipo de tendência — a do alinhamento tecnológico para valorizar o esforço dos seus funcionários.

Como fazer uma admissão digital?

Como destacado acima, o processo para iniciar uma admissão digital, na empresa, consiste em identificar a melhor solução de software de gestão de RH.

Por meio dela, não é só a admissão que se valoriza: no caso do software da Xerpa, toda a jornada do colaborador pode ser monitorada e qualificada a partir dessa automação de processos, da mensuração de métricas que importam para o desenvolvimento da empresa e maior poder analítico para os seus profissionais de RH.

Daí, a importância em começar essa transição identificando, no mercado, os melhores softwares de gestão de RH! Para que você já saiba por onde se nortear, a seguir destacamos todo o processo de admissão digital da solução da Xerpa.

Confira, e entenda na prática como funciona uma boa admissão digital para enriquecer a experiência do colaborador e valorizar todo o seu setor de RH!

Como é o processo de admissão digital?

Destacamos, até aqui, que a admissão digital tem tudo para impulsionar o seu departamento de RH a um novo nível organizacional mais:

  • funcional;
  • dinâmico;
  • estratégico.

Para tanto, é importante avaliar as etapas das quais a sua empresa vai se beneficiar ao investir em um software de gestão de RH que tenha, entre os seus recursos, o mapeamento da admissão digital. Confira!

Admissão digital: Tudo sobre como desburocratizar - e otimizar - o RH

1. Sua empresa encaminha a admissão para o novo funcionário preencher

Reviva o processo de preencher a ficha de admissão, copiar para o seu sistema de RH e, só então, subir as informações digitalizadas. Agora, convidamos você a visualizar o processo de admissão digital:

  • o RH só se ocupa de preencher as informações relativas ao contrato de trabalho e os benefícios corporativos;
  • o convite é enviado diretamente do sistema, e o novo contratado recebe-o, com o devido prazo para devolvê-lo com as informações solicitadas;
  • o profissional pode preencher do computador ou, caso prefira, diretamente do celular e outros dispositivos móveis com acesso a internet;
  • para facilitar ainda mais, os documentos solicitados podem ser enviados por meio de fotos tiradas do celular;
  • assim que enviados, o RH recebe uma notificação de que tudo foi entregue.

Deu para entender o quanto a sua equipe de RH deixa de receber sobrecarga de trabalho com essas questões burocráticas, permitindo que o profissional tenha autonomia para agilizar o processo por conta própria, por meio da admissão digital?

Sem falar na facilidade em ter todos os dados e documentos já reunidos em um só lugar.

2. A etapa seguinte tem início com um clique no botão

Esqueça os malotes para que o setor responsável pela contabilidade saiba que é a sua vez de dar continuidade ao processo de contratação.

Por meio do sistema de admissão digital, o pessoal do RH consegue encaminhar os dados recebidos diretamente pelo sistema. Um clique no botão, apenas, e a pessoa que vai rodar a sua folha recebe os dados e os documentos — tudo no mesmo sistema.

Em seguida, a grande questão pendente com o colaborador recém-contratado será o envio da Carteira de Trabalho para que o RH possa atualizar as informações do contrato de trabalho.

Atenção, apenas, para outra facilidade que o software de gestão de RH da Xerpa tem a oferecer. Para que a sua empresa permaneça em concordância com as exigências relativas ao artigo 41 da CLT, a ficha impressa, assinada e arquivada, se faz necessária.

Para isso, o nosso sistema gera, automaticamente, o documento já devidamente preenchido com os dados necessários. E sabe qual será o trabalho que a sua equipe terá? O de imprimir a ficha cadastral e, sem seguida, arquivá-la.

3. A personalização de boas-vindas contribui com a experiência do colaborador

Outro ponto que pode ser automatizado e garantir uma proximidade maior com os colaboradores recém-contratados, antes mesmo do primeiro dia, é a mensagem de boas-vindas.

Por meio do software de gestão, os indivíduos podem receber um texto personalizado, direcionado a ele, exclusivamente, e acompanhado de mensagens e vídeos que ajudem a apresentar a empresa.

Assim, a integração dele já tem algumas etapas devidamente consolidadas antes de iniciar a sua empreitada profissional na organização.

4. Os recursos adicionais deixam tudo mais fácil para o setor de RH

De maneira complementar ao processo de admissão digital, o software de gestão de RH da Xerpa se diferencia por oferecer uma série de recursos funcionais para facilitar o trabalho de todos, como:

  • para facilitar a qualificação cadastral em outros sistemas, como o eSocial, o sistema da Xerpa ajuda a verificar se os dados enviados batem — tudo de maneira automatizada;
  • você pode criar templates para que qualquer documento que necessite de assinaturas seja facilmente selecionado e, então, encaminhado. Tudo para minimizar o tempo de trabalho.

Ou seja: é possível ter um setor de RH digital, focado em fornecer uma experiência mais positiva para o os novos contratados e, também, para os seus especialistas em recursos humanos.

Trata-se, portanto, de um passo adiante rumo ao conceito de Smart RH na sua organização. Sem falar, é claro, na relevância em contar com uma solução ímpar, no mercado, e que tem tudo para gerar a inovação necessária para colocar o seu setor de RH em um novo patamar.

Por isso, para finalizarmos, gostaríamos de deixar um convite para você: Acesse o site da Xerpa, e converse com um de nossos especialistas para solicitar a sua demonstração gratuita de nossa solução.

Dessa maneira, você consegue entender, na prática, como o nosso software de gestão de RH pode amparar o seu negócio e promover não apenas melhorias por meio da admissão digital, mas com o uso estratégico de uma das principais tendências tecnológicas do seu ramo de atuação!